{"id":8796,"date":"2021-04-21T12:00:42","date_gmt":"2021-04-21T10:00:42","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/?p=8796"},"modified":"2023-03-17T12:03:39","modified_gmt":"2023-03-17T11:03:39","slug":"zki2021_nachbericht","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/2021\/04\/21\/zki2021_nachbericht\/","title":{"rendered":"Gro\u00dfveranstaltungen aus dem heimischen Office organisieren \u2013 Geht alles!"},"content":{"rendered":"<div class=\"twoclick_social_bookmarks_post_8796 social_share_privacy clearfix 1.6.4 locale-de_DE sprite-de_DE\"><\/div><div class=\"twoclick-js\"><script type=\"text\/javascript\">\/* <![CDATA[ *\/\njQuery(document).ready(function($){if($('.twoclick_social_bookmarks_post_8796')){$('.twoclick_social_bookmarks_post_8796').socialSharePrivacy({\"txt_help\":\"Wenn Sie diese Felder durch einen Klick aktivieren, werden Informationen an Facebook, Twitter, Flattr, Xing, t3n, LinkedIn, Pinterest oder Google eventuell ins Ausland \\u00fcbertragen und unter Umst\\u00e4nden auch dort gespeichert. N\\u00e4heres erfahren Sie durch einen Klick auf das <em>i<\\\/em>.\",\"settings_perma\":\"Dauerhaft aktivieren und Daten\\u00fcber-tragung zustimmen:\",\"info_link\":\"http:\\\/\\\/www.heise.de\\\/ct\\\/artikel\\\/2-Klicks-fuer-mehr-Datenschutz-1333879.html\",\"uri\":\"https:\\\/\\\/blog.rwth-aachen.de\\\/itc\\\/2021\\\/04\\\/21\\\/zki2021_nachbericht\\\/\",\"post_id\":8796,\"post_title_referrer_track\":\"Gro%C3%9Fveranstaltungen+aus+dem+heimischen+Office+organisieren+%E2%80%93+Geht+alles%21\",\"display_infobox\":\"on\"});}});\n\/* ]]> *\/<\/script><\/div><p><div id=\"attachment_8797\" style=\"width: 310px\" class=\"wp-caption alignright\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-8797\" class=\"wp-image-8797 size-medium\" src=\"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/files\/2021\/04\/DSC_4617_zugeschnitten-300x173.jpg\" alt=\"\" width=\"300\" height=\"173\" srcset=\"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/files\/2021\/04\/DSC_4617_zugeschnitten-300x173.jpg 300w, https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/files\/2021\/04\/DSC_4617_zugeschnitten-1024x590.jpg 1024w, https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/files\/2021\/04\/DSC_4617_zugeschnitten-768x442.jpg 768w, https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/files\/2021\/04\/DSC_4617_zugeschnitten-1536x885.jpg 1536w, https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/files\/2021\/04\/DSC_4617_zugeschnitten-2048x1180.jpg 2048w\" sizes=\"auto, (max-width: 300px) 100vw, 300px\" \/><p id=\"caption-attachment-8797\" class=\"wp-caption-text\">Hinter den Kulissen unseres Eventmanagement-Teams (v.l.n.r. Dunja Gath und Nicole Kaminski) <br \/>Quelle: Eigene Darstellung<\/p><\/div><\/p>\n<p>Die Planung f\u00fcr die gro\u00dfe <a href=\"https:\/\/zki2021.de\/frontend\/index.php\">ZKI-Fr\u00fchjahrstagung,<\/a> welche vom 08. M\u00e4rz \u2013 10. M\u00e4rz 2021 vom IT Center der RWTH Aachen organisiert wurde, war schon in trockenen T\u00fcchern als es hie\u00df, dass wir erstmalig in diesem Ausma\u00df auf eine Online Veranstaltung umstellen. Absagen? Kommt nicht in Frage. Verschieben? Nein &#8211; Wir schaffen das!<\/p>\n<p>Das Thema \u201eIT verbindet &#8211; Die &#8217;neue&#8216; Rolle der IT im Zeitalter der Digitalisierung&#8220; ist aktueller denn je und wir, das Eventmanagement-Team des IT Centers, haben uns auch der neuen Rolle der Events in der digitalen Welt gestellt.<\/p>\n<p>Wie wir das geschafft haben und welchen Herausforderungen wir uns stellen mussten, k\u00f6nnt ihr nun in unserem Nachbericht lesen. Viel Spa\u00df!<\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<p>In Windeseile haben wir umgeplant, uns verschiedene Online-Plattformen und Tools angeschaut, das bestehende Konzept \u00fcberarbeitet und den Ablauf mehr als genug geprobt. Die virtuelle Veranstaltung war doch mit mehr Planung verbunden als man denkt. Doch es hat sich gelohnt: Der Verein, die Teilnehmenden und die Referenten waren begeistert. Wir hatten <a href=\"https:\/\/www.youtube.com\/playlist?list=PL1jPG9xHv0a-DCzMbqZSOuN1pjpasjQo7\">fantastische Vortr\u00e4ge<\/a>, eine <a href=\"https:\/\/www.virtual-venue.io\/de\/\">hervorragende Plattform<\/a>, auflockernde Networking-M\u00f6glichkeiten und ein zauberhaftes Rahmenprogramm. Somit konnten wir die G\u00e4ste auch virtuell mitrei\u00dfen, denn die Digitalisierung beginnt im Kopf! Wenn der Schalter einmal umgelegt ist, l\u00e4sst sich nahezu jede Veranstaltung digital durchf\u00fchren.<\/p>\n<p>Doch darf man im Tool-Dschungel nicht den \u00dcberblick verlieren. Die Online-Plattformen sprie\u00dfen seit letztem Jahr nur so aus dem Boden und nicht jede war f\u00fcr die digitale ZKI-Fr\u00fchjahrstagung geeignet. Mit festgelegten Kriterien an diese Plattform begaben wir uns auf die Suche. Doch hatten wir einen Faktor, der das ganze unausweichlich beschleunigen musste \u2013 die Zeit.<\/p>\n<p>Als im Oktober 2020 die Entscheidung fiel, dass wir endg\u00fcltig die Fr\u00fchjahrstagung virtuell austragen werden, hie\u00df es f\u00fcr uns, kr\u00e4ftig in die Tasten hauen, denn schlie\u00dflich blieben uns noch ganze 4 Monate um das bestehende Pr\u00e4senz-Konzept in ein digitales zu wandeln.\u00a0 Doch trotz- oder gerade wegen diesem zeitlichen Drucks, haben wir das Event nun zu dem gemacht was es war \u2013 ein voller Erfolg!<\/p>\n<p>Nun blieben uns 4 Monate \u2013 4 Monate um die virtuelle Plattform zu beschaffen, die Einladungen zu versenden, die Marketingkampagne zu starten, das Rahmenprogramm zu organisieren, Webseiten zu gestalten, Referent*innen und Sponsoren zu akquirieren, und und und\u2026<\/p>\n<p>Erst Ende November, nach langen Tests und zahlreichen Terminen, haben wir uns gemeinsam mit unserem Programm-Komitee f\u00fcr die letztendlich genutzte Plattform entschieden. Ab dann konnte die Planung richtig losgehen und schon bald sollte planm\u00e4\u00dfig die Anmeldung starten.<\/p>\n<h2>Planm\u00e4\u00dfig?!<\/h2>\n<p>Planm\u00e4\u00dfig verlief die Organisation dieser Veranstaltung wohl weniger \u2013 Stichwort: \u201aCovid-19\u2018. Viel mehr war Spontanit\u00e4t und Flexibilit\u00e4t gefragt, immerhin gab es noch keinen definierten, etablierten Prozess f\u00fcr diese Art von Veranstaltungen. Und so wurden erfahrende Event-Profis zu blutigen Anf\u00e4ngern in der digitalen Welt. Doch hat uns diese Herausforderung angespornt und angetrieben, dies nicht nur zu einem 0,8,15 Meeting zu machen, sondern vielmehr zu einem digitalen Erlebnis!<\/p>\n<p>Um dies zu erm\u00f6glichen und die damit verbunden Kosten zu decken, konnten wir letztlich 18 Sponsoren gewinnen, die sich gemeinsam mit uns, teilweise erstmalig, auf die digitale Reise begeben haben.<\/p>\n<h2>Nur noch einen Monat\u2026<\/h2>\n<p>Der Zuschlag f\u00fcr die Plattform ist erteilt, Sponsorenvertr\u00e4ge unterschrieben, Anmeldewebsite steht, Beschaffungen erfolgt und Referent*innen geschult. Weitere nervenaufreibende Tage sp\u00e4ter \u2013 Die Anmeldung kann starten.<\/p>\n<p>Ein wichtiger Meilenstein in der rasanten Planung ist geschafft. Und all das, ohne pers\u00f6nlichen Kontakt, physische Abstimmungstermine, kein H\u00e4ndesch\u00fctteln, keine spontanen Absprachen und Austausch an der Kaffeemaschine oder auf dem Flur. Klingt komisch? War es auch! Wie wichtig und wertvoll diese kurzen Gespr\u00e4che sind, konnten wir in dieser Planung einzigartig feststellen.<\/p>\n<h2>Nur noch wenige Stunden bis zum Start\u2026<\/h2>\n<p>Doch haben wir auch an alles gedacht? Der letzte Gang durch die leeren Hallen der Veranstaltungsr\u00e4ume war nun nur ein Mausklick entfernt. Anstatt die Mikrofone und Licht zu testen, haben wir den Stream der Vortr\u00e4ge geprobt.<\/p>\n<p>Klappt der Login? Bricht der Stream ab? Wird es viele technische Anfragen geben? Alles Variablen die wir vorab schwer einsch\u00e4tzen konnten.<\/p>\n<p>Der Stadt- und Anreiseplan zur Eventlocation wurde durch einen digitalen Plan in Form einer F\u00fchrung durch die wichtigsten Punkte der Handhabung der Veranstaltungsumgebung ersetzt.<\/p>\n<div id=\"attachment_8798\" style=\"width: 310px\" class=\"wp-caption alignright\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-8798\" class=\"wp-image-8798 size-medium\" src=\"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/files\/2021\/04\/Blumen-300x225.jpg\" alt=\"\" width=\"300\" height=\"225\" srcset=\"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/files\/2021\/04\/Blumen-300x225.jpg 300w, https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/files\/2021\/04\/Blumen-1024x768.jpg 1024w, https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/files\/2021\/04\/Blumen-768x576.jpg 768w, https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/files\/2021\/04\/Blumen-1536x1151.jpg 1536w, https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/files\/2021\/04\/Blumen-2048x1535.jpg 2048w\" sizes=\"auto, (max-width: 300px) 100vw, 300px\" \/><p id=\"caption-attachment-8798\" class=\"wp-caption-text\">Ein gro\u00dfes Dankesch\u00f6n! <br \/>Quelle: Eigene Darstellung<\/p><\/div>\n<p>Unser Fazit:<\/p>\n<p>Virtuelle Events sind herausfordernder als man denkt, aber es lohnt sich! Die aktuelle Situation ist f\u00fcr alle eine Umstellung. Doch f\u00fcr dieses absolut erfolgreiche digitale Event mussten wir weder zum Tech-Guru noch zum Tool-Jongleur werden.<\/p>\n<p>Man muss sich ganz einfach auf die digitale Wandlung und die gegebenen Umst\u00e4nde einlassen.<\/p>\n<p style=\"text-align: left;\"><strong>Alles in allem war es uns eine gro\u00dfe Freude die ZKI-Fr\u00fchjahrstagung auszurichten und danken jedem und jeder Unterst\u00fctzer*in, Helfer*in und G\u00f6nner*in.\u00a0<\/strong><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Verantwortlich f\u00fcr die Inhalte dieses Beitrags ist <a href=\"https:\/\/www.itc.rwth-aachen.de\/go\/id\/epvp\/gguid\/0x0DB38A849F944D4297D553F09ED3C344\/allou\/1\/\">Dunja Gath<\/a>.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die Planung f\u00fcr die gro\u00dfe ZKI-Fr\u00fchjahrstagung, welche vom 08. M\u00e4rz \u2013 10. M\u00e4rz 2021 vom IT Center der RWTH Aachen organisiert wurde, war schon in trockenen T\u00fcchern als es hie\u00df, [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":2589,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"c2c_always_allow_admin_comments":false,"footnotes":""},"categories":[308,316],"tags":[],"class_list":["post-8796","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-events-jubilaen-erfolge","category-projekte-kooperationen"],"aioseo_notices":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/8796","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2589"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=8796"}],"version-history":[{"count":9,"href":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/8796\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":14904,"href":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/8796\/revisions\/14904"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=8796"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=8796"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.rwth-aachen.de\/itc\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=8796"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}