{"id":8565,"date":"2021-03-01T13:00:49","date_gmt":"2021-03-01T12:00:49","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/?p=8565"},"modified":"2023-05-17T12:08:50","modified_gmt":"2023-05-17T10:08:50","slug":"organisation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/2021\/03\/01\/organisation\/","title":{"rendered":"Entspannt arbeiten mit klaren Strukturen &#8211; Organisation"},"content":{"rendered":"<div class=\"twoclick_social_bookmarks_post_8565 social_share_privacy clearfix 1.6.4 locale-de_DE sprite-de_DE\"><\/div><div class=\"twoclick-js\"><script type=\"text\/javascript\">\/* <![CDATA[ *\/\njQuery(document).ready(function($){if($('.twoclick_social_bookmarks_post_8565')){$('.twoclick_social_bookmarks_post_8565').socialSharePrivacy({\"txt_help\":\"Wenn Sie diese Felder durch einen Klick aktivieren, werden Informationen an Facebook, Twitter, Flattr, Xing, t3n, LinkedIn, Pinterest oder Google eventuell ins Ausland \\u00fcbertragen und unter Umst\\u00e4nden auch dort gespeichert. 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In diesem Folgebeitrag dreht sich alles um die Organisation.<\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<h2>Organisation mit EWA (Eingang, Workflow, Ausgang)<\/h2>\n<p>Ein organisierter Arbeitsplatz tr\u00e4gt zum entspannten Arbeiten bei. Hierzu m\u00fcsst ihr euch erst einmal einen \u00dcberblick \u00fcber eure Aufgaben verschaffen. Anschlie\u00dfend l\u00e4sst sich zwischen drei Aufgabentypen unterscheiden:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Miniaufgaben<\/strong> von 2-3 Schritten, dazu z\u00e4hlen Gefallen f\u00fcr Kolleginnen und Kollegen zu erledigen und Routine-T\u00e4tigkeiten.<\/li>\n<li><strong>Projektaufgaben<\/strong>, worunter alles f\u00e4llt, was mehr als 3 Schritte hat, wie zum Beispiel eine Idee, die umgesetzt wird, eine Veranstaltung durchzuf\u00fchren oder ein neues Produkt einzuf\u00fchren.<\/li>\n<li><strong>Prozessaufgaben<\/strong> beinhalten letztendlich wiederkehrende Aufgabenketten, wie j\u00e4hrlich durchzuf\u00fchrende Veranstaltung.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Um euch nun zu organisieren hilft wieder eine Frage: Arbeite ich mehr in Projekten oder in Prozessen?<\/p>\n<h4>\u00dcbersicht verschaffen<\/h4>\n<p>Es gibt verschiedene Wege, sich eine \u00dcbersicht \u00fcber die eigenen Aufgaben zu verschaffen. Es gibt nur zwei Regeln zu beachten:<\/p>\n<ol>\n<li>Sammelt alle Aufgaben und Projekte<\/li>\n<li>Beschr\u00e4nkt euch auf das Wesentliche.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Werdet kreativ! Pr\u00fcft, an welchen Stellen ihr Aufgaben verwalten und gegebenenfalls reduzieren k\u00f6nnt. Daf\u00fcr eignen sich praktische Tools, wie das Outlook &#8211; Aufgabenformular oder OneNote. Macht euch au\u00dferdem eine To-Do Liste angepasst an eure pragmatische Priorit\u00e4tensetzung.<\/p>\n<p>Je nachdem welcher Typ ihr seid hilft bei der \u00dcbersicht eine Mind-Map oder ein Personal Kanban-Board. Digitale Kanban-Boards f\u00fcr den pers\u00f6nlichen Einsatz gibt es zu kostenlos im Internet.<\/p>\n<p>Eine weitere Organisationsstrategie ist es immer einen Schritt weiter zu denken. Immer eine Entscheidung zu treffen und diese dann direkt auszuf\u00fchren, zum Beispiel: \u201eDas kann weg\u201c, \u201edas ist eine Info und wird abgelegt\u201c, \u201edas erledige ich sp\u00e4ter \u2013 terminiert\u201c und \u201edas ist fertig und wird sofort abgelegt\u201c.<\/p>\n<p>Letztendlich darf im Homeoffice auch das Lob nicht fehlen. Wenn es nicht von den Kolleginnen und Kollegen oder den Vorgesetzten kommt, dann von euch selbst. Das geht zum einen mit einer Juhu-Liste, in der Erfolge notiert werden oder mit einer kleinen Belohnung wie Schokolade.<\/p>\n<h2>Ordnung vs. Unordnung: Nur das Genie beherrscht das Chaos<\/h2>\n<p>Entspanntes arbeiten setzt sich demnach aus Zeit, Organisation und dem letzten Grundpfeiler Ordnung zusammen. Da wir alle nicht Albert Einstein sind, ergo keine Genies, die das Chaos beherrschen, ist es f\u00fcr uns wichtig Ordnung am Arbeitsplatz zu schaffen. Indem wir beispielsweise alles einem Platz zuweisen, Ablagen markieren sowie Unn\u00fctzes wegwerfen, um Raum zu schaffen und dadurch das Suchen vermeiden. Die Ablageform solltet ihr nach Bearbeitungsstand w\u00e4hlen und Bezeichnungen sollten \u00fcberall identisch sein. Zum Beispiel die Beschriftungen auf Ordnern, die Dateistruktur am PC sowie die Ordnerstruktur im E-Mail-Postfach. Vor allem letzteres kann schnell im Chaos versinken. Um Ordnung im E-Mail-Postfach zu schaffen, solltet ihr darauf achten E-Mails aktiv zwei- bis viermal t\u00e4glich abzurufen und zu sortieren. Bei Outlook k\u00f6nnt ihr dar\u00fcber hinaus auch Regeln einsetzen, Arbeitsordner einrichten und die Wiedervorlage von Mails nutzen und so mehr Organisation ins Chaos bringen. Fragt euch hier einmal selbst: Wie sieht es mit meiner Ordnung am Arbeitsplatz aus? In der PC-Ablage oder dem E-Mail-Postfach?<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Habt Geduld mit euch selbst und setzt euch selbst nicht unter Druck! Um neue Gewohnheiten zu etablieren braucht es viele Wiederholungen. In Woche 1 k\u00f6nnt ihr mit dem Zeitmanagement beginnen und wenn das gut klappt, versucht es in der darauffolgenden Woche mit der Organisation und Ordnung schaffen.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Verantwortlich f\u00fcr die Inhalte dieses Beitrags sind Linda J\u00f6rres und Julia-Elena Runkel.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Im ersten Blogbeitrag zum Thema \u201eEntspannt arbeiten mit klaren Strukturen\u201c lag der Fokus auf dem Zeitmanagement. 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