Quelle: Freepik
Namen sind wichtig – Sie geben uns Identität und Wiedererkennungswert. Sie gehören einfach zu uns.
Manche haben nicht nur einen Vornamen, sondern durchaus mehrere. Im alltäglichen Sprachgebrauch werden diese jedoch nicht immer alle durchgehend genutzt. Hier kommt der sogenannte Rufname ins Spiel. Dies ist der Name, mit dem man in der Regel angesprochen wird.
Grundsätzlich ist automatisch für jede Person im Identity Management ein Rufname hinterlegt. Im einfachsten Fall hat die Person nur einen Vornamen, wodurch der Rufname mit dem Vornamen identisch festgelegt ist.
Bei mehreren Vornamen wird der Rufname zunächst automatisch auf den ersten Vornamen gesetzt.
Bei jeder Änderung des Rufnamens – also auch bei der Ersterfassung – werden Personen mit mehr als einem Vornamen per E-Mail informiert und können, wenn nötig, korrigierend eingreifen.
Welcher Rufname ist für mich hinterlegt und wie kann ich ihn anpassen?
Das könnt ihr ganz einfach im IdM Selfservice nachschauen! Auf der ersten Seite nach dem Login wird euch eine Übersicht über eure persönlichen Daten angezeigt, darunter auch der Rufname.
Solltet ihr mehr als einen Vornamen haben, erscheint hinter dem Feld des Rufnamens ein Stiftsymbol. Wenn ihr daraufklickt, könnt ihr einen eurer Vornamen zum Rufnamen machen. Standardmäßig wird der erste im Ausweis angegebene Vorname als Rufname gesetzt. Dies könnt ihr aber natürlich jederzeit anpassen.
Übersicht der persönlichen Daten im IdM Selfservice
Quelle: Eigene Darstellung
Wenn ihr nur einen Vornamen habt, könnt ihr den Rufnamen nicht anpassen. Als Rufname sind nur Namen zulässig, die als Vorname im Ausweis dokumentiert sind.
Warum ist der Rufname relevant?
Im Arbeitsalltag der Hochschule werden viele automatisierte Prozess und Benachrichtigungen erstellt. Wenn dort ein Name genutzt wird, werden bisher meist alle Vornamen mit einbezogen. Für die täglichen Geschäftsprozesse ist das nicht unbedingt notwendig und viele Nutzende ärgern sich darüber. Daher soll der Rufname zunehmend in digitalisierten Prozessen genutzt werden. Dies anzupassen ist recht aufwändig, wodurch insbesondere ältere Systeme noch nicht umgestellt sind und dieser Prozess noch eine Weile dauern kann.
Das Identity Management der RWTH verwendet – wenn möglich – bei allen Neuanbindungen an weitere Systeme den Rufnamen.
Ausnahmen sind hier Systeme, die den vollständigen Namen zum Beispiel aufgrund rechtlicher Anforderungen benötigen.
Wo wird der Rufname nicht verwendet?
Bei Prozessen, bei denen offizielle Dokumente erstellt werden oder wo der volle Name aufgrund rechtlicher Anforderungen benötigt wird, werden weiterhin alle Vornamen fürs System bereitgestellt.
Bei Studierenden steht zum Beispiel auf der Studienbescheinigung und auf dem Zeugnis weiterhin alle Vornamen.
Bei Mitarbeitenden wird insbesondere bei der Kommunikation mit den Personalabteilungen und dem LBV weiterhin der volle Name mit allen Vornamen genutzt.
Weitere Informationen zur Änderung von persönlichen Daten findet ihr auf unserem Dokumentationsportal IT Center Help.
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags sind Thorsten Kurth und Linda Stroh.
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