Es ist wohl keinem, der in der Lehre involviert war, entgangen: Am Semesteranfang war bei RWTHmoodle einfach der Wurm drin. Die Lehr- und Lernplattform der RWTH hatte mit Störungen, Überlastungen und Ausfällen zu kämpfen. Insbesondere in einem vorwiegend digitalen Semester war hier natürlich Eile geboten, um das System zu stabilisieren und den reibungslosen Lehrbetrieb wieder zu gewährleisten. Solch bedeutsame Störungen erfordern natürlich besondere Maßnahmen, sodass erstmalig der „Notfall“ im IT Center ausgerufen wurde.
So sieht Sie aus: Die Informationsseite zu aktuellen Ereignissen im Bereich RWTHmoodle.
Quelle: Eigene Darstellung
Der Notfall ist ein Instrument im Rahmen des Notfallmanagements des IT Centers und hat zum Ziel, besonders zielgerichtet und schnell alle erforderlichen Ressourcen zu aktivieren, um Störungen zeitnah beheben zu können. Ein wichtiger Bestandteil des Notfalls war der Moodle-Krisenstab, der vom Geschäftsführer des IT Centers geleitet wurde und in dem alle involvierten Abteilungen und Stellen vertreten waren. Der Krisenstab, der im Zeitraum vom 11. November bis 27. November 2020 täglich tagte, übernahm die Koordination der erforderlichen Maßnahmen. Diese waren zum einen technischer Natur – das Aufstocken der Infrastruktur sowie die Anpassung diverser Konfigurationen, damit die Datenbanken und Webfrontends auch hohe Zugriffszahlen schultern konnten. Zum anderen war hierin aber auch eine erweiterte Krisenkommunikation inbegriffen. Das oberste Prinzip hinter der Krisenkommunikation war das Schaffen einer größtmöglichen Transparenz. So haben wir in unserem Dokumentationsportal IT Center Help eine Informationsseite erstellt, auf die durch Einblendungen in den RWTHmoodle-Lernräumen direkt verwiesen wurde. Auf der Informationsseite stehen Erläuterung zur Situation, eine Auflistung der ergriffenen Maßnahmen sowie ein Link zu allen aktuellen Statusmeldungen von RWTHmoodle. Zusätzlich wurden hier wichtige Workarounds für unsere Kundinnen und Kunden zusammengestellt, wie beispielsweise eine Anleitung wie Dozierende die Bearbeitungszeit von e-Tests verlängern können oder wie der Login in Dynexite im Falle einer RWTHmoodle-Störung weiterhin möglich ist. Die Seite ist über den folgenden Link zu finden:
Neben der Informationsseite haben wir durch E-Mails an die Lehrenden, den AStA, Anbieter von Drittsystemen und die Studiendekane sowie durch den Einbezug unserer Social Media Kanäle alle involvierten Gruppen über aktuelle Störungen sowie ergriffene Maßnahmen informiert.
Diese Fülle an Aktionen stellte für alle Beteiligten eine große Kraftanstrengung dar – umso größer war die Erleichterung am 27. November 2020, als die Lehrplattform soweit stabilisiert war, dass die Notfallsituation beendet werden konnte. Zwar ist der offizielle Notfall abgeschlossen, aber die Arbeit für das IT Center rund um RWTHmoodle geht natürlich weiter: So hat der Krisenstab noch bis zum 03. Dezember 2020 zweimal in der Woche getagt, die Informationsseite bleibt bis auf weiteres online und künftig werden noch zusätzliche Treffen zwischen den zuständigen Stellen stattfinden.
Die gesamte Situation wurde vom IT Center umfassend analysiert und es wurden Maßnahmen in die Wege geleitet, um die Resilienz der Lernplattform zu erhöhen und um unser Notfallmanagement weiter zu verbessern.
Verantwortlich für die Inhalte des Beitrags ist Susanne Kubiak.
