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Ihr kennt das: Man arbeitet mit mehreren Personen an Dokumenten. Wenn die Arbeitsstände dann ausgetauscht werden sollen, gibt es verschiedene Herangehensweisen.
Immer noch beliebt ist der Versand von Anhängen per E-Mail. Klingt easy, kann aber einige Schwierigkeiten mit sich bringen.
Um euch an dieser Stelle zu unterstützen, wurde vom IT Center eine Handreichung zum Umgang mit Anhängen angefertigt. Aber beginnen wir von vorne…
Warum sind Anhänge problematisch?
Wie so oft spielt der Faktor Zeit eine Rolle: Je nachdem an wie viele Personen eine Nachricht mit einem Anhang verschickt wird, kann die Datenlast für das System recht hoch sein. Der Nachteil: Der Versand dauert.
Damit gewährleistet werden kann, dass E-Mails innerhalb und außerhalb der RWTH Aachen zugestellt werden können, gibt es eine maximale Größe, die E-Mail-Text und Anhang zusammen haben dürfen. An der RWTH Aachen beträgt die maximale Größe 25 MB. Im Vergleich mit bekannten E-Mail-Providern ist das eine „Standardgröße“.
Auch zu bedenken: E-Mail-Postfächer bieten in der Regel nur einen begrenzten Speicherplatz. Im schlimmsten Fall dauert also dann nicht nur das Absenden der E-Mail eine gewisse Zeit, sondern man erhält dann noch Unzustellbarkeits-Benachrichtigungen von Personen mit vollen Postfächern.
Dazu kommt noch, dass E-Mail-Anhänge gerne von kriminellen Personen genutzt werden um Schadsoftware in Umlauf zu bringen. Ein beliebte Möglichkeit Schadsoftware zu verbreiten, sind Makros in Dateien. Um dagegen vorzugehen, wurde im November 2021 die E-Mail-Filterung eingebaut. Diese warnt die Empfänger*innen, wenn Anhänge mit Makros eintreffen.
Die Lösung: Downloadlinks versenden
Um all den oben genannten Problemquellen aus dem Weg zu gehen, empfiehlt das IT Center die Bereitstellung von Downloadlinks.
Das Vorgehen ist denkbar einfach: Die Dateien, die man sonst als Anhang verschicken würde, werden auf einer Datenspeicher-Plattform hochgeladen. Man verschickt dann einfach den Link an die Empfänger*innen. Wenn die Dateien besonders gesichert werden sollen, kann auch ein Kennwort vergeben werden.
Das IT Center unterstützt folgende Möglichkeiten:
GigaMove
Mitglieder von Organisationen, die in der DFN AAi Föderation sind, können sich per Shibboleth (RWTH Single Sign-On) einloggen und Dateien bereitstellen. Zum Abrufen der Dateien benötigen die Empfänger*innen keinen Login. Aber Achtung: GigaMove ist für den Austausch von Dateien gedacht. Daher können die Dateien maximal 2 Wochen heruntergeladen werden.
Weitere Informationen und Anleitungen zu GigaMove findet ihr auf IT Center Help.
sciebo
Etwas langfristiger ist sciebo angelegt. Hier können ähnlich wie bei anderen Cloud-Diensten, die Dateien in Ordnern hochgeladen und entweder einzeln oder auch ganze Ordner per öffentlichem Link geteilt werden. Über verschiedene Berechtigungsstufen kann man steuern, ob die Dateien nur betrachtet oder auch bearbeitet werden dürfen. Auch hier benötigen die Empfänger*innen selbst keinen sciebo-Account, um die Daten abzurufen.
Weitere Informationen zu sciebo findet ihr auf IT Center Help sowie auf den Hilfeseiten von sciebo.
Weitere Anwendungsfälle
Bei Projekten häufen sich oft die gemeinsam bearbeiteten Dokumente. In diesem Fall bieten sich Services zur Datenspeicherung an. Dort können Dokumente gesammelt abgelegt werden. Der Vorteil: Alle Personen haben immer die aktuellste Version zur Verfügung.
Möglichkeiten, die das IT Center hierzu bietet:
Noch Fragen?
Alle in diesem Beitrag aufgeführten Möglichkeiten, könnt ihr in der Handreichung zum Umgang mit Anhängen nachlesen.
Solltet ihr noch Unklarheiten zu dem Themengebiet haben, hilft das Team des IT-ServiceDesk gerne weiter.
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags ist Linda Jörres.
