Sascha und Nils im Interview
Quelle: Eigene Darstellung
Ein Interview mit unseren Haussprechern
Sascha und Nils sind schon seit einigen Jahren Haussprecher des IT Centers und vertreten die Interessen der Belegschaft. Sie fungieren als Sprachrohr gegenüber der Leitung und sind Vertrauens- und Ansprechperson für Fragen und Probleme der Mitarbeitenden.
Janin: Was genau bedeutet es Haussprecher zu sein und welche Aufgaben bringt die Rolle mit sich?
Sascha: Zum einen sind wir, und das ist sicherlich für uns das Wichtigste: Vertrauens- und Ansprechperson für alle Kolleg*innen im Haus.
Egal um welche Anliegen, Probleme oder Herausforderungen es geht, aber insbesondere im Bereich zwischenmenschlicher Natur, kann die Belegschaft jederzeit auf uns zukommen um mit uns zu sprechen. Entweder um sich einfach nur eine neutrale, externe Meinung einzuholen oder um uns zu bitten unterstützend bei der Lösung zu helfen. Dazu gehört zum Beispiel, dass wir moderierende Gespräche führen, wenn es irgendwo Konflikte gibt. Es kann aber auch sein, dass wir Einzelgespräche führen. Vertrauen kann man sich an der Stelle nicht erkaufen, das muss man sich erarbeiten und deshalb ist alles, was an uns herangetragen wird unter dem hohen Gut der Verschwiegenheit bzw. Vertraulichkeit zu sehen.
Um an uns heran zu treten gibt es verschiedene Möglichkeiten. Natürlich können die Kolleg*innen uns direkt anrufen oder anmailen. Für E-Mails haben wir ein eigenes Postfach. In Zeiten ohne Pandemie steht unsere Bürotür immer offen. Wenn man etwas an uns herantragen möchte, was nicht direkt mit der eigenen Person in Verbindung gebracht werden soll, gibt es die sogenannten Feedback-Kästen zu nutzen. Das sind ganz normale Briefkästen, für die nur wir einen Schlüssel haben und die wir regelmäßig einsehen, um Post in nicht digitaler Form entgegen zu nehmen.
Haussprecher-Sprechstunde
Neben diesen Möglichkeiten bieten wir außerdem einmal im Monat die Haussprecher-Sprechstunde an. Derzeit findet diese digital statt und die Kolleg*innen können uns dann in einem Meeting-Raum antreffen, um mit uns über deren Anliegen zu sprechen.
Regelmäßige Gespräche mit der IT Center-Leitung
Um die Belange, die an uns herangetragen werden auch umsetzen zu können nehmen wir an den Führungsgremien des Hauses teil. Beispielsweise an der Management-Runde und dem Führungskreis. Darüber hinaus haben wir regelmäßig, einmal im Monat, ein 6-Augen Gespräch mit Herrn Professor Müller. In diesem Gespräch sprechen wir mit ihm über Belange der Belegschaft und er befragt auch uns zu Themen, bei denen ihm die Meinung oder Stimmung der Mitarbeitenden wichtig ist.
Die Hausversammlung
Außerdem organisieren wir die Hausversammlung, die 5x im Jahr stattfindet. Wir organisieren und moderieren dieses Format, in dem die Belegschaft regelmäßig über wichtige Themen informiert wird.
Das Party-Team
Zu unseren weiteren Aufgaben gehören die Organisation und Ergänzung des Party-Teams. Damit tragen wir Sorge dafür, dass die Belegschaft auch außerhalb der Arbeit auf sozialer Ebene miteinander in Kontakt kommt und sich besser kennenlernen und zwischenmenschlich zusammenfinden kann.
Diese Events sind wirklich sehr wichtig für die Kolleg*innen. Das haben wir besonders in der jetzigen Zeit gemerkt, denn etwaige digitale Möglichkeiten ersetzen nicht die Veranstaltungen der letzten Jahre. Wir hoffen, dass wir bald wieder etwas auf die Beine stellen können, um uns wieder zusammenzufinden.
Der Pausen-Express
Darüber hinaus organisieren wir auch den Pausen-Express. In nicht Corona-Zeiten war es so, dass einmal die Woche in jedem Standort eine Trainerin vorbeischaute und ein 10-minütiges Übungsprogramm mit den Teilnehmenden machte. Dazu gehörte beispielsweise Lockerungsübungen kennenzulernen. Derzeit findet das Angebot digital statt.
Begrüßung der Azubis
Außerdem ist es uns ein Privileg die neuen Abzubildenden jedes Jahr bei diversen Begrüßungsveranstaltungen willkommen zu heißen. Dort stellen sich die Auszubildenden und die Ausbildenden vor und wir erzählen etwas über uns und das IT Center.
Die IT Center Mitarbeitenden-Zufriedenheitsumfrage
Damit wir mitbekommen, wie die derzeitige Stimmung im Hause ist, haben wir die Mitarbeitenden-Zufriedenheitsumfrage ins Leben gerufen. Diese werten wir im 4-Augen-Prinzip aus und schauen uns an, in welchen Bereichen wir uns noch verbessern können und was bereits sehr gut läuft.
Das Mentoring-Programm
Last but noch Least – organisieren wir das Mentoring-Programm des IT Centers. Das ist ein Programm, in dem ausgewählte Mitarbeitende mit besonderen Eigenschaften wie Freundlichkeit, Hilfsbereitschaft und Erfahrung im Haus neuen Mitarbeitenden an die Seite gestellt werden, um diesen einen möglichst guten Einstand für die Arbeit am IT Center zu ermöglichen. Neben den Kolleg*innen der Abteilung, den Vorgesetzten und auch uns Haussprechern sind die Mentor*innen für die neuen Mitarbeitenden da, wenn sie Fragen haben.
Janin: Seit wann seid ihr Haussprecher und seit wann gibt es Haussprecher am IT Center?
Nils: Ich selbst bin seit Ende 2012 Haussprecher, also schon 9 Jahre und Sascha wurde im November 2014 gewählt. Die Haussprecher werden von der Belegschaft kontinuierlich neu gewählt oder bestätigt. Letzteres zeigt uns auch wie zufrieden die Kolleg*innen mit unserer Arbeit sind. Die Wahlen finden in der Regel wechselseitig alle 1,5 Jahre statt. Eine Amtszeit umfasst dann 3 Jahre. So gibt es dann zwischen den Haussprecher eine Art „Übergabezeit“. Es kann ja sein, dass jemand zurücktritt oder jemand anderes gewählt wird.
Sascha: Wie lange es die Haussprecher gibt, konnten wir gar nicht so genau rausfinden. Aber mein Vorgänger hat seinen Abschied aufgrund seiner Rente im Jahr 2015 angekündigt. Zu seinem Ausstand hat er das Amt 16 Jahre lang bekleidet. Bedeutet die Haussprecher gibt es mindestens seit 1999.
Janin: Weshalb ist es euch wichtig, dass es Haussprecher*innen am IT Center gibt und weshalb habt ihr das Amt angenommen?
Nils: Man wird ja schon irgendwie von den Kolleg*innen gefragt. Also ich habe mir jetzt nicht gesagt: „Och, Haussprecher das musst du mal gemacht haben in deinem Leben.“ Die Kolleg*innen kamen auf mich zu und haben gefragt, ob ich mir nicht vorstellen könnte das Amt anzutreten. Der Vorschlag wurde dann eingereicht und ich bin gewählt worden. Und ich glaube, wenn man dann gewählt wird, fühlt man sich irgendwo bestätigt, dass es vielleicht doch passen kann und bemüht sich das Amt bestmöglich zu erledigen.
Um die Frage zu beantworten, ob das IT Center Haussprecher braucht: Wir haben durchaus die Chance schon frühzeitig Konfliktsituationen auszuheben, was sehr gut ist. Das gelingt uns mit Sicherheit nicht immer – auch wenn wir uns das natürlich wünschen würden.
Außerdem finde ich es besonders gut, wenn Kolleg*innen eine Ansprechperson haben, die jetzt nicht beispielsweise der direkte Vorgesetzte ist. Um sich auf einem einfachen Weg, völlig unverbindlich eine zweite Meinung einholen zu können. Ohne dass jemand etwas davon wissen muss – daher behandeln wir jegliches Thema auch vertraulich.
Sascha: Bei mir war es so, dass mein Vorgänger auf mich zugekommen ist und mich gefragt hat bzw. mir gesagt hat, dass er sich mich im Amt gut vorstellen kann. Natürlich fühlte ich mich geschmeichelt allerdings habe ich nicht direkt „Ja!“ geschrien, denn das Amt bringt ja durchaus eine gewisse Verantwortung mit sich, derer wir uns auch sehr bewusst sind. Wenn jemand mit einem
Problem zu uns kommt, dann ist es das Eine sich dieses anzuhören, das Andere ist es, sich dafür einzusetzen, so dass das Problem dann auch gelöst werden kann. Das ist ein Job, der nicht immer nur Friede-Freude-Eierkuchen ist. Da gibt es durchaus auch emotionale Dinge, die wir erleben. Und darüber hinaus sind wir durch dieses Amt im ständigen Kontakt mit dem Führungskreis und der Leitung, mit denen wir vielleicht vorher kaum etwas zu tun hatten. Es bestanden bei mir auch durchaus Bedenken, dass man durch das Einsetzen für die Interessen der Belegschaft oftmals in diesen Kreisen eine „Dagegen“ Haltung einnehmen muss und ob das ggf. einen negativen Einfluss auf das eigene Arbeitsleben haben kann. Ich muss unterm Strich aber sagen, dass das zum Glück nie passiert ist.
Janin: Für Mitarbeitende seid ihr wertvolle Ansprechpartner. Wie wichtig ist euch Diskretion und Vertrauen?
Nils: Diskretion und Vertrauen sind uns sehr wichtig und das sind in unseren Augen tatsächlich auch die Voraussetzungen, dass sich die Kolleg*innen auch trauen sich an uns zu wenden. Wenn das nicht gegeben wäre, würden wir auch weniger erfahren. Trotzdem hat das manchmal auch gewisse Nachteile. Wenn wir Diskretion zulassen, stehen wir auf der anderen Seite vor der Herausforderung, Probleme gegenüber der Leitung zu vermitteln, es ggf. für die Beschreibung des Problems aber nicht konkret genug ist. Damit müssen wir aber Leben, um die Personen zu schützen. Diskretion und Vertrauen sind das höchste Gut und dann finden wir Lösungen, um auf Meinungen genauer eingehen zu können.
Janin: Wie tragt ihr als Haussprecher dazu bei, dass neue Mitarbeitende optimal mit „an Bord“ genommen werden?
Sascha: Zum einen durch ein Kennenlerngespräch in der Sprechstunde, durch die Vorstellung der Mitarbeitenden auf der Hausversammlung, das Mentoring-Programm und letztlich auch durch die Organisation der Social-Events. Dort haben neue Mitarbeitenden die Chance Kolleg*innen besser kennen zu lernen.
Wir bedanken uns bei Sascha und Nils für das offene Interview und die interessanten Einblicke in das Amt der Haussprecher.
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags sind Sascha Bücken, Nils Neumann und Janin Vreydal.
