{"id":11438,"date":"2022-04-20T12:00:17","date_gmt":"2022-04-20T10:00:17","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/?p=11438"},"modified":"2023-03-02T10:01:00","modified_gmt":"2023-03-02T09:01:00","slug":"e-mail-lifecycle","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/2022\/04\/20\/e-mail-lifecycle\/","title":{"rendered":"Neuer E-Mail-Lifecycle gestartet \u2013 Was ihr dazu wissen solltet!"},"content":{"rendered":"<div class=\"twoclick_social_bookmarks_post_11438 social_share_privacy clearfix 1.6.4 locale-de_DE sprite-de_DE\"><\/div><div class=\"twoclick-js\"><script type=\"text\/javascript\">\/* <![CDATA[ *\/\njQuery(document).ready(function($){if($('.twoclick_social_bookmarks_post_11438')){$('.twoclick_social_bookmarks_post_11438').socialSharePrivacy({\"txt_help\":\"Wenn Sie diese Felder durch einen Klick aktivieren, werden Informationen an Facebook, Twitter, Flattr, Xing, t3n, LinkedIn, Pinterest oder Google eventuell ins Ausland \\u00fcbertragen und unter Umst\\u00e4nden auch dort gespeichert. 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F\u00fcr die E-Mail-Dom\u00e4ne @rwth-aachen.de ist er ab heute wieder im Einsatz. Das bedeutet, wenn ihr die RWTH verlassen habt, wird in regelm\u00e4\u00dfigen Abst\u00e4nden \u00fcberpr\u00fcft, ob euer E-Mail-Postfach noch genutzt wird \u2013 wenn nicht, wird es gel\u00f6scht. Wie das genau abl\u00e4uft und worauf ihr achten solltet, erfahrt in diesem Beitrag. <!--more--><\/p>\n<h4>E-Mail-Lifecycle, was ist das und wen betrifft er?<\/h4>\n<p>Das <a href=\"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/2021\/08\/06\/die-rwth-e-mail-adresse-dein-treuer-begleiter-um-up-to-date-zu-bleiben\/\">E-Mail-Postfach in der Maildom\u00e4ne @rwth-aachen.de<\/a> wird auf Lebenszeit vergeben. Doch nicht immer wird es auch so lange genutzt. Der E-Mail-Lifecycle ist ein Prozess, der \u00fcberpr\u00fcft, welche Postf\u00e4cher von ehemaligen RWTH-Angeh\u00f6rigen tats\u00e4chlich noch genutzt werden und welche nicht. F\u00fcr eure RWTH E-Mail-Adressen bedeutet das, dass wenn ihr diese nach dem Verlassen der RWTH \u00fcber einen l\u00e4ngeren Zeitraum nicht nutzt und euch nicht in euer Postfach einloggt, bekommt ihr automatisierte E-Mails, die euch auffordern, euch in euer Postfach einzuloggen. Tut ihr das nach wiederholter Aufforderung nicht, wird euer Postfach zun\u00e4chst deaktiviert und schlie\u00dflich gel\u00f6scht.<\/p>\n<p>Der E-Mail-Lifecycle betrifft ausschlie\u00dflich Postf\u00e4cher von ehemaligen Angeh\u00f6rigen der RWTH Aachen. Aktuell besch\u00e4ftigte Mitarbeitende und aktive Studierende sind hiervon <u>nicht<\/u> betroffen. Wenn ihr also nicht mehr an der RWTH besch\u00e4ftigt seid oder euer Studium beendet habt, behaltet euer Postfach im Blick, wenn ihr es behalten und weiterhin nutzen m\u00f6chtet.<\/p>\n<div id=\"attachment_11579\" style=\"width: 205px\" class=\"wp-caption alignright\"><a href=\"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/files\/2022\/04\/Schaubild-E-Mail-Lifecycle.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-11579\" class=\"wp-image-11579 size-medium\" src=\"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/files\/2022\/04\/Schaubild-E-Mail-Lifecycle-195x300.jpg\" alt=\"Schaubild E-Mail-Lifecycle\" width=\"195\" height=\"300\" srcset=\"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/files\/2022\/04\/Schaubild-E-Mail-Lifecycle-195x300.jpg 195w, https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/files\/2022\/04\/Schaubild-E-Mail-Lifecycle.jpg 548w\" sizes=\"auto, (max-width: 195px) 100vw, 195px\" \/><\/a><p id=\"caption-attachment-11579\" class=\"wp-caption-text\">Quelle: Eigene Darstellung<\/p><\/div>\n<h4>Wie sieht der E-Mail-Lifecycle aus?<\/h4>\n<p>Der Prozess l\u00e4uft folgenderma\u00dfen ab:<\/p>\n<ol>\n<li>Im ersten Schritt wird gepr\u00fcft, ob eine Person, die aktuell nicht mehr an der RWTH Aachen t\u00e4tig ist, in den letzten sechs Monate nicht im Postfach eingeloggt war. Wenn kein Login w\u00e4hrend dieser Zeitspanne erfolgt ist, dann wird automatisch eine E-Mail mit der Bitte, sich einmal ins Postfach einzuloggen &#8211; entweder \u00fcber ein E-Mail-Programm oder \u00fcber die <a href=\"https:\/\/mail.rwth-aachen.de\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Outlook WebApp<\/a>, versendet. Dies ist auch bei einer eingerichteten Weiterleitung erforderlich!<\/li>\n<li>Wenn die Person einen Monat nach der ersten versendeten E-Mail weiterhin nicht eingeloggt war, erfolgt eine zweite automatisierte Erinnerungs-E-Mail.<\/li>\n<li>Wenn einen Monat nach der zweiten E-Mail immer noch kein Login ins RWTH-Postfach erfolgt ist, wird das Postfach zun\u00e4chst deaktiviert und nach einer gewissen Zeit endg\u00fcltig gel\u00f6scht. Eine weitere Benachrichtigung erfolgt nicht.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Wenn sich die Person w\u00e4hrend des Prozesses jedoch ins Postfach einloggt, wird der E-Mail-Lifecycle f\u00fcr dieses Postfach gestoppt. Eine entsprechende Best\u00e4tigung erfolgt dann per E-Mail innerhalb von 24 Stunden nach der Anmeldung im Postfach.<\/p>\n<h4>Probleme beim Login?<\/h4>\n<ul>\n<li>Bitte beachte, dass der Benutzername, den du zum <a href=\"https:\/\/help.itc.rwth-aachen.de\/service\/1jefzdccuvuch\/article\/802fe1ead6b74f3aaab06a8d48079df6\/\">Login zum RWTH-E-Mail-Postfach<\/a> benutzt, ein besonderes Format hat.<\/li>\n<li>Kennwort vergessen? Wie du das <a href=\"https:\/\/help.itc.rwth-aachen.de\/service\/1jefzdccuvuch\/faq\/#965d7a7a628d4e10a96b6f027f87ccf0\">Kennwort f\u00fcr deine RWTH-E-Mail-Adresse \u00e4ndern<\/a> kannst, haben wir auf IT Center Help zusammengefasst. (*)<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h4>Wozu das Ganze?<\/h4>\n<p>Der Hintergrund des E-Mail-Lifecycle ist simpel: Auch wenn das RWTH-Postfach auf unbegrenzte Zeit vergeben wird, wird dieser Service nicht von jedem ehemaligen RWTH-Angeh\u00f6rigen gleicherma\u00dfen beansprucht. Der Prozess pr\u00fcft daher, welche Postf\u00e4cher tats\u00e4chlich noch verwendet werden und identifiziert somit ungenutzte Postf\u00e4cher. Dadurch wird sichergestellt, dass Ressourcen nicht umsonst belegt werden. Zus\u00e4tzlich k\u00f6nnen potenzielle Angriffsziele durch ungenutzte Accounts vermieden werden.<\/p>\n<p>Den Prozess gab es in der Vergangenheit schon einmal, wurde aber aufgrund von technischen Umstellungen im <a href=\"https:\/\/help.itc.rwth-aachen.de\/service\/rhb2fhkpjhb7\/\">Identity Management<\/a> zeitweise eingestellt. Ab heute hei\u00dft es wieder: Wer nicht m\u00f6chte, dass das eigene RWTH E-Mail-Postfach vorzeitig verschwindet, sollte sich regelm\u00e4\u00dfig einloggen \u2013 sp\u00e4testens aber nach sechs Monaten, denn dann startet der E-Mail-Lifecycle. Solltet ihr es dennoch verbaselt haben, rechtzeitig auf die E-Mails zu reagieren, meldet euch beim <a href=\"https:\/\/www.itc.rwth-aachen.de\/cms\/it-center\/Services\/Support-Moeglichkeiten\/IT-ServiceDesk\/~sqqto\/Kontakt-Oeffnungszeiten\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">IT-ServiceDesk<\/a>. Das Postfach kann in einer bestimmten Frist nach Deaktivierung wiederhergestellt werden. Wir pr\u00fcfen dann, ob das f\u00fcr euer Postfach zutrifft.<\/p>\n<p>Alle weiteren Informationen findet ihr in unserem Dokumentationsportal <a href=\"https:\/\/help.itc.rwth-aachen.de\/service\/1jefzdccuvuch\/article\/cf05b9b569cb41d48fb61358d800cb71\/\">IT Center Help<\/a>.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Verantwortlich f\u00fcr die Inhalte dieses Beitrags sind Marlen Helms und <a href=\"https:\/\/www.itc.rwth-aachen.de\/go\/id\/epvp\/gguid\/0x28EA374395E35347A796BF13BD65EBB0\/allou\/1\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Michael Wirtz<\/a>.<\/p>\n<p>(*) Absatz hinzugef\u00fcgt am 27.06.2022.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Wer schon l\u00e4nger nicht mehr an der RWTH Aachen ist, kennt ihn vielleicht bereits \u2013 den E-Mail-Lifecycle. F\u00fcr die E-Mail-Dom\u00e4ne @rwth-aachen.de ist er ab heute wieder im Einsatz. 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