Um Euch in der Zeit von Ausgangsbeschränkungen, situativer mobiler Heimarbeit und Co. optimal mit Informationen zu unseren Services in dieser besonderen Situation zu versorgen, folgt hier nun der erste Teil unserer entsprechenden Mini-Serie. Wir geben Euch Tipps und Tricks sowie Anwendungsempfehlungen an die Hand, die die Arbeit auf Distanz vereinfachen. Heute geht es um Kommunikation. Wir wissen alle, dass Kommunikation der Dreh- und Angelpunkt in den letzten Wochen ist. Um diese wie gewohnt aufrecht zu erhalten, wird der Zugriff auf E-Mails, das Telefon und mögliche Audio- und Videokonferenzen benötigt.
Home Office & Kommunikation – ohne geht es nicht
Quelle: Pixabay
RWTH E-Mail
Mit dem Webmail-Service RWTH Mail App (OWA) ist es möglich von überall – ganz gleich, ob Laptop am Arbeitsplatz oder über den Smartphone-Browser - E-Mails abzurufen, Einstellungen vorzunehmen, sowie Termine zu organisieren. Der Zugriff ist mit allen gängigen Browsern möglich und bietet die gleichen Funktionen wie der Outlook-E-Mail-Client. Eure E-Mails könnt Ihr ganz bequem unter https://mail.rwth-aachen.de/owa abrufen. Ihr benötigt dafür lediglich Euren Benutzernamen in der Form ab123456@Domain (bspw. rwth-aachen.de oder institut.rwth-aachen.de) sowie das Passwort für den entsprechenden RWTH-Service-Account. Dieses könnt Ihr im Bedarfsfall im Selfservice setzen sowie Weiterleitungen konfigurieren. Anleitungen dazu findet Ihr in unserem Dokumentationsportal:
Telefonie
Um weiterhin mit Kolleginnen und Kollegen telefonieren zu können, habt ihr mehrere Möglichkeiten. Eine davon ist die Rufumleitung der dienstlichen Rufnummer auf beispielsweise mobile Rufnummern oder Festnetzrufnummern.
Wie man ganz bequem Rufnummern von Alcatel-Geräten umleitet, erfahrt Ihr in der folgenden Anleitung:
Mit dem CISCO Jabber Client, dem neuen Softphone der CISCO Telefonanlage, ist es möglich auch auf dem Smartphone oder auf dem Rechner die telefonische Kommunikation aufrecht zu erhalten. Wie Ihr Euch anmeldet und, wie die Installation vonstattengeht, findet Ihr in unseren Anleitungen:
- Anleitung zur Anmeldung am Jabber Client.
- Anleitung zur Anrufumleitung über Cisco Selbsthilfe-Portal.
Das DFNconf-System
Möchte man eine Konferenz oder ein Meeting digital abhalten eignet sich das DFN-Konferenzsystem. Man braucht keine vorherige Reservierung von Ressourcen, um solch eine Konferenz durchzuführen. Beachtet bitte lediglich, dass maximal 23 Teilnehmende an DFN-Konferenzen teilnehmen können. Eine Ausnahme stellt das Streaming von Konferenzvorträgen dar. Informationen dazu findet Ihr im doc.it
- Anleitung zu Video-, Web- und Audiokonferenzen.
- Anleitung zu Aufzeichnung und Streaming von Videokonferenzen.
- Aktuelle Hinweise des DFN Vereins zum DFNconf System und COVID-19
Microsoft Teams
Möchte man das Meeting per Chat abhalten, so könnt Ihr die Cloud-Plattform Microsoft MS Teams nutzen. Um den Beschäftigten ein durch die RWTH begleitetes Werkzeug bereitzustellen, wird die Cloud-Plattform MS Teams befristet bis zum Ablauf der Krisensituation zur Verfügung gestellt. Hierfür wurde das Werkzeug auf die zwingend notwendigen Angebote und Funktionen reduziert.
Nutzen könnt Ihr MS Teams unter den folgenden Bedingungen:
- MS Teams ist für die dienstliche Nutzung vorgesehen. Gegen die Nutzung für private Zwecke – zur Beibehaltung des sozialen Austausches untereinander – bestehen keine Bedenken. Falls es betriebliche Zwecke erfordern, kann die Nutzung eingeschränkt werden.
- Die Nutzung von MS Teams ist für folgende Zwecke zulässig:
- 1:1 Kommunikation über Chats und Videoanrufe
- Chat-, Telefon- und Videokonferenzen als Ersatz für Arbeitsbesprechungen, Meetings etc.
- Über MS Teams dürfen keine Personal- oder Mitarbeitergespräche im Sinne des Arbeitsrechts abgewickelt werden.
- Die Nutzung von MS Teams ist freiwillig. Die RWTH legt jedoch allen Angehörigen dringend nahe, auf Grund der aktuellen Infektionsrisiken physische Kontakte durch digitale Angebote zu ersetzen.
- Eine Verhaltens- oder Leistungskontrolle durch MS Teams findet nicht statt. Eventuell aus MS Teams erhobene Daten sind für einen solchen Zweck nicht verwendbar.
Auch wenn es sich aktuell um eine besondere Situation handelt, sind bei der Nutzung von MS Teams die üblichen Erwägungen zum Daten- und Geheimschutz, aber auch zum Außenhandelsrecht einzubeziehen.
Mit MS Teams erfolgt die Weitergabe Eurer personenbezogenen Daten an Microsoft über einen von der RWTH Aachen kontrollierten Identity Provider (Shibboleth). Die Nutzung für die Beschäftigten der RWTH Aachen erfolgt innerhalb einer eigenen Domain m365.rwth-aachen.de, die ausschließlich von der RWTH Aachen verwaltet wird.
Mehr zu MS Teams und, wie Ihr das Tool verwendet könnt, findet Ihr im doc.itc:
Zoom
Benötigt man einen virtuellen Meetingraum, in dem man viele Teilnehmende einladen sowie Präsentationen teilen kann, so ist Zoom ein geeignetes Tool. Zoom bietet unterschiedliche Lösungen für Videokonferenzen gerade für große Teilnehmergruppen. Vom Abteilungsmeeting bis hin zur Vorlesung ermöglicht Zoom das videogestützte, digitale Meeting. Die RWTH Aachen hat aufgrund der aktuellen Lage sowie dem Umstand des digitalen Semesters entsprechende Lizenzen erworben, um Zoom nutzen und bereitstellen zu können. Besteht bei Euch der Bedarf, so wendet Euch an eure Studiendekanin oder den Studiendekan, um in Erfahrung zu bringen, welche Lizenz für Eure Lehrveranstaltung passend ist. Dort werden Eure Anfragen gesammelt und gebündelt an das Center für Lehr- und Lernservices (CLS) übermittelt, um die Lizenzen zu beziehen.
Das CLS bietet notwendige Informationen und Anleitungen zu Zoom auf seiner Homepage an.
Darüber hinaus unterstütztEuch das CLS auch bei der Weiterführung der Lehre während der Corona-Krise mit zentralen Videoaufzeichnungen sowie mit gegebenenfalls nötigen Lizenzen. Braucht Ihr also Unterstützung für Fern- und Online-Lehre, ist das CLS der richtige Ansprechpartner.
Wer nicht verpassen möchte, wie es um Zugänge und Kollaborationen in Zeiten von situativer mobiler Heimarbeit und digitalem Semester steht, sollte unbedingt den nächsten Blogbeitrag unserer Mini-Serie nicht verpassen.
Weitere hilfreiche Informationen findet Ihr zu jeder Zeit unter:
https://www.itc.rwth-aachen.de/corona
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags sind Nicole Filla und Liza Schwarz.
