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Gerade im HomeOffice fehlt es manchem an Struktur und Ordnung am Arbeitsplatz. Dadurch wird der Arbeitsalltag unnötig hektisch und stressig.
Doch wir müssen der Arbeitszeit nicht angespannt entgegenblicken. Die Arbeitsorganisation im Homeoffice lässt sich ganz leicht effizient, effektiv und pragmatisch optimieren, damit das Arbeiten von Zuhause entspannt bleibt. Ermöglichen lässt sich dies mit klaren Strukturen und optimiertem Zeitmanagement.
Im heutigen ersten Teil von „Entspannt arbeiten im HomeOffice“ dreht sich alles um das Thema Zeitmanagement.
Zeitmanagement im Homeoffice
Das A und O ist das Zeitmanagement. Zunächst nehmt ihr eine Aufteilung in Fix-Zeiten, Freiwillige-Zeiten und Arbeitszeit vor. Diese Aufteilung könnte dabei wie folgt aussehen:
- Fragt euch was für Fix-Zeiten ihr habt, darunter fällt zum Beispiel Essen, Schlafen, Körperpflege und den Haushalt schmeißen.
- Geht ihr dann über zu den Freiwilligen-Zeiten worunter Sport, Garten, TV, Internet und Hobbies fallen.
- Wie der Name es schon sagt, handelt es sich bei der Arbeitszeit um die Zeit, die ihr für euren Beruf benötigt.
Folgendes solltet ihr dabei immer im Hinterkopf behalten:
Was hindert mich daran die Zeitstrukturen einzuhalten? Das ist meistens eine falsche Einschätzung der Leistungsdauer. Also, wann bin ich wie leistungsfähig? Und dann kommt auch schon die Frage auf: Mache ich genug Pause? Wenn nein, warum nicht? Wenn ja, wie sieht meine Pause aus?
Was ist eine Pause überhaupt?
Bei Pausen kann man grob vier Arten unterscheiden. Die erste sind Langpausen von über 15 Minuten, die sich gut für einen Power-Nap eignen und der ideale Boost für die Aufmerksamkeit sind. Kurzpausen von 5-15 Minuten Länge eignen sich hervorragend um zum Beispiel einen Kaffee zu trinken. Die Minipausen zwischen 1-5 Minuten sind für einen Toilettengang ideal. Sehr viel kürzer geht es fast nicht: Die sogenannte Kürzestpausen bzw. Mikro- oder Minimalpausen haben eine Dauer von unter einer Minute. In solchen Momenten kann man mal kurz abschalten, die Augen schließen oder aufsteht und sich die Beine vertreten.
Zeitdauer und Zeitdiebe während der Arbeitszeit
Aus einem „Mal eben kurz…“ kann ganz schnell eine längere Aktion werden, denn meistens schätzen wir die Zeitdauer falsch ein. Und schon stecken wir wieder fest, die Fehlerquote wird zu hoch, die Konzentration lässt nach und die Motivation schwindet. Daher fragt euch vor dem nächsten „Mal eben kurz…“: Habe ich jetzt genug Zeit und Energie dafür?
Neben der falschen Einschätzung der Zeitdauer, gilt es noch Zeitdiebe zu eliminieren. Wer oder was unterbricht eure Arbeitszeit? Um das herauszufinden, ist die einfachste und effizienteste Lösung ein Zeitprotokoll zu führen mit einem Überblick über Störungen von außen. Wenn man weiß was den Workflow unterbricht, lassen sich die Störungen leichter reduzieren.
Zusätzlich ist eine flexible Handlungsweise gefragt, statt Multitasking solltet ihr Mehrfachaufgabenperformanz und Batch Tasking betreiben. Bündelt sich wiederholende Arbeitsschritte in einem Block. Das lässt den Workflow wieder fließen.
Arbeitszeit klug einteilen
Wie teile ich die Arbeitszeit nun klug ein? Timeboxing ist dabei das Stichwort. Ein einfaches Beispiel mit 3 Phasen: Der Arbeitstag beginnt mit der Eingangs-Zeit, die ihr für Telefonate, Videokonferenzen und Absprachen mit Kolleginnen und Kollegen nutzt. Dann folgt eine Phase der Organisation-Zeit um E-Mails zu sichten, Besprechungen vor- oder nachzubereiten oder technische Fragen zu klären. Die anschließende Konzentrations-Zeit ist für die Beantwortung von Mails, Projektarbeit, Ideenentwicklung und das Abarbeiten von Aufträgen gedacht.
Um diese Zeiten auch einzuhalten, hat Francesco Cirillo in den 1980er Jahren die Pomodoro-Technik entwickelt. Nach diesem Prinzip arbeitet man 25min (ein Pomodoro) hochkonzentriert und macht eine 5-minütige Pause. Nach 5 Pomodori könnt ihr dann eine längere Pause von 30min machen.
Des Weiteren hilft beim Zeitmanagement sich Prioritäten zu setzten und zwar pragmatisch. „Ich muss“ wird gestrichen, stattdessen solltet ihr es mal mit „Ich sollte heute unbedingt“, „Wäre schön, wenn ich heute noch“ und „Wenn es noch passt, dann mache ich heute“ versuchen. Das wirkt wahre Wunder. Man setzt sich selbst weniger unter Druck und der Stress wird auch minimiert. Schreibt euch diese „Ziele“ am besten zu Beginn der Arbeitszeit auf einem Zettel auf und hakt sie ab, wenn ihr sie erreicht habt.
Mit diesen Tipps und Tricks schafft ihr es bestimmt auch zu einem entspannten Arbeiten. Aber denkt auch daran: Veränderungen brauchen Wiederholung und Zeit. Setzt euch nicht selbst unter Druck und geht kleinschrittig vor. Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen.
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags ist Julia-Elena Runkel.
