{"id":10162,"date":"2021-10-27T11:50:46","date_gmt":"2021-10-27T09:50:46","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/?p=10162"},"modified":"2023-05-12T09:34:04","modified_gmt":"2023-05-12T07:34:04","slug":"onboarding-digital-und-mit-herz-8","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/2021\/10\/27\/onboarding-digital-und-mit-herz-8\/","title":{"rendered":"Onboarding \u2013 Digital und mit Herz"},"content":{"rendered":"<div class=\"twoclick_social_bookmarks_post_10162 social_share_privacy clearfix 1.6.4 locale-de_DE sprite-de_DE\"><\/div><div class=\"twoclick-js\"><script type=\"text\/javascript\">\/* <![CDATA[ *\/\njQuery(document).ready(function($){if($('.twoclick_social_bookmarks_post_10162')){$('.twoclick_social_bookmarks_post_10162').socialSharePrivacy({\"txt_help\":\"Wenn Sie diese Felder durch einen Klick aktivieren, werden Informationen an Facebook, Twitter, Flattr, Xing, t3n, LinkedIn, Pinterest oder Google eventuell ins Ausland \\u00fcbertragen und unter Umst\\u00e4nden auch dort gespeichert. 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Wie das Konzept aufgebaut ist und warum es sich bew\u00e4hrt hat erfahrt ihr im Interview mit dem Einarbeitungsteam Susanne und Nadine.<!--more--><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong><br \/>\nJanin: Wie l\u00e4uft das Onboarding in der Abteilung Service &amp; Kommunikation ab?<\/strong><\/p>\n<p><strong>Nadine:<\/strong> Die Einarbeitung in der Abteilung Service &amp; Kommunikation erfolgt im Rahmen eines Mentorings. Das bedeutet, dass jede*r neue Mitarbeiter*in (\u201eMentee\u201c) in den ersten Wochen durch eine*n routinierte*n Mitarbeiter*in (\u201eMentor*in\u201c) individuell unterst\u00fctzt und betreut wird.<\/p>\n<p>Die gesamte Einarbeitung in unsere Arbeitsabl\u00e4ufe ist jedoch sehr arbeits- und zeitintensiv. Eine neue Mitarbeiterin beispielsweise muss die Grundlagen zu den zahlreichen Services des IT Centers kennenlernen und wissen, wie wir diese supporten, welche Adminoberfl\u00e4chen wir nutzen d\u00fcrfen und vieles mehr. Das alles zu vermitteln w\u00e4re zu viel f\u00fcr nur einen einzigen Mentor.<\/p>\n<p>Um deshalb diese Arbeit auf mehrere Schultern zu verteilen, sind alle Mitarbeitenden der Abteilung ein bis drei Themen als sogenannte Themenkenner*innen zugeordnet. Eine neue Mitarbeiterin wird in den einzelnen Themenbereichen (z.B. <a href=\"https:\/\/help.itc.rwth-aachen.de\/service\/1jeqkxn8w4kz7\/\">RWTHonline<\/a>, <a href=\"https:\/\/help.itc.rwth-aachen.de\/service\/8d9eb2f36eea4fcaa9abd0e1ca008b22\/\">RWTHmoodle<\/a>, <a href=\"https:\/\/help.itc.rwth-aachen.de\/service\/1jefzdccuvuch\/\">E-Mail<\/a>) durch diese Themenkenner*innen geschult. Diese Arbeitsteilung hat gleich mehrere Vorteile: Der Mentor wird entlastet und die einzelnen Themen werden von denjenigen Personen vermittelt, die sich besonders gut mit dem Thema auskennen \u2013 es muss also nicht jede*r alles wissen und k\u00f6nnen. Aber auch die neue Mitarbeiterin profitiert, da sie durch die wechselnden Themenkenner*innen die verschiedenen Teammitglieder kennenlernen. Das ist insbesondere w\u00e4hrend der Zeit im HomeOffice besonders wichtig.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>Janin: Welche Konzepte habt ihr entwickelt, um neue Mitarbeitende bestm\u00f6glich an Bord zu holen?<\/strong><\/p>\n<p><strong>Susanne:<\/strong> Wir nutzen einen digitalen Einarbeitungslernraum \u00fcber die Lehr- und Lernplattform <a href=\"https:\/\/moodle.rwth-aachen.de\/\">RWTHmoodle<\/a>. Dort sind alle zu vermittelnden Inhalte nach Themen gegliedert und als eine Art Checkliste angelegt. Der Lernraum ist somit ein Einarbeitungsleitfaden f\u00fcr die Mentor*innen und Themenkenner*innen. Zudem kann der Mentee mithilfe des Lernraums einzelne Einarbeitungsinhalte nochmals nachvollziehen und bei Bedarf selber wiederholen.<\/p>\n<div id=\"attachment_10170\" style=\"width: 310px\" class=\"wp-caption alignright\"><a href=\"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/files\/2021\/10\/Moodle_Lernraum.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-10170\" class=\"size-medium wp-image-10170\" src=\"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/files\/2021\/10\/Moodle_Lernraum-300x231.png\" alt=\"Screenshot des Lernraums in Moodle\" width=\"300\" height=\"231\" srcset=\"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/files\/2021\/10\/Moodle_Lernraum-300x231.png 300w, https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/files\/2021\/10\/Moodle_Lernraum-1024x790.png 1024w, https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/files\/2021\/10\/Moodle_Lernraum-768x592.png 768w, https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/files\/2021\/10\/Moodle_Lernraum.png 1236w\" sizes=\"auto, (max-width: 300px) 100vw, 300px\" \/><\/a><p id=\"caption-attachment-10170\" class=\"wp-caption-text\">Der Lernram in RWTHmoodle<\/p><\/div>\n<p>Derzeit arbeiten wir zudem an der Erg\u00e4nzung des Lernraums mit Einarbeitungs- und Lernvideos und machen hiermit gute Erfahrungen. Dar\u00fcber hinaus muss der Fortschritt der Einarbeitung auf einem digitalen Laufzettel \u2013 unserem \u201eBegr\u00fc\u00dfungsblatt\u201c \u2013 dokumentiert werden. So k\u00f6nnen wir sicherstellen, dass alle neuen Mitarbeitenden auch in allen Themen geschult werden und kein Thema hinten\u00fcberf\u00e4llt. Aber auch wir lernen immer weiter dazu und haben deshalb vor ein paar Monaten die Anfangsphase der Einarbeitung nochmal angepasst. Mentor*innen werden in den ersten sechs Tagen weitestgehend von ihren Aufgaben und dem Support befreit, um sich voll und ganz auf die Einarbeitung zu konzentrieren. Die Erfahrung hat gezeigt, dass eine intensive 1:1 Betreuung besonders in den ersten Tagen sehr wichtig ist, damit die neuen Mitarbeitenden einen erfolgreichen Start bei uns erleben.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>Janin: Was genau zeichnet eurer Meinung nach ein gutes Onboarding aus?<\/strong><\/p>\n<p><strong>Nadine:<\/strong> Wir sind der Meinung eine gute Mischung aus enger Betreuung durch eine*n Mentor*in sowie das Selbststudium sind die Voraussetzung f\u00fcr eine gelungene Einarbeitung. Die Einarbeitung ist auf mehrere S\u00e4ulen aufgestellt. Es gibt im Lernraum Videos und Texte sowie ein Wissensquiz \u00fcber die RWTH, welches im Rahmen des Selbststudiums durchgef\u00fchrt werden kann. So werden die Mentor*innen in dieser intensiven Zeit zus\u00e4tzlich entlastet und k\u00f6nnen Meetings wahrnehmen, ohne dass die neuen Mitarbeitenden sich allein gelassen f\u00fchlen.<br \/>\nZus\u00e4tzlich ist es wichtig, dass sich jemand um den gesamten Prozess k\u00fcmmert und hier den Hut aufhat. Es reicht nicht aus, einfach nur einen Einarbeitungsprozess zu definieren und zu hoffen, dass dieser dann von alleine l\u00e4uft. Wir fragen zum Beispiel regelm\u00e4\u00dfig nach, wie die Einarbeitung funktioniert und welchen Fortschritt die Mentees machen. Hierdurch k\u00f6nnen wir schnell erkennen, wenn es irgendwo haken sollte und finden dann zeitnah eine gemeinsame L\u00f6sung. Dar\u00fcber hinaus m\u00fcssen die Instrumente wie beispielswiese der Einarbeitungslernraum immer aktuell gehalten werden. Das ist nicht einfach, da sich unsere Services und Arbeitsabl\u00e4ufe kontinuierlich weiterentwickeln. Die intensive Nutzung des Einarbeitungslernraums zeigt uns aber, dass sich dieser Aufwand lohnt.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>Janin: Wie gestaltet ihr das Onboarding digital und was hat sich seit der Pandemie ge\u00e4ndert?<\/strong><\/p>\n<p><strong>Susanne:<\/strong> Seit dem 17.03.2020 l\u00e4uft die Einarbeitung bei uns digital ab. Der erste Arbeitstag eines neuen Mitarbeitenden ist derzeit der einzige Tag, der in Pr\u00e4senz stattfinden muss. Hier werden organisatorische Dinge gekl\u00e4rt und die Hardware f\u00fcr die situative mobile Heimarbeit abgeholt. Ansonsten findet die Einarbeitung \u00fcber Microsoft Teams statt und wir haben hiermit insgesamt gute Erfahrungen gemacht. So ist es f\u00fcr Mentor*in und Mentee einfacher den Bildschirm per Teams zu teilen, anstatt eng zusammen an einem Monitor zu sitzen.<br \/>\nMit dem Einarbeitungslernraum haben wir bereits vor Corona eine digitale Plattform genutzt. W\u00e4hrend der Pandemie haben wir dann weitere Prozesse, die bis dahin analog abliefen, digitalisiert.<\/p>\n<p>Unabh\u00e4ngig von der Pandemie entwickeln wir das Einarbeitungskonzept stetig weiter. Wir bitten die neuen Mitarbeitenden und die Mentor*innen nach der Einarbeitung, uns ein Feedback zu geben. Neue Ideen und konstruktive Kritik setzen wir sehr gerne um.<br \/>\nDurch das insgesamt sehr positive Feedback wissen wir, dass wir mit der Einarbeitung auf einem richtigen Weg sind.<\/p>\n<p>Wir bedanken uns bei Susanne und Nadine f\u00fcr das Interview und die Einblicke in die Einarbeitung der Abteilung Service &amp; Kommunikation.<\/p>\n<p>Verantwortlich f\u00fcr die Inhalte dieses Beitrags sind Nadine Halking, <a href=\"https:\/\/www.itc.rwth-aachen.de\/cms\/IT-Center\/IT-Center\/Team\/~epvp\/Mitarbeiter-CAMPUS-\/?gguid=0xDE29C364DDAF91469C6FFECDA8E5B512&amp;allou=1\">Susanne Kubiak<\/a> und <a href=\"https:\/\/www.itc.rwth-aachen.de\/cms\/IT-Center\/IT-Center\/Team\/~epvp\/Mitarbeiter-CAMPUS-\/?gguid=0x592B0D17C73A1249AC2C233FADF6EE96&amp;allou=1&amp;lidx=1\">Janin Vreydal<\/a><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Das Einarbeitungskonzept der Abteilung Service &amp; Kommunikation Um neue Mitarbeitende erfolgreich mit an Bord zu nehmen, gibt es in der Abteilung Service &amp; Kommunikation des IT Centers ein Einarbeitungskonzept im [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":3351,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"c2c_always_allow_admin_comments":false,"footnotes":""},"categories":[312,313],"tags":[154,661,174,175,89,106],"class_list":["post-10162","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-insight-it-center","category-interviews-umfragen","tag-einarbeitung","tag-it-center-als-arbeitsplatz","tag-lernraum","tag-mentoring","tag-moodle","tag-onboarding"],"aioseo_notices":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10162","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3351"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=10162"}],"version-history":[{"count":13,"href":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10162\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":15437,"href":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10162\/revisions\/15437"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=10162"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=10162"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=10162"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}