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Quelle: Freepik

Die Applikation „Digitale Abgabe von Abschlussarbeiten“ (DivA) ist ein Projekt der Abteilung PDSL (Prozessunterstützung und Digitalisierung Studium und Lehre) des IT Centers in Zusammenarbeit mit der Zentralen Hochschulverwaltung. Die Applikation wird mit dem Ziel entwickelt, Studierenden, Prüfer*innen und nicht zuletzt dem Zentralen Prüfungsamt (ZPA) eine barrierefreie und intuitive Möglichkeit an die Hand zu geben, die Abgabe von Abschlussarbeiten zu erleichtern.

Was sind die Kernfeatures?

Die Anmeldung zur Abschlussarbeit folgt weiterhin dem bekannten Schema – keine Sorge: auch hieran wird bereits gearbeitet. Nachdem die Anmeldung im ZPA erfolgt ist, erscheint auf dem Desktop der betroffenen Studierenden eine weitere Kachel. Dort sehen die Studierenden nicht nur alle Angaben ihrer Abschlussarbeit wie Titel, Prüfer*in, Abgabedatum, sondern können gleich mit Uploads beginnen.

Quelle: RWTH Aachen

Man kann die Abschlussarbeit beliebig oft erneut hochladen. Die zuletzt hochgeladene Version wird zur „gültigen“ Version und jene zuvor hochgeladene Version bleibt als „Backup“ bestehen. Wenn die Studierenden mit einer von ihnen hochgeladenen Version zufrieden sind, klicken sie auf „Einreichen“ – dies schließt die Uploadmöglichkeit und signalisiert dem ZPA direkt, dass die Arbeit „fertig“ ist. Ach, und keine Sorge mehr vor vergessenen Anhängen –DivA erlaubt neben der Arbeit selbst auch Uploads weiterer relevanter Dateien. Außerdem verfolgt DivA den Status der Abschlussarbeit. Nach der Einreichung werden Status wie „wird formal geprüft“, zur Prüfung freigegeben“, „geprüft“ und „abgeschlossen“ in der Applikation angezeigt.

Quelle: Eigene Darstellung

Aktueller Stand

Nach einer relativ kurzen Entwicklungszeit von weniger als einem Jahr startete der Pilotbetrieb der DivA-Anwendung als MVP (minimum viable product) dann im Q3 2022 mit einer überschaubaren Anzahl von Teststudiengängen. Das „Kernprodukt“ wurde in den folgenden Monaten ständig sowohl durch das IT Center, die beteiligten Fachabteilungen und der Studierendenschaft auf Herz und Nieren getestet. Wir haben uns hier für eine agile Entwicklung entschieden um neuen Anforderungen zeitnah begegnen zu können. Viele Versionen und einige Bugs später (derzeit v 1.1.8) haben wir dann eine kleine Zufriedenheitsumfrage unter den Nutzenden gestartet. Diese fiel so positiv aus, dass wir uns in unserer Entscheidung für agile Entwicklung bestätigt sehen. Sowohl die Studierendenschaft, welche die Applikation durchschnittlich mit einer Gesamtnote von 1,75 bewerteten, als auch die beteiligten SachbearbeiterInnen im ZPA zeigten uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind.

Wie geht es weiter?

Das nächste Major-Update (v 1.2) ist bereits in den Startlöchern und wir werden zunächst versuchen, die dringendste Nachfrage zu adressieren: Benachrichtigungen. Wir planen in jedem Schritt von der Anmeldung, über die Einreichung, bis hin zur finalen Prüfung Benachrichtigungen an die beteiligten Personen zu verschicken. Damit sollte der größte Kritikpunkt an v.1.1.8 der Vergangenheit angehören und alle Beteiligten zu jedem Zeitpunkt eine direkte Information über den Stand der jeweiligen Abschlussarbeit erhalten.

Für weitere Releases sind Features wie „Upload von Gutachten“, „Einsicht für Prüfungsausschüsse“, „Delegierbarkeit für Prüfer*innen“ und allen voran: die Automatisierung der Archivierung abgeschlossener Abschlussarbeiten im Dokumentenmanagementsystem der RWTH geplant.

Mit einem Full-Release, also der Freischaltung der Applikation für alle, rechnen wir derzeit nicht vor dem Beginn des Wintersemesters 2023/24.

Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags sind Stefan Krieger und Arlinda Ujkani.

Kategorie: Ankündigungen, IT-Verantwortliche, Mitarbeitende, Services & Support, Studierende, Studium & Lehre
Schlagworte: Abgabe, Abschluss, Abschlussarbeit, Digitale Abgabe von Abschlussarbeiten, DivA, RWTHonline, Thesis
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