IT Center Blog

Quelle: Eigene Darstellung

IT-Systeme sind nie wirklich „fertig“: Kaum ist eine Änderung einmal erfolgreich durchgeführt, muss auch schon an einer anderen Stelle die Software geupdatet oder Hardware erneuert werden. Diese Changes halten uns im IT Center auf Trab, sie stellen aber auch organisatorisch eine Herausforderung dar. In diesem Blogbeitrag nehmen wir euch mit hinter die Kulissen des Change Managements und zeigen am Beispiel des Routingschwenks X-WiN, wie wir einen solchen Change vorab planen.

Ein Change steht an – was nun?

Wenn Changes einfach dann durchgeführt werden würden, wann es gerade spontan passt, dann würde das wahrscheinlich in einigen Fällen gut gehen – in vielen Fällen würde es aber auch zu Problemen kommen, wodurch schlimmstenfalls die Arbeitsfähigkeit der gesamten RWTH deutlich eingeschränkt wäre. Dies könnte beispielsweise der Fall sein, wenn ein Zeitpunkt für die Durchführung des Changes gewählt würde, zu dem ein Service eigentlich besonders wichtig wäre. Deshalb ist in größeren IT-Organisationen, wo die Kolleg*innen die durchzuführenden Changes nicht mehr in Gänze überblicken können, ein strukturiertes Change Management wichtig. Das Change Management etabliert und steuert einen Prozess, über den Changes einer IT-Organisation systematisch bewertet und kategorisiert, geplant, genehmigt und angekündigt werden.

Viele Changes – viele Herausforderungen

Beim Festlegen von Changes gibt es einige Herausforderungen, die im Prozess berücksichtigt werden müssen: Grundsätzlich birgt jeder Change ein gewisses Risiko für unsere Anwendungen. Auch wenn wir die Risiken mit vorab durchgeführten Tests bestmöglich reduzieren, gehen mit Arbeiten an Systemen Restgefahren einher, sodass es trotz aller Vorsicht zu unerwarteten Nebeneffekten und folglich (Teil-)Ausfällen kommen kann. Zusätzlich können nicht alle Changes „lautlos“ im Hintergrund ablaufen. Häufig sind Wartungsfenster von Nöten, in denen ein Service dann nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung steht.

Darüber hinaus sind unsere IT-Systeme in vielen Fällen miteinander verwoben, was die Komplexität noch zusätzlich erhöht: Wenn beispielsweise an einer Anwendung wie RWTHgpt oder der RWTHApp gearbeitet wird, dann beschränken sich etwaige Ausfälle auf diese jeweiligen Anwendungen. Bei Arbeiten an Systemen wie dem RWTH Single Sign-On oder unserer Firewall wären bei einem Ausfall jedoch eine ganze Reihe an Anwendungen betroffen – ein möglicher Ausfall ist hier folglich aufgrund der Auswirkungen kritischer zu bewerten und umso schwerer zu planen.

Nicht alle Changes haben die gleichen Voraussetzungen und Rahmenbedingungen. Diese Individualität richtet sich unter anderem nach dem Service, der hiervon betroffen ist, den möglichen Auswirkungen und Risiken, aber auch nach der Durchführung und der Verfügbarkeit des benötigten Personals. Welche unterschiedlichen Ansprüche an die Changes gestellt werden, zeigt sich bereits daran, dass manche Changes am späten Nachmittag durchgeführt werden, wenn die Last auf das betroffene System nachlässt. Bei einigen Changes wäre dies aber nachteilig, da eine gewisse Last benötigt wird, um etwaige Probleme erkennen und schnell beheben zu können. Hier würde eine Durchführung am Morgen Sinn machen, sodass man im Laufe des Arbeitstages das System aktiv beobachten und ggf. eingreifen könnte. Eine universelle Change-Vorgabe für alle Changes reicht also leider nicht aus, sodass wir meistens den Einzelfall betrachten und bewerten müssen.

Neben diesen Herausforderungen, die hier nur angerissen werden können, kann auch immer ein weiterer Faktor hinzukommen: die Sicherheit. Wenn ein Update aufgrund von Sicherheitsbedenken eingespielt werden muss, sticht dieses Argument häufig die übrigen aus. Aber auch da ist die Devise: es kommt auf den Einzelfall an.

Das Beispiel Routingschwenk X-WiN als Major-Change

Aber wie sieht so eine Change-Planung konkret aus? Im IT Center bewerten wir die Changes zunächst in zwei Kategorien: Standard Changes und Non Standard Changes. Standard Changes sind erprobte Änderungen ohne höheres Risiko, wie beispielsweise wöchentliche Wartungen, die vorab genehmigt sind und nicht zusätzlich intern angekündigt werden müssen. Non Standard Changes, also die übrigen Changes, müssen hingegen über eine Liste innerhalb des IT Centers angekündigt und je nach Grad der potenziellen Auswirkungen und des Risikos bewertet werden anhand der Kategorien Minor, Medium oder Major. Major stellt hierbei die Change-Kategorie mit den schwerwiegendsten Auswirkungen auf die Nutzenden und/oder dem höchsten Risiko dar. Dementsprechend ist die Planung eines solchen Changes am umfangreichsten und der Vorlauf entsprechend am längsten.

Ein solcher Major-Change wurde zuletzt am 10. Juni 2025 durchgeführt, als die zentrale RWTH-Firewall auf unseren neuen X-WiN-Router geschwenkt wurde. Dieser Schwenk hat dazu geführt, dass die gesamte Außenanbindung der RWTH für einen gewissen Zeitraum unterbrochen werden musste. Um direkt etwaige Probleme durch den Schwenk beheben zu können, wurde der (Teil-)Ausfall der Anbindung für insgesamt eine Stunde angesetzt.

Wenn eine Fachabteilung einen solchen Change plant, wird die IT Managerin Operations, als Prozessverantwortliche für das Change Management, frühzeitig mit ins Boot geholt. Zusammen mit der für den Change verantwortlichen Person wurde in dem Fall zunächst ein sinnvolles Zeitfenster gesucht, um die Auswirkungen auf den Arbeits- und Lehrbetrieb der RWTH möglichst zu reduzieren. Leitgebende Fragen hierbei sind welche Auswirkungen der Change auf die Nutzenden hat, welches Wort-Case-Szenario eintreten könnte, wie wahrscheinlich der Eintritt dieses Falls ist, ob ein Roll-Back durchführbar wäre, wie lange der Change maximal aufgeschoben werden könnte usw. Die Wahl fiel letztlich auf den Dienstag nach Pfingsten, um die Exkursionswoche als vorlesungsfreie Zeit zu nutzen. Trotz des ruhenden Lehrbetriebs stellt der Ausfall der Außenanbindung eine solch schwerwiegende Einschränkung dar, dass die durchführenden Kolleg*innen sich bereit erklärten, den Change erst um 21 Uhr zu beginnen.

Zusätzlich wurde mit den für unser Marketing zuständigen Kolleg*innen die notwendigen Kommunikationsmaßnahmen besprochen und geplant. Dabei stellen wir uns Fragen, wie wen wir gezielt informieren müssen und über welchen Weg wir hier unsere Zielgruppen erreichen. Aufgrund der Auswirkungen des Changes haben wir uns im vorliegenden Beispiel dazu entschieden, neben der standardmäßigen Wartungsankündigung, einen Infobanner über dem RWTH Single Sign-On zu schalten. Neben Massenmails an die RWTH-Angehörigen ist dies unser stärkstes Instrument, um die Information aktiv an die Beschäftigten und Studierenden zu tragen.

Nach der Terminierung und der ersten Planung der Major-Changes wurde dieser in die Managementrunde des IT Centers eingebracht. Dieses Gremium setzt sich aus dem Leitungspersonal des IT Centers zusammen, bündelt also auch nochmal die verschiedenen Perspektiven der Abteilungen. Hier wurden zum Change nochmals Rückfragen gestellt, das Vorhaben kommentiert und letztlich wurde dann auch die Durchführung zum vorgeschlagenen Zeitpunkt beschlossen.

Die Durchführung des Schwenks am 10. Juni 2025 konnte dann wie angekündigt umgesetzt werden. Über die ergriffenen Kommunikationsmaßnahmen waren die Angehörigen der RWTH bestmöglich informiert und konnten den Ausfall der Außenanbindung in ihren Arbeitsabläufen berücksichtigen. Die umfangreichen und notwendigen Arbeiten konnten bei zeitgleich möglichst moderaten Auswirkungen auf den Forschungs- und Lehrbetrieb umgesetzt werden – ein Erfolg auf ganzer Linie.

Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags sind Susanne Kubiak und Nils Neumann.

Kategorie: Fun & Facts, Insight IT Center, Projekte & Kooperationen, Services & Support
Schlagworte: Change Management, Major Change, Router, Routercheck, X-WiN
Optionen: Antwort schreiben » | Trackbacks sind derzeit nicht möglich;