{"id":10433,"date":"2021-12-08T12:00:36","date_gmt":"2021-12-08T11:00:36","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/?p=10433"},"modified":"2023-05-12T09:22:35","modified_gmt":"2023-05-12T07:22:35","slug":"onboarding-digital-und-mit-herz-11","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/2021\/12\/08\/onboarding-digital-und-mit-herz-11\/","title":{"rendered":"Onboarding &#8211; Digital und mit Herz"},"content":{"rendered":"<div class=\"twoclick_social_bookmarks_post_10433 social_share_privacy clearfix 1.6.4 locale-de_DE sprite-de_DE\"><\/div><div class=\"twoclick-js\"><script type=\"text\/javascript\">\/* <![CDATA[ *\/\njQuery(document).ready(function($){if($('.twoclick_social_bookmarks_post_10433')){$('.twoclick_social_bookmarks_post_10433').socialSharePrivacy({\"txt_help\":\"Wenn Sie diese Felder durch einen Klick aktivieren, werden Informationen an Facebook, Twitter, Flattr, Xing, t3n, LinkedIn, Pinterest oder Google eventuell ins Ausland \\u00fcbertragen und unter Umst\\u00e4nden auch dort gespeichert. 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Sie fungieren als Sprachrohr gegen\u00fcber der Leitung und sind Vertrauens- und Ansprechperson f\u00fcr Fragen und Probleme der Mitarbeitenden.<!--more--><\/p>\n<p><strong>Janin: Was genau bedeutet es Haussprecher zu sein und welche Aufgaben bringt die Rolle mit sich?<\/strong><\/p>\n<p><strong>Sascha: <\/strong>Zum einen sind wir, und das ist sicherlich f\u00fcr uns das Wichtigste: Vertrauens- und Ansprechperson f\u00fcr alle Kolleg*innen im Haus.<br \/>\nEgal um welche Anliegen, Probleme oder Herausforderungen es geht, aber insbesondere im Bereich zwischenmenschlicher Natur, kann die Belegschaft jederzeit auf uns zukommen um mit uns zu sprechen. Entweder um sich einfach nur eine neutrale, externe Meinung einzuholen oder um uns zu bitten unterst\u00fctzend bei der L\u00f6sung zu helfen. Dazu geh\u00f6rt zum Beispiel, dass wir moderierende Gespr\u00e4che f\u00fchren, wenn es irgendwo Konflikte gibt. Es kann aber auch sein, dass wir Einzelgespr\u00e4che f\u00fchren. Vertrauen kann man sich an der Stelle nicht erkaufen, das muss man sich erarbeiten und deshalb ist alles, was an uns herangetragen wird unter dem hohen Gut der Verschwiegenheit bzw. Vertraulichkeit zu sehen.<\/p>\n<p>Um an uns heran zu treten gibt es verschiedene M\u00f6glichkeiten. Nat\u00fcrlich k\u00f6nnen die Kolleg*innen uns direkt anrufen oder anmailen. F\u00fcr E-Mails haben wir ein eigenes Postfach. In Zeiten ohne Pandemie steht unsere B\u00fcrot\u00fcr immer offen. Wenn man etwas an uns herantragen m\u00f6chte, was nicht direkt mit der eigenen Person in Verbindung gebracht werden soll, gibt es die sogenannten Feedback-K\u00e4sten zu nutzen. Das sind ganz normale Briefk\u00e4sten, f\u00fcr die nur wir einen Schl\u00fcssel haben und die wir regelm\u00e4\u00dfig einsehen, um Post in nicht digitaler Form entgegen zu nehmen.<\/p>\n<p><strong>Haussprecher-Sprechstunde<br \/>\n<\/strong>Neben diesen M\u00f6glichkeiten bieten wir au\u00dferdem einmal im Monat die Haussprecher-Sprechstunde an. Derzeit findet diese digital statt und die Kolleg*innen k\u00f6nnen uns dann in einem Meeting-Raum antreffen, um mit uns \u00fcber deren Anliegen zu sprechen.<\/p>\n<p><strong>Regelm\u00e4\u00dfige Gespr\u00e4che mit der IT Center-Leitung<br \/>\n<\/strong>Um die Belange, die an uns herangetragen werden auch umsetzen zu k\u00f6nnen nehmen wir an den F\u00fchrungsgremien des Hauses teil. Beispielsweise an der Management-Runde und dem F\u00fchrungskreis. Dar\u00fcber hinaus haben wir regelm\u00e4\u00dfig, einmal im Monat, ein 6-Augen Gespr\u00e4ch mit Herrn Professor M\u00fcller. In diesem Gespr\u00e4ch sprechen wir mit ihm \u00fcber Belange der Belegschaft und er befragt auch uns zu Themen, bei denen ihm die Meinung oder Stimmung der Mitarbeitenden wichtig ist.<\/p>\n<p><strong>Die Hausversammlung<br \/>\n<\/strong>Au\u00dferdem organisieren wir die Hausversammlung, die 5x im Jahr stattfindet. Wir organisieren und moderieren dieses Format, in dem die Belegschaft regelm\u00e4\u00dfig \u00fcber wichtige Themen informiert wird.<\/p>\n<p><strong>Das Party-Team<br \/>\n<\/strong>Zu unseren weiteren Aufgaben geh\u00f6ren die Organisation und Erg\u00e4nzung des Party-Teams. Damit tragen wir Sorge daf\u00fcr, dass die Belegschaft auch au\u00dferhalb der Arbeit auf sozialer Ebene miteinander in Kontakt kommt und sich besser kennenlernen und zwischenmenschlich zusammenfinden kann.<br \/>\nDiese Events sind wirklich sehr wichtig f\u00fcr die Kolleg*innen. Das haben wir besonders in der jetzigen Zeit gemerkt, denn etwaige digitale M\u00f6glichkeiten ersetzen nicht die Veranstaltungen der letzten Jahre. Wir hoffen, dass wir bald wieder etwas auf die Beine stellen k\u00f6nnen, um uns wieder zusammenzufinden.<\/p>\n<p><strong>Der Pausen-Express<br \/>\n<\/strong>Dar\u00fcber hinaus organisieren wir auch den Pausen-Express. In nicht Corona-Zeiten war es so, dass einmal die Woche in jedem Standort eine Trainerin vorbeischaute und ein 10-min\u00fctiges \u00dcbungsprogramm mit den Teilnehmenden machte. Dazu geh\u00f6rte beispielsweise Lockerungs\u00fcbungen kennenzulernen. Derzeit findet das Angebot digital statt.<\/p>\n<p><strong>Begr\u00fc\u00dfung der Azubis<br \/>\n<\/strong>Au\u00dferdem ist es uns ein Privileg die neuen Abzubildenden jedes Jahr bei diversen Begr\u00fc\u00dfungsveranstaltungen willkommen zu hei\u00dfen. Dort stellen sich die Auszubildenden und die Ausbildenden vor und wir erz\u00e4hlen etwas \u00fcber uns und das IT Center.<\/p>\n<p><strong>Die IT Center Mitarbeitenden-Zufriedenheitsumfrage<br \/>\n<\/strong>Damit wir mitbekommen, wie die derzeitige Stimmung im Hause ist, haben wir die Mitarbeitenden-Zufriedenheitsumfrage ins Leben gerufen. Diese werten wir im 4-Augen-Prinzip aus und schauen uns an, in welchen Bereichen wir uns noch verbessern k\u00f6nnen und was bereits sehr gut l\u00e4uft.<\/p>\n<p><strong>Das Mentoring-Programm<br \/>\n<\/strong>Last but noch Least \u2013 organisieren wir das Mentoring-Programm des IT Centers. Das ist ein Programm, in dem ausgew\u00e4hlte Mitarbeitende mit besonderen Eigenschaften wie Freundlichkeit, Hilfsbereitschaft und Erfahrung im Haus neuen Mitarbeitenden an die Seite gestellt werden, um diesen einen m\u00f6glichst guten Einstand f\u00fcr die Arbeit am IT Center zu erm\u00f6glichen. Neben den Kolleg*innen der Abteilung, den Vorgesetzten und auch uns Haussprechern sind die Mentor*innen f\u00fcr die neuen Mitarbeitenden da, wenn sie Fragen haben.<\/p>\n<p><strong>Janin: Seit wann seid ihr Haussprecher und seit wann gibt es Haussprecher am IT Center?<\/strong><\/p>\n<p><strong>Nils:<\/strong> Ich selbst bin seit Ende 2012 Haussprecher, also schon 9 Jahre und Sascha wurde im November 2014 gew\u00e4hlt. Die Haussprecher werden von der Belegschaft kontinuierlich neu gew\u00e4hlt oder best\u00e4tigt. Letzteres zeigt uns auch wie zufrieden die Kolleg*innen mit unserer Arbeit sind. Die Wahlen finden in der Regel wechselseitig alle 1,5 Jahre statt. Eine Amtszeit umfasst dann 3 Jahre. So gibt es dann zwischen den Haussprecher eine Art \u201e\u00dcbergabezeit\u201c. Es kann ja sein, dass jemand zur\u00fccktritt oder jemand anderes gew\u00e4hlt wird.<\/p>\n<p><strong>Sascha:<\/strong> Wie lange es die Haussprecher gibt, konnten wir gar nicht so genau rausfinden. Aber mein Vorg\u00e4nger hat seinen Abschied aufgrund seiner Rente im Jahr 2015 angek\u00fcndigt. Zu seinem Ausstand hat er das Amt 16 Jahre lang bekleidet. Bedeutet die Haussprecher gibt es mindestens seit 1999.<\/p>\n<p><strong>Janin: Weshalb ist es euch wichtig, dass es Haussprecher*innen am IT Center gibt und weshalb habt ihr das Amt angenommen?<\/strong><\/p>\n<p><strong>Nils: <\/strong>Man wird ja schon irgendwie von den Kolleg*innen gefragt. Also ich habe mir jetzt nicht gesagt: \u201eOch, Haussprecher das musst du mal gemacht haben in deinem Leben.\u201c Die Kolleg*innen kamen auf mich zu und haben gefragt, ob ich mir nicht vorstellen k\u00f6nnte das Amt anzutreten. Der Vorschlag wurde dann eingereicht und ich bin gew\u00e4hlt worden. Und ich glaube, wenn man dann gew\u00e4hlt wird, f\u00fchlt man sich irgendwo best\u00e4tigt, dass es vielleicht doch passen kann und bem\u00fcht sich das Amt bestm\u00f6glich zu erledigen.<\/p>\n<p>Um die Frage zu beantworten, ob das IT Center Haussprecher braucht: Wir haben durchaus die Chance schon fr\u00fchzeitig Konfliktsituationen auszuheben, was sehr gut ist. Das gelingt uns mit Sicherheit nicht immer \u2013 auch wenn wir uns das nat\u00fcrlich w\u00fcnschen w\u00fcrden.<\/p>\n<p>Au\u00dferdem finde ich es besonders gut, wenn Kolleg*innen eine Ansprechperson haben, die jetzt nicht beispielsweise der direkte Vorgesetzte ist. Um sich auf einem einfachen Weg, v\u00f6llig unverbindlich eine zweite Meinung einholen zu k\u00f6nnen. Ohne dass jemand etwas davon wissen muss \u2013 daher behandeln wir jegliches Thema auch vertraulich.<\/p>\n<p><strong>Sascha: <\/strong>Bei mir war es so, dass mein Vorg\u00e4nger auf mich zugekommen ist und mich gefragt hat bzw. mir gesagt hat, dass er sich mich im Amt gut vorstellen kann. Nat\u00fcrlich f\u00fchlte ich mich geschmeichelt allerdings habe ich nicht direkt \u201eJa!\u201c geschrien, denn das Amt bringt ja durchaus eine gewisse Verantwortung mit sich, derer wir uns auch sehr bewusst sind. Wenn jemand mit einem<\/p>\n<p>Problem zu uns kommt, dann ist es das Eine sich dieses anzuh\u00f6ren, das Andere ist es, sich daf\u00fcr einzusetzen, so dass das Problem dann auch gel\u00f6st werden kann. Das ist ein Job, der nicht immer nur Friede-Freude-Eierkuchen ist. Da gibt es durchaus auch emotionale Dinge, die wir erleben. Und dar\u00fcber hinaus sind wir durch dieses Amt im st\u00e4ndigen Kontakt mit dem F\u00fchrungskreis und der Leitung, mit denen wir vielleicht vorher kaum etwas zu tun hatten. Es bestanden bei mir auch durchaus Bedenken, dass man durch das Einsetzen f\u00fcr die Interessen der Belegschaft oftmals in diesen Kreisen eine \u201eDagegen\u201c Haltung einnehmen muss und ob das ggf. einen negativen Einfluss auf das eigene Arbeitsleben haben kann. Ich muss unterm Strich aber sagen, dass das zum Gl\u00fcck nie passiert ist.<\/p>\n<p><strong>Janin: F\u00fcr Mitarbeitende seid ihr wertvolle Ansprechpartner. Wie wichtig ist euch Diskretion und Vertrauen?<\/strong><\/p>\n<p><strong>Nils: <\/strong>Diskretion und Vertrauen sind uns sehr wichtig und das sind in unseren Augen tats\u00e4chlich auch die Voraussetzungen, dass sich die Kolleg*innen auch trauen sich an uns zu wenden. Wenn das nicht gegeben w\u00e4re, w\u00fcrden wir auch weniger erfahren. Trotzdem hat das manchmal auch gewisse Nachteile. Wenn wir Diskretion zulassen, stehen wir auf der anderen Seite vor der Herausforderung, Probleme gegen\u00fcber der Leitung zu vermitteln, es ggf. f\u00fcr die Beschreibung des Problems aber nicht konkret genug ist. Damit m\u00fcssen wir aber Leben, um die Personen zu sch\u00fctzen. Diskretion und Vertrauen sind das h\u00f6chste Gut und dann finden wir L\u00f6sungen, um auf Meinungen genauer eingehen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n<p><strong>Janin: Wie tragt ihr als Haussprecher dazu bei, dass neue Mitarbeitende optimal mit \u201ean Bord\u201c genommen werden?<\/strong><\/p>\n<p><strong>Sascha:<\/strong> Zum einen durch ein Kennenlerngespr\u00e4ch in der Sprechstunde, durch die Vorstellung der Mitarbeitenden auf der Hausversammlung, das Mentoring-Programm und letztlich auch durch die Organisation der Social-Events. Dort haben neue Mitarbeitenden die Chance Kolleg*innen besser kennen zu lernen.<\/p>\n<p>Wir bedanken uns bei Sascha und Nils f\u00fcr das offene Interview und die interessanten Einblicke in das Amt der Haussprecher.<\/p>\n<p>Verantwortlich f\u00fcr die Inhalte dieses Beitrags sind <a href=\"https:\/\/www.itc.rwth-aachen.de\/cms\/IT-Center\/IT-Center\/Team\/~epvp\/Mitarbeiter-CAMPUS-\/?gguid=0xB3655D4C7CF8E5418848BB29AC4CA7E8&amp;allou=1\">Sascha B\u00fccken<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.itc.rwth-aachen.de\/cms\/IT-Center\/IT-Center\/Team\/~epvp\/Mitarbeiter-CAMPUS-\/?gguid=0x87D46A082A9D8244B475C9365FA57B12&amp;allou=1\">Nils Neumann<\/a> und <a href=\"https:\/\/www.itc.rwth-aachen.de\/cms\/IT-Center\/IT-Center\/Team\/~epvp\/Mitarbeiter-CAMPUS-\/?gguid=0x592B0D17C73A1249AC2C233FADF6EE96&amp;allou=1\">Janin Vreydal<\/a>.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ein Interview mit unseren Haussprechern Sascha und Nils sind schon seit einigen Jahren Haussprecher des IT Centers und vertreten die Interessen der Belegschaft. 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