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RWTH-Intranet

Globale Suche

28. Juni 2016 | von

Die Globale Suche ist ein zentrales Element im neuen RWTH-Intranet. Aktuelle Erhebungen zu Nutzerverhalten und -erwartungen zeigen, dass Besucherinnen und Besucher einer Webseite heute nicht mehr primär die Navigation einer Webseite nutzen, um Inhalte zu erreichen. Vielmehr setzen Nutzer auf eine leistungsfähige Suche: Diese möchten sie von jeder Seite auslösen können anstatt sich umständlich über mehrere Navigationsebenen zu den gewünschten Inhalten zu klicken. Deshalb finden Sie die Lupe als Suchsymbol im Kopfbereich des Intranets. Per Klick öffnet sich ein Suchfeld, in das Sie direkt hineinschreiben können. Während Sie tippen, werden bereits Vorschläge für Suchbegriffe generiert. Durchsucht werden gleichzeitig Intranet-Inhalte, Dokumente und Personen.

Die Suchergebnisse sind nach Relevanz sortiert und können nach diversen Kriterien gefiltert werden. Die Anzahl der gefundenen Treffer pro Filter erscheint hinter den Namen und hilft Ihnen bei der Zuordnung des richtigen Themenbereichs.

 

5_Globale_Suche

 

Prozesseinzeldarstellung: Beschreibung eines einzelnen Workflows

28. Juni 2016 | von

Neben der Übersicht über Prozesse und Services finden Sie im neuen RWTH-Intranet auch Beschreibungen der einzelnen Vorgehensweisen zu standardisierten Vorgängen. Dazu zählen etwa „Anleitungen“ zu Beschaffungen, zur Reisekostenabwicklung oder zum Beantragen eines Job-Tickets.

Eine Prozessbeschreibung folgt in jedem Einzelfall einem standardisierten Muster. Die immer gleiche Struktur hilft den Nutzerinnen und Nutzern, sich jeweils inhaltlich in die einzelnen Prozessbeschreibungen einzuarbeiten. Zu diesem standardisierten Muster gehören etwa eine grafische Prozessübersicht, eine textliche Beschreibung der einzelnen Schritte und eine zentrale Stelle, an der sämtliche zugehörigen Dokumente zusammengeführt werden.

 

Prozesseinzeldarstellung_angepasst nach 6.2

Projekträume

28. Juni 2016 | von

Sie arbeiten häufig mit Kolleginnen und Kollegen an gemeinsamen Projekten und greifen dabei auf dieselben Dateien zu, koordinieren gemeinsame Termine und tauschen sich über neue Entwicklungen aus? Im neuen RWTH-Intranet können Sie die Zusammenarbeit in Teams über Projekträume organisieren. Jeder Nutzer/jede Nutzerin kann eigene Projekträume anlegen und nach den eigenen Bedürfnissen einrichten: So können verschiedene Funktionen zugeschaltet werden, etwa Blogs, ein Wiki, ein Kalender, eine gemeinsame Diskussion, Umfragen unter den Teilnehmenden etc.

Projekträume Intranet

Rechte und Rollen – Wer darf was im neuen RWTH-Intranet?

28. Juni 2016 | von

Im neuen RWTH-Intranet darf jeder mitmachen: lesen, disktutieren, Projekträume eröffnen – das darf jedermann. Die Rolle „Standardnutzer/Standardnutzerin“ hat automatisch inne, wer das Intranet nutzt.

Zusätzlich wird es spezielle Rollen geben, die einzelne Personen innehaben. Pro Organisationseinheit beispielsweise wird es mindestens einen Vertreter/eine Vertreterin der Rolle „Organisationsredakteur“ geben. Diese/dieser darf im Kontext seiner Organisationseinheit für diese Intranetartikel erstellen oder Dateien ins Dokumentencenter hochladen.

Die Rolle „Chefredakteur/Chefredakteurin“ soll an die Leitung einer Organisationseinheit vergeben werden. Diese darf im neuen RWTH-Intranet zum Beispiel Workflows final genehmigen und zur Veröffentlichung freigeben.

Für einzelne Bereiche mit Sonderaufgaben (z.B. das Einpflegen von Rundschreiben oder Formularen) wird es die Rolle „Spezialredakteur/Spezialredakteurin“ geben. In diesem Fall werden die Standardrechte um einen Sonderfall ergänzt, das heißt diese Rolle umfasst mehr Rechte als die Rolle „Standardnutzer/Standardnutzerin“, nämlich alle Rechte, die auch ein „Standardnutzer“/eine „Standardnutzerin“ hat, plus die speziell definierten Rechte (Beispiel: Rundschreiben hochladen). Gleichzeitig hat ein „Spezialredakteur“/eine „Spezialredakteurin“ jedoch weniger Rechte inne als ein „Organisationsredakteur“/eine „Organisationsredakteurin“ – darf damit also nicht beliebig Inhalte anlegen.

 

Rechte und Rollen RWTH-Intranet

Mobiles Intranet

28. Juni 2016 | von

Das neue RWTH-Intranet ist für die Nutzung auf Desktop-PCs sowie mobilen Endgeräten optimiert. Das heißt, Sie können auch ohne Zugeständnisse an Design und Nutzerfreundlichkeit von Ihrem Tablet oder Smartphone aus im Intranet surfen.

Mobiles Intranet

Intranet-Baukasten

28. Juni 2016 | von

Künftig bietet das Webteam einen Intranet-Baukasten für Einrichtungen der Hochschule an. Jede eingetragene Einrichtung, die eine Institutskennziffer besitzt, kann darüber ein eigenes Intranet beantragen. Dieser Service wird nach dem Relaunch des Zentralen Intranets angeboten, wenn im Webteam Kapazitäten für die Planung der Mandantenstruktur zur Verfügung stehen.

Ein „kleines“ Intranet verfügt über die Funktionen des allgemeinen RWTH-Intranets, ist aber nur für die Personen zugänglich, die der entsprechenden Organisationseinheit zugeordnet sind.

Eine Fakultät, ein Institut oder eine Zentrale Einrichtung kann also ein eigenes Intranet nutzen. Dieses wird eingebettet in das allgemeine RWTH-weite Intranet und über einen Navigator in der Kopfzeile erreichbar sein. Das „kleine“ Intranet wird ein eigenes Logo besitzen und kann auf der eigenen Ebene Rechte und Rollen selbst verwalten. Die technische Administration obliegt der Abteilung 5.3 – IT-Basisdienste der Zentralen Hochschulverwaltung.

Intranet-Baukasten

 

Ausblick: technische Umsetzung

28. Juni 2016 | von

Derzeit planen wir die technische Implementierung des Intranet-Konzeptes mit Hilfe einer externen Firma. Die technische Umsetzung wird mit der Software Liferay 7 (Enterprise Portal-Software, Open Source) realisiert. Nach der Erstinstallation übernimmt die Abteilung 5.3 – IT-Basisdienste Betreuung, Weiterentwicklung und Pflege des Intranets.

Das Intranet wird technisch an bereits etablierte Systeme der RWTH Aachen angeschlossen. Zum Beispiel wird es eine Shibboleth-Schnittstelle zur Authentifizierung und Anmeldung mit dem persönlichen TIM-Account geben. Des Weiteren wird eine Datenschnittstelle zu Campus/RWTHonline eingerichtet, um bereits vorhandene Daten zu nutzen und das Entstehen einer Doppelstruktur in zwei Datenbanken zu vermeiden.

Auch wird das Lucom-Formular-Mangement-System in das Intranet integriert werden, so dass wir zunehmend Online-Formulare in einem Intranet-Formularschrank anbieten können werden.

Stellenanzeigen, Publikationen, Weiterbildungsangebote, Pressemitteilungen sowie weitere Inhalte aus externen Systemen werden ebenfalls per Schnittstelle als Referenz in das Intranet eingebunden, und zwar ohne ein Duplikat der Quelldatei zu erzeugen.

Perspektivisch streben wir die Integration weiterer Drittsysteme an. Dazu zählen etwa eine Bilddatenbank, eine Prozessmodellierungs-Software, Veranstaltungsmanagement und das Jobbörsen-Tool.

Wieder-Einstieg mit neuem Partner

24. September 2015 | von

Nach einer längeren Pause nimmt der Intranet-Relaunch wieder Fahrt auf: Im August haben wir mit der Digital-Agentur ]init[ AG einen neuen Partner gewinnen können, der uns auf dem Weg zum neuen Mitarbeiterportal der RWTH Aachen begleiten wird.

In einem Kick-Off haben wir gemeinsam mit ]init[ die Vorgehensweise festgelegt. Demnach wird derzeit die Auswahl einer geeigneten Software vorbereitet. Ab Ende Oktober wird auf Basis der bisherigen Vorlagen das strukturelle Feinkonzept erarbeitet. Sobald dieses steht, wird ]init[ für das RWTH-Intranet ein Design entwickeln.

Die technische Umsetzung des Konzeptes erfolgt als letzter Schritt.

Künftig werden wir hier regelmäßig über den aktuellen Projektstand informieren.

Analysephase abgeschlossen

24. September 2014 | von

Die Vorstellung von den Möglichkeiten und Funktionen unseres zukünftigen Intranets nimmt nun immer deutlichere Formen an. Nach der umfassenden Auswertung der Online-Umfrage und der Fokusgruppen-Workshops haben wir die Analysephase des Projekts abgeschlossen. Dabei haben wir erfahren, was unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am aktuellen Intranet schätzen, was sie negativ bewerten und was sie zukünftig von einem zeitgemäßen Intranet erwarten.

Über 90 Prozent der Befragten wünschen sich zum Beispiel, dass das Intranet den Zugang zu Prozessbeschreibungen, Formularen und Vorlagen erleichtert. Etwa 76 Prozent möchten, dass es die Kommunikation zu anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Hochschule vereinfacht. Die am häufigsten gewünschte Funktion ist eine intelligente Suche. Gleichzeitig wird die aktuelle Suche auch oft als das auffälligste negative Merkmal genannt. Knapp 94 Prozent wünschen sich einen komfortablen Zugriff auf Kontaktdaten. Außerdem wird deutlich, dass die Inhalte vor allem aktuell und vollständig sein sollen.

Als Ergebnis der Analysephase haben wir einen Anforderungskatalog für die erste Umsetzungsphase erstellt. Diesen haben wir mit Vertreterinnen und Vertretern aus verschiedenen Stellen der Hochschule diskutiert und abgestimmt. Folgende zwölf Punkte konnten wir als Anforderungen für die erste Umsetzungsphase des Projekts identifizieren:

  1. Zeitgemäßes, funktionales Design und moderne Nutzungserfahrung
  2. Abgrenzung zwischen Intranet und Webseite sollte klar definiert sein
  3. Personalisierter Login statt Zugriffsbeschränkung über IP-Adresse/VPN
  4. Verständliche Inhaltsstruktur
  5. Leistungsfähige Suche
  6. Profile und Personensuche: Personen sollten auch nach Zuständigkeit zu finden sein
  7. News-Streams gewährleisten komfortablen Zugang zu Neuigkeiten
  8. Aktualität und Verlässlichkeit von Informationen, Vorlagen und Dokumenten
  9. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind potentielle Redakteurinnen und Redakteure
  10. Alle Redakteurinnen und Redakteure sind kontaktierbar
  11. Dokumenten-Archiv mit Filtern
  12. Prozessbeschreibungen mit Formularen beziehungsweise Links zu Online-Services zentral anbieten

Derzeit erarbeiten wir auf Basis dieses Anforderungskatalogs gemeinsam mit der Agentur Aperto ein Grobkonzept.

Wir bedanken uns nochmals herzlich bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die an der Online-Umfrage und den Fokusgruppen-Workshops teilgenommen haben.

 

Fokusgruppen-Workshops

25. Juni 2014 | von

Derzeit arbeiten wir an der Auswertung der Online-Umfrage, die bis zum 13.6.2014 geschaltet war. Die quantitativen Erkenntnisse ergeben ein erstes Bild davon, wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der RWTH Aachen das Intranet bisher nutzen und was sie sich von einem neuen internen Web wünschen: Das Intranet wird häufig genutzt und ist in der aktuellen Wahrnehmung vor allem ein Arbeitswerkzeug. Auf Kontakte und eine intelligente Suche legen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter großen Wert. Zukunftsthemen sind die Ausweitung der Zusammenarbeit und Kommunikation über das Intranet.

Die Form der Erhebung erlaubt allerdings keine qualitativen Ergebnisse, wie sie im direkten Dialog möglich sind. Daher möchten wir in Fokusgruppen-Workshops mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus verschiedenen Tätigkeitsbereichen herausfinden, wo sich aus ihrer Arbeit konkrete Nutzungsanlässe für das Intranet ergeben, welche alltäglichen Probleme sie ärgern, welche Workarounds sie dafür entwickelt haben und warum.

Wir freuen uns auf konstruktive Workshops, die die Agentur Aperto am 1. und 2.7.2014 in Aachen durchführen wird. Über die Ergebnisse der Umfrage und der Interviews sowie über das weitere Vorgehen werden wir an dieser Stelle wieder berichten.