Quelle: Eigene Darstellung
Software ist nicht mehr aus dem alltäglichen Berufsleben wegzudenken. Auch an der RWTH Aachen University hat die Nutzung von Software einen sehr hohen Stellenwert in Verwaltung, Forschung und Lehre. Durch den intensiven Einsatz von Software nimmt ebenfalls der Aufwand sowie die Komplexität der Beschaffung und Verwaltung von Software zu. Eine zunehmend zentrale Rolle an dieser Stelle spielt die ausreichende, korrekte Lizenzierung der Software, die es nachzuweisen gilt. Zur Bewältigung dieser Problemstellung wurde ein Software Asset Management an der RWTH Aachen University ins Leben gerufen.
Was ist Software Asset Management und Warum?
Auf der einen Seite werden in Miss Marple grundsätzlich alle Softwaredaten aus dem Software-Shop der RWTH Aachen eingebunden, d.h. die notwendigen kaufmännischen Informationen zu bereits erworbenen Softwareprodukten wie Lizenzzeitraum, Kaufdatum, etc. Zurzeit sind Beschaffungsdaten der Hersteller Microsoft, Adobe, Corel, Origin, Endnote und Autodesk zugeordnet.
Die Zuordnung der Beschaffungsdaten weiterer Hersteller ist in Arbeit. Software, welche nicht über den Software-Shop erworben wird, kann einfach manuell von der Einrichtung hinzugefügt werden. Auf der anderen Seite wird die installierte Software auf den Computern, die der Einrichtung zugeordnet sind, automatisiert durch Miss Marple erfasst. Anhand dieser Informationen kann das Tool eine Compliance-Berechnung durchführen, d.h. einen Abgleich der Anzahl der installierten Software mit der Anzahl der vorhandenen Lizenzen.
Das Software Asset Management beschreibt zusammengefasst die zentrale Verwaltung, Kontrolle und Optimierung von Softwarenutzung sowie ihrer Lizenzierung. Dieses Verfahren ermöglicht also u. a. eine Unter- oder Überlizenzierung von Software schnell zu erkennen. Da Softwarehersteller auch an Hochschulen vermehrt Audits und Plausibilitätsprüfungen hinsichtlich ihres lizenzkonformen Einsatzes durchführen, ist es besonders wichtig Unterlizenzierungen zu vermeiden und eine technische Transparenz zu schaffen. Auf der anderen Seite bietet das Erkennen einer Überlizenzierung auch die Optimierung des Lizenzverbrauchs und somit die Reduzierung von Kosten.
Zur automatisierten Umsetzung dieses Prozesses wurde im Rahmen eines Projektes zusammen mit der FH Aachen University of Applied Science das Software Asset Management-Tool Miss Marple beschafft.
Miss Marple, was kann Sie eigentlich?
Vorteile auf einen Blick:
- zentrale Softwareverwaltung an der Einrichtung/Hochschule
- Import der erworbenen Lizenzen aus dem Software-Shop der RWTH Aachen
- automatische Erfassung der installierten Software
- vorgefertigte Abfragen zur Compliance-Berechnung
- Optimierung des Lizenzverbrauchs
- Vermeidung von Über- und Unterlizensierung
- Einheitliche Steuerung und Verwaltung des Lebenszyklus der eingesetzten Software
- Auditsicherheit
- Etablierung einer Verbindung zwischen der kaufmännischen Softwarebeschaffung und dem technischen Software Asset Management
Welche Schritte sind zur Aufnahme einer Einrichtung notwendig?
Zur Teilnahme berechtigt sind generell alle Einrichtungen der RWTH Aachen University. Informationen zum Software Asset Management und zur Teilnahme finden Sie auf unseren Seiten des IT Centers. Wenn Sie teilnehmen möchten, kontaktieren Sie bitte unser IT-ServiceDesk.
Falls Sie noch Rückfragen haben oder es Unklarheiten gibt, können Sie gerne einen individuellen Beratungstermin im IT Center wahrnehmen.
