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RWTH-Intranet

Technische Umsetzung läuft

05. Oktober 2017 | von

Ende März 2017 hat das Webteam den IT-Dienstleister empulse GmbH aus Köln für die technische Umsetzung des Intranet-Feinkonzepts gewinnen können. Auf der Basis von Liferay 7 werden seitdem gemeinsam mit RWTH-Entwicklern Schritt für Schritt das RWTH-Intranet-Design sowie die beschriebenen Funktionalitäten, die Sie bereits aus der Planungsphase kennen, umgesetzt.

Angefangen haben wir mit der Umsetzung von Standardinhalten, also dem Seitentyp, der wohl den größten inhaltlichen Teil unseres neuen RWTH-Intranets ausmachen wird. Bisher steht die Programmierung für die Seitenstruktur und für einige Module, so dass wir auf dem Testserver bereits eigene Seiten mit Text, Bildern, Videos, Links mit Stilen und einer Bildergalerie „bauen“ konnten. So können Videos beispielsweise über Verknüpfungen aus YouTube- und Vimeo-Kanälen sowie aus der Intranet-Datenbank eingebunden werden.

Auch Marginalspalten-Module der Typen „Weitere Informationen“, „Verwandte Themen“, „Wichtiger Hinweis“ sowie weitere können wir inzwischen pflegen.

Aktuell werden die globale Suche und das Dokumentencenter implementiert.

Ein weiteres bereits implementiertes Feature sind die Kommentarfelder unter Standardartikeln. Sie ermöglicht direktes Feedback der Intranet-Nutzer zu den Inhalten einer Seite und die Interaktion der Nutzerinnen und Nutzer untereinander. Weitere Social-Komponenten wie Blogs, Wikis und ein Chat folgen in Kürze.

 

Das wird unser neues RWTH-Intranet

28. Juni 2016 | von

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

in den vergangenen Monaten hat das Webteam gemeinsam mit der Kommunikationsagentur ]init[ aus Köln das Intranet-Projekt weiterentwickelt: Eine Konzeption wurde erarbeitet, ein Design erstellt und eine passende Software für unser neues RWTH-Intranet wurde ebenfalls bereits gefunden.

Das bedeutet nicht nur, dass die erste wichtige Phase des Projekts erfolgreich abgeschlossen werden konnte, sondern auch, dass wir Ihnen endlich zeigen können, wie unser gemeinsames Mitarbeiterportal aussehen wird, und welche Funktionalitäten es mitbringt. Zwar liegen uns bislang „nur“ die designten Sichten vor, das heißt, das System ist bislang noch nicht aufgesetzt und somit auch nicht verfügbar.

Einen Ausblick auf die einzelnen Seitentypen möchten wir Ihnen aber schon jetzt gewähren. Dazu haben wir eine kleine Blog-Serie zusammengestellt, die Ihnen die wichtigsten Intranet-Features erläutert.

Viel Spaß!

Struktur des Dashboards, RWTH-Intranet

 

 

Persönliches Dashboard – Ihr individueller Online-Arbeitsplatz

28. Juni 2016 | von

Dadurch, dass Sie sich in das neue RWTH-Intranet mit Ihrem persönlichen Profil einloggen, haben Sie die Möglichkeit, die Intranet-Startseite individuell zu gestalten. Auf diesem sogenannten persönlichen Dashboard stehen Ihnen verschiedene Kacheln – sogenannte Widgets – zur Verfügung, die jeweils unterschiedliche Funktionen erfüllen. Die Widgets dienen vornehmlich dazu, häufig genutzte Inhalte oder Funktionalitäten übersichtlich und an einem Ort zugänglich zu machen.

Die Sortierung nehmen Sie nach Ihren persönlichen Bedürfnissen vor – einzig das Widget „Leitungskommunikation“, über das künftig für alle Mitarbeitenden relevante Mitteilungen publiziert werden, ist an oberer Stelle fest verankert. Die einzelnen Widgets können Sie untereinander verschieben sowie ein- und ausklappen.

Sie können aus einem Pool von Widgets wählen, welche Sie in Ihr Dashboard integrieren möchten. So können Sie etwa besonders häufig genutzte Dokumente in einem Lesezeichen-Widget „ablegen“ oder häufig konsultierte Intranet-Seiten darin abspeichern.

Weiterhin gibt es Abo-Widgets, in denen wie in einem News-Stream Meldungen über neue Inhalte aus dem abonnierten Bereich eingehen.

Persönliches Profil/Mitarbeiterseite

28. Juni 2016 | von

Um das Intranet nutzen zu können, meldet sich jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter über den Internet-Browser mit der persönlichen TIM-Kennung an. Durch diese Authentifizierung kann das Intranet ortsunabhängig genutzt werden – Sie können also nicht wie bisher nur via VPN-Verbindung oder von Ihrem Arbeitsplatz aus das Intranet nutzen, sondern zum Beispiel auch während Ihrer Dienstreise.

Dienstliche Kontaktdaten

Im Intranet surfen sie somit unter Ihrem persönlichen Profil – mit Klarnamen und Foto, wobei letzteres optional ist. Ihr Profil ist für RWTH-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter zu sehen und enthält verpflichtend ihre dienstlichen Kontaktangaben, wie Sie bislang über Campus Office einzusehen sind. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, ein Aufgabenprofil zu pflegen und weitere Infos zu Ihrer Person und besonderen Kompetenzen mit den übrigen Intranet-Nutzerinnen und -Nutzern zu teilen: zum Beispiel Ihren Lebenslauf oder eine besondere Expertise, von der Ihre Kolleginnen und Kollegen profitieren könnten. Was Sie hier angeben, gelangt über einen Workflow an Ihre Vorgesetzte/Ihren Vorgesetzten. Sie oder er prüft, ob die Angaben im dienstlichen Kontext zu vertreten sind und gibt sie anschließend zur Veröffentlichung im Intranet frei oder leitet eine Überarbeitung ein.

Ein Beispiel: Sie sprechen besonders gut Chinesisch und weisen dies unter „Expertise“ aus. Damit geben Sie Ihrem Kollegenkreis die Möglichkeit, Sie zu kontaktieren, wenn Sprachkenntnisse in Chinesisch an einer anderen Stelle in der Hochschule gefordert sind. Ihr Vorgesetzter/Ihre Vorgesetzte ist einverstanden, dass Sie Ihre Chinesisch-Kompetenz anderen Abetilungen zur Verfügung stellen, und schaltet den Inhalt zur Veröffentlichung frei. Beispiel zwei: Sie sind in Ihrer Freizeit Musikerin oder Musiker und haben nichts dageben, Ihre musikalischen Fähigkeiten auch dienstlich unter Beweis zu stellen. Mit der entsprechenden Angabe im Feld „Expertise“ bieten Sie so etwa dem Organisations-Team des Betriebsfestes die Möglichkeit, Sie bezüglich eines Auftritts zu kontaktieren.

Mehrere Campus-Einträge in einem Profil vereint

Mit Ihrem persönlichen Profil erscheinen Sie künftig auch in den Suchergebnissen des neues Intranet-Telefonbuchs. Wenn Sie bislang mehr als einen Campus-Eintrag haben, werden diese Einträge im neuen Intranet automatisch zu einem Profil zusammengefasst. Über einzelne Karteikarten sind die unterschiedlichen Kontaktdaten für jede Funktion anwählbar. Wenn Sie beispielsweise einen Eintrag für Ihre Tätigkeit in der Fakultät 4 haben, erscheinen alle zugehörigen Daten inklusive Lebenslauf und Expertise in einer Karteikarte. Für Ihre weiteren Tätigkeiten – im Beispiel unten ZHV und IKV – erhalten Sie automatisch über das Identity Management eigene Karteikarten mit den zugehörigen Daten.

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Zentrales Personenverzeichnis

28. Juni 2016 | von

Das bisher bekannte Campus-Telefonbuch wird künftig in das neue RWTH-Intranet eingebunden. Das bedeutet, dass die bereits in Campus (bzw. künftig RWTHonline) abgelegten und strukturierten Daten aufbereitet, in das Intranet übertragen und dort im neuen Design dargestellt werden. Die dienstlichen Kontakt-Stammdaten sind dabei über das Intranet zugänglich, außerdem kann über einen Personeneintrag auf die jeweilige mit diesem Eintrag verknüpfte Mitarbeiterseite zugegriffen werden.

In Campus ist es bisher so, dass Personen, die mehrere Kontakte besitzen, auch mehrere Campuseinträge besitzen. Dabei ist es für Menschen, die eine Person mit mehreren Campus-Einträgen suchen, nicht eindeutig, ob es sich um eine Person mit mehreren Einträgen (für unterschiedliche Zwecke) handelt oder um mehrere Personen mit demselben Namen. Daraus ergeben sich leicht Missverständnisse und Unklarheiten. Im neuen RWTH-Intranet wird dies vermieden, und zwar dadurch, dass es pro Person eine Mitarbeiterseite mit mehreren Visitenkarten geben wird. Die einzelnen Visitenkarten beinhalten jeweils die zusammengehörigen Kontaktdaten.

Beispiel: Ein Mitarbeiter ist Sachbearbeiter in der Abteilung 5.1 und gleichzeitig Vorsitzender des Betriebssportvereins und Mitglied der Schwerbehindertenvertretung. Für jede dieser Tätigkeiten hat er derzeit in Campus einen eigenen Eintrag; das heißt, zu dieser Person gibt es drei unterschiedliche Einträge, die sich nur über die Organisationszugehörigkeit zuordnen lassen. Künftig wird es ein einziges Suchresultat geben, das der Identität der Person zugeordnet ist, und unter dem alle zugehörigen Kontakte in Karteireitern summuiert werden.

Mit der Karteikarte ändern sich – sofern hinterlegt – auch die Inhalte der Felder „Aufgabenprofil“ und „Expertise“.

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Profile der Organisationseinheiten

28. Juni 2016 | von

Jede Organisationseinheit erhält eine Seite im RWTH-Intranet, auf der die Zuständigkeiten beschrieben werden, Kontaktinformationen zu den einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einsehbar sind, und von der aus Sie sämtliche Dienstleistungen der Organisationseinheit erreichen können.

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Flache Themenstruktur

28. Juni 2016 | von

Bisher kennen wir aus dem Intranet eine hierarchische Anordnung der einzelnen Seiten. Nach Dezernaten, Abteilungen und Sachgebieten sind die Inhalte strukturiert. Dieser Ansatz ist nur für Mitarbeitende geeignet, die bereits einige Jahre an der Hochschule arbeiten und folglich die organisatorischen Strukturen kennen. Deshalb setzen wir im neuen Intranet auf eine flache Hierarchie mit einer aussagekräftigen Kategorisierung und Verschlagwortung der Inhalte in Kombination mit einer leistungsstarken globalen Suche. Das heißt, dass Inhalte nicht mehr vornehmlich über einen bestimmten „Klickweg“ in einem Navigationsbaum mit über- und untergeordneten Seiten zu finden sind. Stattdessen kann nach Schlagworten gesucht und nach Kategorien gefiltert werden.

Ober- und Unterthemen

Alle Themen stellen sich in einer Übersicht wie folgt dar: Es gibt Oberthemen – hier etwa „Kommunikation & Medien“ – und zugehörige Unterthemen wie „Corporate Design“ oder „Pressestimmen“. Ober- und Unterthemen sind gleichzeitig Kategorien, denen neu angelegte Inhalte zugeordnet werden.

Kacheloptik

Zu jedem Oberthema gibt es auf der „Themen“-Seite eine eigene Kachel. Diese wiederum enthält zwei Karteikarten: „neueste Inhalte“ und „Unterthemen“. Die Karteikarte „Neueste Inhalte“ zeigt eine Vorschau auf die neuesten Inhalte, die zu diesem Oberthema oder zu einem seiner Unterthemen erstellt wurden. Per Klick auf den Titel einer Artikel-Vorschau gelangen Sie auf eine Intranet-Seite mit dem gesamten Inhalt. Über die Blätterpfeile in der Fußzeile können Sie weitere „neueste Inhalte“ anzeigen lassen.

Die Karteikarte „Unterthemen“ enthält spezifische Themen, die einem Oberthema strukturell zugeordnet sind. Innerhalb dieser können Sie feingliedriger nach speziellen Inhalten stöbern. Über das Auge-Symbol können Sie ein Ober- oder Unterthema abonnieren – das heißt, dass Sie künftig wie bei einem Newsletter Benachrichtigungen in einem Widget auf Ihrem Dashboard erhalten, sobald ein neuer Inhalt zum abonnierten Thema erstellt oder aktualisiert wurde.

Wenn sie ein Oberthema abonnieren, abonnieren sie automatisch alle Unterhemen. Einzelne Unterthemen können anschließend aus dem Abo entfernt werden.

RWTH Intranet Themen

Inhaltsseite

28. Juni 2016 | von

Eine Standardinhaltsseite ist im neuen Intranet nach einem einheitlichen Schema aufgebaut: Sie besteht aus einem breiten Inhaltsbereich und einer Spalte am rechten Seitenrand.

Metadaten – wichtig für die Suche

Gleich unterhalb des Seitentitels erscheinen die Metadaten der Inhaltsseite: Autor, Datum der Veröffentlichung, Kategorien/Themen und zugehörige Organisationseinheit. Diese Angaben verpflichtend, da die Globale Suche darüber ihre Ergebisse berechnet. Durch diese Metadaten erst werden Suchergebnisse nach diversen Merkmalen filterbar.

Inhaltsbereich mit Kommentarfeld

Hier werden Text, Bilder, Videos und Tabellen untergebracht. Am Seitenende ist Raum für eine Diskussion vorgesehen. Hier können Sie Feedback zum Seiteninhalt geben und sich mit Ihren Kolleginnen und Kollegen austauschen. Die Kommentarfunktion schaltet die Person, die die Seite angelegt hat, bewusst an oder ab – sie ist also nicht verpflichtend.

Spalte für Module

In der Spalte am rechten Seitenrand können Zusatzmodule untergebracht werden. Dazu zählen zum Beispiel eine Kontaktbox, eine Box für besonders wichtige Infos, sowie Boxen für Verlinkungen, Downloads oder Veranstaltungen.

 

Standardinhaltsseite

Dokumentencenter

28. Juni 2016 | von

Eine zentrale Ablagestelle für sämtliche Dokumente der RWTH Aachen bildet das Dokumentencenter im neuen RWTH-Intranet. Es löst das jetzige Konglomerat von Vorlagencenter, Formularcenter und diversen Einzelablageorten für spezielle Dokumenttypen wie Amtliche Bekanntmachungen ab. Im Dokumentencenter finden Sie also künftig all die Dateien, die im weiteren Sinne verbindliche Vorgaben und aktuelle Informationen der Hochschule abbilden.

Über eine granulare Such- und Filterfunktion finden Sie schnell und intuitiv die Dokumente, die Sie suchen: gefiltert nach Bezeichnung oder einer Eigenschaft der Datei aus deren Meta-Daten (Organisationseinheit, Kategorie, Thema, Veröffentlichungsdatum etc.).

Dokumentencenter

 

Prozesse

28. Juni 2016 | von

An der RWTH Aachen gibt es zahlreiche Worfkflows, die wohl jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hin und wieder durchlaufen muss. Dies geschieht oft nicht regelmäßig und folglich ist die notwendige Vertrautheit mit den organisatorischen Schritten nicht gegeben. Deshalb bringt das neue Intranet ein Helferlein für diese Fälle mit: die Prozessbeschreibungen.

Hier werden einheitlich laufende Geschäftsprozesse und Services einfach und Schritt für Schritt beschrieben: Wer ist meine Ansprechperson? Welche Unterlagen brauche ich? Welche Fristen sind einzuhalten? Etc.

Die Prozesse und Services sind in einer zentralen Liste zusammengefasst und sortier- und filterbar.

Einzelne Prozesse verfügen über eine gesonderte Darstellung, Beschreibung und Ansprechperson.

Prozesse und Workflows