IT Center Blog

Hinter den Kulissen unseres Eventmanagement-Teams (v.l.n.r. Dunja Gath und Nicole Kaminski)
Quelle: Eigene Darstellung

Die Planung für die große ZKI-Frühjahrstagung, welche vom 08. März – 10. März 2021 vom IT Center der RWTH Aachen organisiert wurde, war schon in trockenen Tüchern als es hieß, dass wir erstmalig in diesem Ausmaß auf eine Online Veranstaltung umstellen. Absagen? Kommt nicht in Frage. Verschieben? Nein – Wir schaffen das!

Das Thema „IT verbindet – Die ’neue‘ Rolle der IT im Zeitalter der Digitalisierung“ ist aktueller denn je und wir, das Eventmanagement-Team des IT Centers, haben uns auch der neuen Rolle der Events in der digitalen Welt gestellt.

Wie wir das geschafft haben und welchen Herausforderungen wir uns stellen mussten, könnt ihr nun in unserem Nachbericht lesen. Viel Spaß!

In Windeseile haben wir umgeplant, uns verschiedene Online-Plattformen und Tools angeschaut, das bestehende Konzept überarbeitet und den Ablauf mehr als genug geprobt. Die virtuelle Veranstaltung war doch mit mehr Planung verbunden als man denkt. Doch es hat sich gelohnt: Der Verein, die Teilnehmenden und die Referenten waren begeistert. Wir hatten fantastische Vorträge, eine hervorragende Plattform, auflockernde Networking-Möglichkeiten und ein zauberhaftes Rahmenprogramm. Somit konnten wir die Gäste auch virtuell mitreißen, denn die Digitalisierung beginnt im Kopf! Wenn der Schalter einmal umgelegt ist, lässt sich nahezu jede Veranstaltung digital durchführen.

Doch darf man im Tool-Dschungel nicht den Überblick verlieren. Die Online-Plattformen sprießen seit letztem Jahr nur so aus dem Boden und nicht jede war für die digitale ZKI-Frühjahrstagung geeignet. Mit festgelegten Kriterien an diese Plattform begaben wir uns auf die Suche. Doch hatten wir einen Faktor, der das ganze unausweichlich beschleunigen musste – die Zeit.

Als im Oktober 2020 die Entscheidung fiel, dass wir endgültig die Frühjahrstagung virtuell austragen werden, hieß es für uns, kräftig in die Tasten hauen, denn schließlich blieben uns noch ganze 4 Monate um das bestehende Präsenz-Konzept in ein digitales zu wandeln.  Doch trotz- oder gerade wegen diesem zeitlichen Drucks, haben wir das Event nun zu dem gemacht was es war – ein voller Erfolg!

Nun blieben uns 4 Monate – 4 Monate um die virtuelle Plattform zu beschaffen, die Einladungen zu versenden, die Marketingkampagne zu starten, das Rahmenprogramm zu organisieren, Webseiten zu gestalten, Referent*innen und Sponsoren zu akquirieren, und und und…

Erst Ende November, nach langen Tests und zahlreichen Terminen, haben wir uns gemeinsam mit unserem Programm-Komitee für die letztendlich genutzte Plattform entschieden. Ab dann konnte die Planung richtig losgehen und schon bald sollte planmäßig die Anmeldung starten.

Planmäßig?!

Planmäßig verlief die Organisation dieser Veranstaltung wohl weniger – Stichwort: ‚Covid-19‘. Viel mehr war Spontanität und Flexibilität gefragt, immerhin gab es noch keinen definierten, etablierten Prozess für diese Art von Veranstaltungen. Und so wurden erfahrende Event-Profis zu blutigen Anfängern in der digitalen Welt. Doch hat uns diese Herausforderung angespornt und angetrieben, dies nicht nur zu einem 0,8,15 Meeting zu machen, sondern vielmehr zu einem digitalen Erlebnis!

Um dies zu ermöglichen und die damit verbunden Kosten zu decken, konnten wir letztlich 18 Sponsoren gewinnen, die sich gemeinsam mit uns, teilweise erstmalig, auf die digitale Reise begeben haben.

Nur noch einen Monat…

Der Zuschlag für die Plattform ist erteilt, Sponsorenverträge unterschrieben, Anmeldewebsite steht, Beschaffungen erfolgt und Referent*innen geschult. Weitere nervenaufreibende Tage später – Die Anmeldung kann starten.

Ein wichtiger Meilenstein in der rasanten Planung ist geschafft. Und all das, ohne persönlichen Kontakt, physische Abstimmungstermine, kein Händeschütteln, keine spontanen Absprachen und Austausch an der Kaffeemaschine oder auf dem Flur. Klingt komisch? War es auch! Wie wichtig und wertvoll diese kurzen Gespräche sind, konnten wir in dieser Planung einzigartig feststellen.

Nur noch wenige Stunden bis zum Start…

Doch haben wir auch an alles gedacht? Der letzte Gang durch die leeren Hallen der Veranstaltungsräume war nun nur ein Mausklick entfernt. Anstatt die Mikrofone und Licht zu testen, haben wir den Stream der Vorträge geprobt.

Klappt der Login? Bricht der Stream ab? Wird es viele technische Anfragen geben? Alles Variablen die wir vorab schwer einschätzen konnten.

Der Stadt- und Anreiseplan zur Eventlocation wurde durch einen digitalen Plan in Form einer Führung durch die wichtigsten Punkte der Handhabung der Veranstaltungsumgebung ersetzt.

Ein großes Dankeschön!
Quelle: Eigene Darstellung

Unser Fazit:

Virtuelle Events sind herausfordernder als man denkt, aber es lohnt sich! Die aktuelle Situation ist für alle eine Umstellung. Doch für dieses absolut erfolgreiche digitale Event mussten wir weder zum Tech-Guru noch zum Tool-Jongleur werden.

Man muss sich ganz einfach auf die digitale Wandlung und die gegebenen Umstände einlassen.

Alles in allem war es uns eine große Freude die ZKI-Frühjahrstagung auszurichten und danken jedem und jeder Unterstützer*in, Helfer*in und Gönner*in. 

Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags ist Dunja Gath.

Kategorie: Events, Jubiläen & Erfolge, IT-Verantwortliche, Mitarbeitende, Projekte & Kooperationen, Studierende
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