Quelle: Eigene Darstellung
#MeetMeMittwoch: Vor Kurzem startete unsere Reihe „Das IT Center Bilderrätsel“ und ihr wart gefragt, aus vier Bildern ein Wort zu bilden, das für eine Abteilung des IT Centers steht.
Das gesuchte Wort „Verwaltung“ wurde zwar bereits aufgedeckt, das dazugehörige Interview, die Vorstellung der Abteilung Finanzen, Personal & Organisationsunterstützung (FPO) sowie spannende Insights von der Abteilungsleiterin Sarina Franzen und dem stellvertretenden Abteilungsleiter Axel Taraschewski lest und erfahrt ihr aber nun in diesem Blogbeitrag! 🙂
Wer steckt hinter FPO? Wie viele Teams oder Gruppen hat die Abteilung?
Axel Taraschewski: Die klassische Gruppenaufteilung, so wie sie in anderen Abteilungen des IT Centers zu finden ist, existiert bei uns nicht. Stattdessen haben wir drei Schwerpunkte gesetzt, in denen themenbezogene Verantwortlichkeiten aufgeteilt sind. Mein Schwerpunkt ist der Bereich Finanzmanagement, der sich wiederum in drei Teilbereiche untergliedern lässt. Zunächst ist hier das Auftragsmanagement zu benennen. Gemeint sind damit alle Verwaltungsprozesse, die am Ende zu einer Beschaffung führen. Dabei gibt es viele unterschiedliche Regeln, die insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern gelten und sich in die Hochschulprozesse eingliedern müssen. „Beschaffung“ klingt in erster Instanz banal – „Ich gehe in ein Geschäft, lege einen Artikel auf die Kassentheke und bezahle.“ – So einfach ist es bei uns leider nicht. Es existieren zahlreiche Verfahren, die durchgeführt werden müssen, wenn man bestimmte Wertgrenzen überschreitet. Als öffentlicher Auftraggeber muss der Markt so bedient werden, dass kein potentieller Marktteilnehmer benachteiligt wird. So erfolgt beispielsweise i.d.R. keine freie Auswahl eines Lieferanten, sondern es werden klare Leistungsbeschreibungen definiert und darauf aufbauend Preisvergleiche durchgeführt. Bei größeren Beschaffungen starten wir auch komplexe Vergabeverfahren, teilweise sogar auf europäischer Ebene. Sie sehen, eine Beschaffung kann ein durchaus komplexer Prozess sein, der ein halbes Jahr oder länger in Anspruch nehmen kann. Ein paar Kugelschreiber zu kaufen ist tatsächlich relativ einfach – ist aber nichts im Vergleich zur Beschaffung und Inbetriebnahme eines Hochleistungsrechners für mehrere Millionen Euro.
Als nächster Teilbereich des Finanzmanagements ist das Finanzcontrolling zu benennen. Damit gewährleisten wir, dass das IT Center über ausreichend Finanzmittel verfügt und die Verausgabung der Mittel wie geplant durchgeführt werden. Mit einer jährlichen Finanzplanung erheben wir, welche Ausgaben und Investitionen im kommenden Jahr anstehen. Daraus ableitend sorgen wir unter anderem auch dafür, dass die Gelder von der Hochschule bereitgestellt werden. Darüber hinaus stellen wir auch Leistungen in Rechnung, die für andere Hochschuleinrichtungen oder externe Kunden erbracht wurden.
Zu guter Letzt ist noch der Bereich Drittmittel erwähnenswert. Das IT Center ist in vielen unterschiedlichen Drittmittel-Projekten aktiv. In den Fachabteilungen werden jedes Jahr fleißig Förderanträge gestellt, die in aller Regel positiv begutachtet und beschieden werden. Somit erhalten wir beispielsweise für ein Forschungsvorhaben oder für eine notwendige größere Beschaffung finanzielle Mittel von Drittmittelgeldgebern, die zweckgebunden bereitgestellt werden. Damit werden zum Teil Sachmittel wie das bereits genannte HPC-System, aber auch Personal bezahlt. Auch dieses Themenfeld ist überaus vielfältig und durchaus komplex, da die verschiedenen Förder- und Drittmittelgeber eigene und spezifische Regeln zur Verausgabung definieren.
Der Vollständigkeit halber möchte ich auch noch erwähnen, dass wir am IT Center auch Drittmittelvorhaben bewirtschaften, bei denen wir als Konsortialführer agieren und für die Verteilung der Gelder innerhalb eines Konsortiums zuständig sind. Dies bringt noch mal zusätzliche Herausforderungen mit sich.
Sarina Franzen: Unser zweiter und damit einer meiner Tätigkeitsschwerpunkte ist das Personalmanagement. Wir betreuen die Personalprozesse innerhalb des IT Centers von A-Z. Beispielsweise kümmern wir uns um den gesamten Einstellungsprozess: Von der Stellenausschreibung, die wir gemeinsam mit der Fachabteilung abstimmen, über die Betreuung der Bewerbenden als erste Anlaufstelle, die Organisation von Vorstellungsgesprächen bis hin zur Teilnahme an diesen Gesprächen und die anschließende Einstellung bis diese an die Zentrale Hochschulverwaltung übergeben wird. Neben der Zentralen Hochschulverwaltung arbeiten wir eng mit den Gremien der Hochschule zusammen. Über die Einstellung hinaus betreuen wir unsere Kolleginnen und Kollegen während ihrer gesamte Beschäftigungszeit und stehen auch den Führungskräften jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Perspektivgespräche sind auch ein Teil unserer Arbeit, wir organisieren diese und kümmern uns zudem um Laufbahnplanungsgespräche, die zum Teil auch mit Herrn Bündgens in seiner Rolle als Geschäftsführer stattfinden. Diese Angebote werden von unseren Kolleginnen und Kollegen gerne wahrgenommen. Des Weiteren kümmern wir uns um die gesamte Urlaubsbeantragung und -verwaltung sowie den Bereich Personalcontrolling.
Neben dem Finanz- und Personalmanagement ist unser dritter Bereich, um den ich mich kümmere, die Organisationsunterstützung. Innerhalb der Abteilung FPO arbeiten auch die Leitungsassistenzen für Prof. Müller, unserem Direktor und Professor für Hochleistungsrechnen, Herrn Bündgens, unserem Geschäftsführer sowie Prof. Kuhlen, Professor für Virtuelle Realität und Immersive Visualisierung. Die Leitungsassistenzen sind die ersten Anlaufstellen, übernehmen administrative Aufgaben, wie die Terminorganisation und die Vorbereitung von Terminen und die Protokollierung dieser. Darüber hinaus fällt die Lehrstuhlorganisation in diesen Tätigkeitsbereich: von der Einrichtung von Veranstaltungen, dem Hinzufügen von Teilnehmenden, Noteneintragungen bis hin zum Ausstellen von Bescheinigungen und dem Organisieren von Terminen. Viele dieser Tätigkeiten werden über RWTHmoodle und das Campusmanagementsystem RWTHonline ausgeführt.
Auch der infoPoint als zentrale Anlaufstelle für Besucherinnen und Besucher und unsere Kolleginnen und Kollegen innerhalb des IT Centers fällt in den Aufgabenbereich von FPO. Die Kolleginnen und Kollegen am infoPoint kümmern sich vor Ort unter anderem um die Postbearbeitung, die Bereitstellung von Arbeitsmaterialien, die Ausstellung von Parkausweisen und die Raumbewirtschaftung am IT Center.
Darüber hinaus fällt auch noch das Dienstreisemanagement in den organisatorischen Bereich. Wir unterstützen dabei unsere Mitarbeitenden bei der Beantragung von Dienstreisen, bei der Abrechnung und bei Fragen jeglicher Art. Die Abteilung PDSL hat uns eine Anwendung programmiert, die die Abwicklung von Dienstreisen vereinfacht. Wir sind auch beim Dienstreisemanagement die Schnittstelle zur zentralen Hochschulverwaltung.
Auch ist die Abteilung FPO verantwortlich für das IT Center Projektbüro. Das Projektbüro ist bei uns die zentrale Anlaufstelle für alle Projekte, die im IT Center durchgeführt werden, von kleinen internen Abteilungsprojekten bis hin zu riesigen Projekten wie beispielsweise der hochschulweiten Netzerneuerung. Die Abteilung Netze hat uns ein Projekttool entwickelt, das wir zur Erfassung und Aufbereitung unserer Projekte nutzen. Das Projektbüro des IT Centers informiert regelmäßig die Managementrunde des IT Centers über den Status unserer Projekte.
Können Sie mir sagen, was die Abteilung FPO so besonders macht? Warum ist die Abteilung unerlässlich am IT Center?
Axel Taraschewski: Unsere Kernaufgabe ist es dem IT Center Struktur zu geben. Aus dieser Struktur ergeben sich wiederum Prozesse, die einen reibungslosen Ablauf der Themenfelder Finanzen, Personal und Organisation gewährleisten. Struktur, Prozesse, Regeln und Unterstützung – das sind die Keywords, die die Abteilung in Summe ausmachen.
Können Sie mir noch etwas zu Ihren aktuellen Projekten und Entwicklungen erzählen?
Axel Taraschewski: Wir befinden uns momentan mitten in einer umfangreichen Umstrukturierung und Modernisierung. Der Ausbau der Prozessorientierung in Kombination mit der Digitalisierung steht bei uns dabei an erster Stelle.
Sarina Franzen: Ich habe im Jahr 2018 die Abteilungsleitung übernommen. Damals war beispielsweise die Rechnungsbearbeitung noch papierbasiert. Es sind ganz viele, teilweise auch sehr große, hochschulweite Digitalisierungsprojekte initiiert worden und wir haben intern sehr viel Digitalisierung und Modernisierung angestoßen. Insbesondere die Verwaltung ist ein Bereich, der teilweise in der Vergangenheit hinsichtlich der Digitalisierung vernachlässigt wurde. Wir sind jedoch schon seit längerer Zeit dabei, diese mit Hochdruck voranzutreiben.
Wie sehen Sie die allgemeine Zukunft der Abteilung?
Sarina Franzen: Neben den zuvor beschriebenen Digitalisierungs- und Modernisierungsmaßnahmen war für uns die Umbenennung der Abteilung, die zum 01.03.2022 erfolgte, ein wichtiger Schritt. Für uns war es sehr wichtig, dass sich alle Mitarbeitenden mit ihren Tätigkeitsschwerpunkten in der Abteilung und eben auch im Abteilungsnamen wiederfinden. Aus diesem Grund haben wir gemeinsam in einem Abteilungsworkshop unseren neuen Namen „Finanzen, Personal & Organisationsunterstützung“ (FPO) entwickelt.
Axel Taraschewski: Als ein wichtiges Ziel betrachten wir zudem die noch engere Verzahnung der einzelnen Teilbereiche innerhalb der Abteilung und damit einhergehend die Steigerung unserer Effizienz. Die Kopplung und gemeinsame Betrachtung von Projektbüro, Auftragsmanagement, Drittmittelmanagement und Personalmanagement ist hierfür ein gutes Beispiel. Ein großes Vergabeverfahren ist i.d.R. ein Projekt, wird meist aus Drittmitteln finanziert, aus dem auch Personal bezahlt wird. Daher ist es bedeutsam die Schnittstellen dieser Teilbereiche noch weiter zu schärfen und die Zusammenarbeit weiter zu optimieren.
Vielen Dank Ihnen beiden für das Interview!
Wir hoffen, ihr habt nun einen guten Eindruck über die Tätigkeiten und Entwicklungen der Abteilung FPO gewinnen können. Seid schon gespannt auf das nächste Rätsel…? 🙂
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags sind Sarina Franzen, Axel Taraschewski und Lina-Louise Kaulbach.
