Portrait der Tätigkeiten von Wenona Gieren und Jule Hamm, Auszubildende der Abteilung Adminstration & Organisation des IT Centers.
Für den dritten Teil der Blogserie „Get closer – IT Center“ wurden die beiden Auszubildenden Jule Hamm und Wenona Gieren der Abteilung Administration und Organisation (A&O) interviewt. Nachdem die beiden ihr Abitur absolviert haben, begannen sie eine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement im IT Center der RWTH Aachen University.
Jule arbeitet bereits seit August 2017 im IT Center und befindet sich dementsprechend im zweiten Ausbildungsjahr. Wenona fing im Dezember 2018 an und schließt bald das erste Lehrjahr ab. Auf die Ausbildungsstelle wurden sie auf unterschiedliche Weise aufmerksam.
Bei Wenona fand ein Infotag in der Schule statt, der ihr Interesse geweckt hatte. Jule fand den Ausbildungsplatz durch Recherchen im Internet.
Zu den Aufgaben als Kauffrau für Büromanagement zählen vor allem administrative Tätigkeiten. Darunter fallen zum Beispiel die E-Mail-Korrespondenzen sowie der persönliche Kontakt mit IT Center-internen sowie externen Personen. Aber auch der Vermerk von Urlaub und Krankmeldungen, die Steuerung von Raumbuchungen sowie die Bearbeitung der Post sind dabei wichtige Bestandteile ihres Arbeitsalltags. Da auch ein IT Center nicht ohne Tacker, Schreibuntensilien, Aktenordner und Co. auskommt, fällt auch die Anschaffung von Büromaterialien in die Tätigkeitsbereiche der Auszubildenden Jule und Wenona.
Um die Auszubildenden in weitere spannende Bereiche zu involvieren, übernehmen sie Teilaufgaben des Auftragswesens, des Finanzwesens und des Dienstreisemanagements. Auf diese Weise erhalten sie tiefgehende Einblicke in die Verwaltungs- und Administrationstätigkeiten des IT Centers der RWTH Aachen. Zudem stellen die Auszubildenden Arbeitsverträge für die studentischen Hilfskräfte aus und kümmern sich mit um den Personalprozess.
Übergreifend zu den genannten Aufgaben tragen sie außerdem Verantwortung für die Sorgfalt der Aufgabenabwicklung sowie für die Pflege der Ausbildungsnachweise. Für Jule war ein Höhepunkt ihrer bisherigen Ausbildung das erfolgreiche Bestehen der Abschlussprüfung Teil 1 und das täglich Bewältigen anspruchsvoller Tätigkeiten, wozu Wenona zustimmte.
Zu den Stärken der beiden gehören ihr gutes Zeitmanagement, Organisationstalent, eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Selbstständigkeit. Da sie sehr hilfsbereite Personen sind, können bei Bitten der Mitarbeitenden des IT Centers oft nicht nein sagen und ernten damit regelmäßig Sympathiepunkte.
Jule Hamm/ Wenona Gieren.
„Die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement bietet eine große Aufgabenvielfalt und schafft somit den optimalen Baustein für die berufliche Zukunft.“
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags sind Tomás Castro-Borrego, Sarah Hamacher, Johanna Klar und Merve Sabab.
