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Der Spam-Ordner – dieser Ort, an den unerwünschte E-Mails verbannt werden. Der Begriff “Spam” bezeichnet genau das: E-Mails, die man nicht erhalten möchte, die aber dennoch immer wieder ihren Weg in unser Postfach finden. Der Spam-Ordner ist ein vom E-Mail-Client oftmals voreingestellter Ordner, in den unerwünschte E-Mails mit Hilfe einer Anti-Spam-Software automatisch verschoben werden. Meist funktioniert dieses Aussortieren sogar ziemlich gut.
Woran erkennt die Anti-Spam-Software Spam?
Im Detail arbeitet jede Anti-Spam-Software anders. Die Software beurteilt eingehende Nachrichten nach verschiedenen Kriterien und Parametern, die wiederum in ein Spam-Punkte-System eingebettet sind. Die Analyse einer Nachricht ergibt dann einen gewissen Spam-Score. Elemente, die einen negativen Einfluss auf den Spam-Score haben sind beispielsweise HTML E-Mails, URLs und eingebettete Bilder, hinter denen URLs hinterlegt sind. Bestimmte Wörter und Sätze, die allgemein als unseriös gelten (z.B. “TOP Angebot!”) können ebenso zu einem hohen Spam-Score führen. Eine aggressive Versandfrequenz des Senders kann ebenfalls dazu führen, dass gesendete E-Mails von einer Software als Spam markiert werden. Dabei wird auch die Absender-E-Mail-Adresse genauer unter die Lupe genommen. Hier gilt, allerdings wie so oft: keine Software ist unfehlbar! Auch eine wichtige E-Mail könnte sich in den Spam-Ordner verirren.
Hilfe! Es landen wichtige RWTH Mails in meinem Spam-Ordner!
In unserem Alltag gerät dieser Ordner häufig in Vergessenheit. Wir blenden ihn eben so gerne aus, weil er unglaublich praktisch sein kann. Wer will beim Öffnen seines Postfachs schon von 100 Mails über dubiose Erbschaften aus Nigeria, Fake-Traumjobs oder der angeblichen Traumfrau in deiner Nähe erschlagen werden? Doch auch wichtige E-Mails können sich ab und an in unseren Spam-Ordner verirren. Beim Verschicken von wichtigen E-Mails kann der Absender versuchen, sich an den oben genannten Kriterien zu orientieren, um eine Markierung als Spam zu vermeiden. Am IT Center haben wir beispielsweise unter anderem die BSI Richtlinien umgesetzt, nach denen eine E-Mail erstmal standardmäßig als Text dargestellt wird. Die Darstellung als Text ist unabhängig vom Ablageort der entsprechenden E-Mail. Letztlich hat der Absender jedoch keinen Einfluss auf die Bewertung durch die Anti-Spam-Software da diese vom Empfangenden Mailsystem generiert wird.
Was kann ich tun, um wichtige E-Mails nicht zu verpassen?
Anti-Spam-Softwares erleichtern uns oft das Leben. Wer allerdings nichts verpassen möchte, sollte ab und zu einen Blick in seinen Spam-Ordner werfen. Ganz lässt sich die lästige Überprüfung wohl nicht umgehen. Die meisten E-Mail-Clients erlauben uns das Anlegen von sogenannten Black- und Whitelists. In diesen Listen können wir bestimmte Inhalte oder Absender explizit blockieren oder erlauben. Befinden sich bestimmte Inhalte und Absender auf der Whitelist, so werden sie niemals in den Spam-Ordner verschoben. Wenn ihr also merkt, dass gewisse E-Mails fälschlicherweise immer wieder in eurem Spam-Ordner landen, könnt ihr das Problem eventuell durch eine Ergänzung der Whitelist beheben. Dasselbe gilt mit Hilfe einer Blacklist natürlich auch für Inhalte, die von der Software übersehen werden, die ihr aber in euren Spam-Ordner verbannen möchtet.
In der RWTH Mail App (OWA) erreicht ihr eure Optionen unter dem Menü “Einstellungen”. Dank der verschiedenen Optionen könnt ihr mit ein paar Klicks das Beste aus eurem Postfach herausholen. Ihr könnt dort zum Beispiel Posteingangs- und Aufräumregeln festlegen. Dabei könnt ihr bestimmte Bedingungen festlegen, wie beispielsweise das Vorkommen bestimmter Wörter. Ihr habt dann die Möglichkeit Aktionen auszuführen, wie zum Beispiel die eigehende E-Mail zu markieren, zu verschieben oder sogar zu löschen. Unter der Option “Konten – Blockieren oder zulassen” könnt ihr ebenfalls Absender blockieren oder erlauben. Unter “Blockieren oder zulassen” könnt ihr die Spam-Erkennung bei Bedarf ebenfalls ganz abschalten. Mit Hilfe der richtigen Einstellungen entgeht euch in Zukunft sicherlich keine wichtige E-Mail mehr!
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags ist Stéphanie Bauens.
Hallo sehr schönes und übersichtlicher Beitrag wo gute Tipps stehen und solche Spam Ordner umgehen kann.
Hallo Jan,
vielen Dank für das positives Feedback! Dann drücken wir mal die Daumen, dass wir die Tipps so selten wie nur möglich befolgen müssen 🙂
Viele Grüße,
das IT Center Blog Team