Arlinda Ujkani im Interview
Quelle: Eigene Darstellung
Mit an Bord in der Gruppe „Marie“
Arlinda Ujkani arbeitet seit dem 1. April am IT Center in der Abteilung Service & Kommunikation. Sie unterstützt dort mit ihrem Fachwissen die Gruppe Marketing & Eventmanagement und ist insbesondere für das Marketing des Forschungsdatenmanagements zuständig. Ihr Bewerbungsgespräch wurde bereits digital durchgeführt und ihr war von Beginn an bewusst, dass sie digital eingearbeitet wird. Was sie in der Einarbeitung erlebt hat und wie sie Kolleginnen und Kollegen digital kennengelernt, erzählt Arlinda uns im Interview.
Janin: Arlinda, beschreib uns doch bitte die Abteilung Service & Kommunikation des IT Centers und vor allem was die Aufgaben der Abteilung und deiner Gruppe „Marie“ sind.
Arlinda: Unsere Abteilung ist in drei Gruppen unterteilt. Einmal „IT-SD“, also das IT-ServiceDesk. Es ist der Single Point of Contact des IT Centers und bietet Beratung und Unterstützung für alle IT Center Services. Darüber hinaus sind einige der Kolleginnen und Kollegen für die IT-Administration des IT Centers zuständig. Die zweite Gruppe ist „WiPro“, Wissensmanagement und Prozesse. Dort sind meine Kolleginnen und Kollegen verantwortlich für das Qualitätsmanagement, Wissensmanagement und die interne Organisation der Abteilung. Dazu gehören beispielsweise die Anleitungen und Erklärungen unserer Services auf IT Center Help. Die Gruppe Marie, also Marketing & Eventmanagement, verantwortet die Außendarstellung des IT Centers. Wir berichten über all das, was am IT Center passiert und wichtig für die einzelnen Zielgruppen wie zum Beispiel Studierende oder Mitarbeitende ist. Darüber werden Blogbeiträge, Social-Media Postings oder Beiträge verfasst und veröffentlicht. Das Eventmanagement plant, koordiniert und betreut Veranstaltungen des IT Centers.
Allgemein unterstützt aber jeder Mitarbeitende der Abteilung Service & Kommunikation das IT-ServiceDesk im Support. So sind wir immer mit aktuellen Änderungen und Anfragen der Kunden vertraut und können die Kommunikation zielgerichtet planen. Darüber hinaus sind die Aufgaben der einzelnen Gruppen aber so vielfältig, dass ich das hier in Kürze gar nicht alles aufzählen kann.
Janin: Wie war dein erster Arbeitstag am IT Center? Was hast du erlebt und wie hast du dich gefühlt?
Arlinda: An meinem ersten Tag war ich vor Ort um meine Hardware abzuholen. Frau Kadansky, Personalerin am IT Center, hat mich begrüßt und dann zu Benjamin in die IT-Administration gebracht. Dort habe ich meinen Laptop bekommen und Dunja, meine Kollegin aus der Gruppe „Marie“, hat mich in Empfang genommen. In der Abteilung Service & Kommunikation gibt es ein Mentoren-Programm, bei dem die neuen Mitarbeitenden während der Einarbeitung eine Mentorin oder einen Mentor an die Seite gestellt bekommt. So findet während der ersten drei Monate eine 1:1 Betreuung statt. Leider war Jana, meine Mentorin, an meinem ersten Arbeitstag nicht da, aber Dunja hat sie super vertreten. Sie hat mich durchs IT Center geführt und wir haben alles Technische am Laptop eingerichtet. Tatsächlich wurde ich danach aber auch schon wieder nach Hause geschickt. Zu Hause war ich dann wirklich sehr froh, dass mich das erste Gruppen-Meeting via Microsoft-Teams erwartet hat. Somit konnte ich alle meine anderen Kolleginnen aus der Gruppe „Marie“ kennenlernen. Ich glaube sonst wäre ich schon etwas enttäuscht gewesen, da ich am ersten Arbeitstag ansonsten niemanden so richtig kennengelernt hätte. Aber so hatte ich wirklich einen schönen Einstieg.
Janin: Wie hast du dich damit gefühlt zu wissen, dass du rein digital eingearbeitet wirst und Kolleginnen und Kollegen sowie Führungskräfte online kennenlernst?
Arlinda: Ich muss ehrlich sagen, bevor ich angefangen habe, hatte ich schon etwas Panik. Ich habe mir Gedanken darübergemacht, dass ich nicht gut ankomme. Dass ich nicht gut in den neuen Job reinkomme, ich niemanden kennenlerne und dass das Kennenlernen sehr schwierig wird. Aber tatsächlich ist das gar nicht so gewesen. Klar, ich wünsche mir natürlich, dass der persönliche Kontakt zu den Kolleginnen und Kollegen noch etwas häufiger wäre, aber die Angst war im Endeffekt unbegründet. Wir hatten von Anfang an viele Meetings und somit konnte ich schnell alle Kolleginnen und Kollegen kennenlernen.
Janin: Wie hat dir die digitale Einarbeitung gefallen? Hattest du bestimmte Erwartungen und wurden diese erfüllt?
Arlinda: Da hatte ich auch Bedenken, dass das nicht so gut klappt. Ich konnte mir gar nicht vorstellen, wie eine digitale Einarbeitung aussehen kann, da ich das zuvor auch noch nie erlebt habe. Aber ich bin wirklich begeistert. Wir haben in der Abteilung wirklich eine sehr gute Struktur und ein sehr gutes Einarbeitungskonzept. In dem Konzept ist mit inbegriffen, dass verschiedene Personen einzelne Aufgaben und beispielsweise Support-Themen detailliert in einem „Kennertermin“ erklären. Daher konnte ich sehr viele Mitarbeitende in den ersten Wochen kennenlernen. Ich habe mich im Nachhinein auch gefragt, ob eine persönliche Einarbeitung so viel besser gewesen wäre. Wenn wir vor Ort gewesen wären, dann hätte ich mit meinem PC neben meiner Mentorin gesessen und versucht auf ihrem Computer alles zu erkennen und zu verstehen. Jetzt waren wir beide zu Hause, haben via Teams miteinander gesprochen und über die Funktion „Bildschirm teilen“ konnte ich alles auf meinem Bildschirm mitverfolgen. Es hat sich somit gefühlt auf meinem Laptop abgespielt und ich hatte dadurch schon den Eindruck, dass ich mir vieles besser merken konnte. Ich fand’s wirklich sehr cool!
Janin: Hast du bereits eine Einarbeitung in einem anderen Unternehmen erlebt und wenn ja Unterschiede festgestellt?
Arlinda: Ich war bisher als Praktikantin oder HiWine angestellt, also nicht als Festangestellte. Dementsprechend war die Einarbeitung auch nicht so umfassend. Die einzelnen Aufgaben wurden mir im persönlichen Gespräch erklärt und die Struktur der Einarbeitung war ganz anders. Hier am IT Center wurden die einzelnen Themen vorab definiert und in Kategorien unterteilt. Wir hatten für die Einarbeitung einen digitalen Lernraum mit Videos und Erklärungen und zusätzlich noch einzelne Termine mit Mitarbeitenden, die sich mit den einzelnen Themen sehr gut auskennen. Das hatte ich bisher in meinem vorherigen Jobs so nicht. Das fand ich wirklich sehr toll.
Janin: Wenn du auf die ersten Monate am IT Center zurückblickst. Wie ist das Onboarding gelaufen? Was ist besonders gut gelaufen und wo gab es in deinen Augen Hürden?
Arlinda: Ich fand’s insgesamt sehr gut. Alles lief strukturiert und nach Plan ab. Manche Dinge, die kommen aber erst im Doing, wenn man die einzelnen Sachen selbständig macht – also „Learning by Doing“. Beispielsweise die Ticketbearbeitung oder die Zertifikatsannahme vor Ort. Das habe ich erst richtig verinnerlicht, als ich das für mich alleine gemacht habe. Ich denke, je länger man am IT Center arbeitet und je mehr Übung man hat, desto besser laufen die Dinge. Es war wirklich eine sehr aufregende Zeit, eine andere Zeit, aber insgesamt eine sehr schöne Zeit.
Wir bedanken uns bei Arlinda für das Interview und die Einblicke in ihre erste Zeit am IT Center.
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags sind Arlinda Ujkani und Janin Vreydal.
