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Wer schon länger nicht mehr an der RWTH Aachen ist, kennt ihn vielleicht bereits – den E-Mail-Lifecycle. Für die E-Mail-Domäne @rwth-aachen.de ist er ab heute wieder im Einsatz. Das bedeutet, wenn ihr die RWTH verlassen habt, wird in regelmäßigen Abständen überprüft, ob euer E-Mail-Postfach noch genutzt wird – wenn nicht, wird es gelöscht. Wie das genau abläuft und worauf ihr achten solltet, erfahrt in diesem Beitrag.
E-Mail-Lifecycle, was ist das und wen betrifft er?
Das E-Mail-Postfach in der Maildomäne @rwth-aachen.de wird auf Lebenszeit vergeben. Doch nicht immer wird es auch so lange genutzt. Der E-Mail-Lifecycle ist ein Prozess, der überprüft, welche Postfächer von ehemaligen RWTH-Angehörigen tatsächlich noch genutzt werden und welche nicht. Für eure RWTH E-Mail-Adressen bedeutet das, dass wenn ihr diese nach dem Verlassen der RWTH über einen längeren Zeitraum nicht nutzt und euch nicht in euer Postfach einloggt, bekommt ihr automatisierte E-Mails, die euch auffordern, euch in euer Postfach einzuloggen. Tut ihr das nach wiederholter Aufforderung nicht, wird euer Postfach zunächst deaktiviert und schließlich gelöscht.
Der E-Mail-Lifecycle betrifft ausschließlich Postfächer von ehemaligen Angehörigen der RWTH Aachen. Aktuell beschäftigte Mitarbeitende und aktive Studierende sind hiervon nicht betroffen. Wenn ihr also nicht mehr an der RWTH beschäftigt seid oder euer Studium beendet habt, behaltet euer Postfach im Blick, wenn ihr es behalten und weiterhin nutzen möchtet.
Quelle: Eigene Darstellung
Wie sieht der E-Mail-Lifecycle aus?
Der Prozess läuft folgendermaßen ab:
- Im ersten Schritt wird geprüft, ob eine Person, die aktuell nicht mehr an der RWTH Aachen tätig ist, in den letzten sechs Monate nicht im Postfach eingeloggt war. Wenn kein Login während dieser Zeitspanne erfolgt ist, dann wird automatisch eine E-Mail mit der Bitte, sich einmal ins Postfach einzuloggen – entweder über ein E-Mail-Programm oder über die Outlook WebApp, versendet. Dies ist auch bei einer eingerichteten Weiterleitung erforderlich!
- Wenn die Person einen Monat nach der ersten versendeten E-Mail weiterhin nicht eingeloggt war, erfolgt eine zweite automatisierte Erinnerungs-E-Mail.
- Wenn einen Monat nach der zweiten E-Mail immer noch kein Login ins RWTH-Postfach erfolgt ist, wird das Postfach zunächst deaktiviert und nach einer gewissen Zeit endgültig gelöscht. Eine weitere Benachrichtigung erfolgt nicht.
Wenn sich die Person während des Prozesses jedoch ins Postfach einloggt, wird der E-Mail-Lifecycle für dieses Postfach gestoppt. Eine entsprechende Bestätigung erfolgt dann per E-Mail innerhalb von 24 Stunden nach der Anmeldung im Postfach.
Probleme beim Login?
- Bitte beachte, dass der Benutzername, den du zum Login zum RWTH-E-Mail-Postfach benutzt, ein besonderes Format hat.
- Kennwort vergessen? Wie du das Kennwort für deine RWTH-E-Mail-Adresse ändern kannst, haben wir auf IT Center Help zusammengefasst. (*)
Wozu das Ganze?
Der Hintergrund des E-Mail-Lifecycle ist simpel: Auch wenn das RWTH-Postfach auf unbegrenzte Zeit vergeben wird, wird dieser Service nicht von jedem ehemaligen RWTH-Angehörigen gleichermaßen beansprucht. Der Prozess prüft daher, welche Postfächer tatsächlich noch verwendet werden und identifiziert somit ungenutzte Postfächer. Dadurch wird sichergestellt, dass Ressourcen nicht umsonst belegt werden. Zusätzlich können potenzielle Angriffsziele durch ungenutzte Accounts vermieden werden.
Den Prozess gab es in der Vergangenheit schon einmal, wurde aber aufgrund von technischen Umstellungen im Identity Management zeitweise eingestellt. Ab heute heißt es wieder: Wer nicht möchte, dass das eigene RWTH E-Mail-Postfach vorzeitig verschwindet, sollte sich regelmäßig einloggen – spätestens aber nach sechs Monaten, denn dann startet der E-Mail-Lifecycle. Solltet ihr es dennoch verbaselt haben, rechtzeitig auf die E-Mails zu reagieren, meldet euch beim IT-ServiceDesk. Das Postfach kann in einer bestimmten Frist nach Deaktivierung wiederhergestellt werden. Wir prüfen dann, ob das für euer Postfach zutrifft.
Alle weiteren Informationen findet ihr in unserem Dokumentationsportal IT Center Help.
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags sind Marlen Helms und Michael Wirtz.
(*) Absatz hinzugefügt am 27.06.2022.
