Quelle: Eigene Darstellung
In unserem Arbeitsalltag werden wir mit zahlreichen Softwarelösungen konfrontiert. Von der einfachen Textverarbeitung bis hin zu komplexen Datenbankmanagementsystemen und Grafikdesignprogrammen – all diese Anwendungen ermöglichen es uns, unsere Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Die Nutzung dieser Anwendungen erfordert in der Regel eine entsprechende Lizenzierung. In diesem Artikel erklären wir euch, wie Lizenzen geprüft werden und warum Lizenzaudits so wichtig sind.
Was ist eine Lizenzprüfung?
Werden Verstöße gegen die Lizenzbedingungen aufgedeckt, kann dies schwerwiegende Folgen haben. Je nach Schwere des Verstoßes können hohe Nachzahlungen fällig werden. Im schlimmsten Fall drohen sogar rechtliche Konsequenzen wie Bußgelder oder Schadensersatzforderungen durch den Softwarehersteller. Es ist daher wichtig, die jeweiligen Lizenzbedingungen genau zu kennen und einzuhalten, um böse Überraschungen und mögliche finanzielle oder rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Dies geht ebenfalls aus einem Rundschreiben der RWTH Aachen (abrufbar im Intranet der RWTH) zum Thema Softwarelizenzierung hervor.
Lizenzprüfungen, auch als Lizenzaudits bezeichnet, zielen darauf ab, sicherzustellen, dass Unternehmen nicht versehentlich gegen Lizenzvereinbarungen verstoßen. Darüber hinaus können Lizenzaudits auch dazu beitragen, unnötige Kosten zu vermeiden, indem sie sicherstellen, dass Unternehmen nur die Lizenzen nutzen, die sie tatsächlich benötigen. Ungenutzte Lizenzen können auf diese Weise identifiziert und bei Bedarf wieder verkauft werden.
Wie funktioniert eine Lizenzprüfung?
Lizenzaudits werden in der Regel von den Softwareherstellern selbst oder von externen Lizenzexperten durchgeführt. Die Durchführung des Audits kann je nach Umfang und Komplexität der Softwarelösungen variieren. Hierbei wird das Unternehmen vom Hersteller oder Lizenzgeber in einem Anschreiben darüber informiert, dass die rechtskonforme Nutzung ihrer Produkte geprüft werden soll. An der RWTH Aachen gibt es eine konkrete Handlungsempfehlung, die den Umgang mit solchen Anfragen im Detail erläutert. Diese Handlungsempfehlung ist über das Intranet der RWTH Aachen erreichbar.
Nachdem der allgemeine Ablauf des Audits und weitere wichtige Formalitäten wie zum Beispiel Fragen zum Datenschutz und zu Vertraulichkeitsvereinbarungen geklärt sind, beginnt das eigentliche Audit. Dabei werden die Lizenzverträge und -bedingungen geprüft. Anschließend werden die Installationen der einzelnen Softwarelösungen auf den Rechnern überprüft und die Nutzungshistorie erfasst. Anhand der gesammelten Daten wird festgestellt, ob das Unternehmen über alle erforderlichen Lizenzen verfügt und ob diese ordnungsgemäß genutzt werden.
In einer abschließenden Besprechung werden die Ergebnisse präsentiert, und die bzw. der Prüfer*in kann gegebenenfalls Empfehlungen zur Behebung von Problemen aussprechen.
Wie kann sich ein Unternehmen auf ein Lizenzaudit vorbereiten?
Um unangenehme Überraschungen bei einem Lizenzaudit zu vermeiden, kann ein Unternehmen verschiedene Maßnahmen ergreifen. Software-Asset-Management (SAM) umfasst die Identifizierung, Überwachung, Verwaltung und Optimierung von Softwarelizenzen und -nutzung in einem Unternehmen. Durch den Einsatz von SAM-Tools können Unternehmen den Überblick über die verwendete Software behalten. Dadurch lassen sich Lizenzverstöße vermeiden. Der Einsatz von SAM-Tools an der RWTH wurde ebenfalls in einem entsprechenden Rundschreiben (im RWTH-Intranet verfügbar) näher erläutert.
Darüber hinaus können regelmäßige Schulungen und die Sensibilisierung der Mitarbeitenden im Umgang mit Software und den damit verbundenen Lizenzbedingungen ebenfalls dazu beitragen, Lizenzverstöße und somit unangenehme Folgen wie hohe Nachzahlungen oder rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Falls ihr mehr über das Thema Lizenzierung erfahren möchtet, empfehlen wir euch unseren Beitrag über Softwarelizenzen. Dort erklären wir euch, wie Softwarelizenzen funktionieren und welche verschiedenen Lizenzarten es gibt.
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags ist Stéphanie Bauens.
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