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In sehr vielen Bereichen gehören Audits zum Arbeitsalltag. Sobald Managementsysteme implementiert, weiterentwickelt oder zertifiziert werden sollen, wird man zwangsläufig mit diesem Begriff konfrontiert. Auch hier auf dem Blog berichteten wir bereits von unserem letzten Audit und unserer dazugehörigen (Re-)Zertifizierung. Doch was sind Audits eigentlich, warum gibt es sie und wie werden sie durchgeführt? In unserem Beitrag erklären wir euch genau, was es damit auf sich hat.

Was ist ein Audit?

Der Begriff Audit stammt von dem lateinischen Verb „audire“ ab, das so viel wie „hören“ oder „zuhören“ bedeutet. Bei einem Audit handelt es sich um ein Prüfverfahren, bei dem untersucht wird, ob Prozesse, Richtlinien und Anforderungen den geforderten Standards innerhalb eines Betriebs entsprechen. Gegenstand eines Audits können beispielsweise die Qualität von Managementsystemen und Informationstechnik sein. Dieses Prüfverfahren wird in der Regel im Rahmen eines Qualitätsmanagements durchgeführt.

Es existieren verschiedene Arten von Audits, wie zum Beispiel interne und externe Audits. Bei einem internen Audit werden Managementsysteme vom Betrieb selbst überprüft. Bei einem externen Audit hingegen wird das Verfahren von Außenstehenden, wie zum Beispiel Kund*innen oder unabhängigen Zertifizierungsstellen durchgeführt. Es wird ebenfalls zwischen Prozess- und Systemaudit unterschieden. Bei Prozessaudits wird geprüft, ob die vorhandenen Prozesse funktionieren und wie sie gegebenenfalls verbessert werden können. Diese werden intern durchgeführt. Bei Systemaudits wird das System als Ganzes betrachtet. Dabei wird die Wirksamkeit des ganzen Managementsystems untersucht. Systemaudits werden extern durch unabhängige Auditor*innen durchgeführt.

Audits sind Qualitätssicherungsmaßnahmen, die in allen gängigen Managementsystemen Anwendung finden. Eines der bekanntesten Qualitätsmanagementsysteme ist dabei die ISO 9001. Diese Norm legt Grundstrukturen für ein funktionierendes Managementsystem fest, um die Qualität der eigenen Produkte und Dienstleistungen stetig zu steigern. Um dies langfristig zu erreichen, ist das Managementsystem einem ständigen Verbesserungsprozess unterworfen.

Warum werden Audits durchgeführt?

Das Ziel eines jeden Unternehmens, das ein Produkt oder eine Dienstleistung anbietet, ist die Maximierung der Zufriedenheit der Kund*innen. Um dieses Ziel zu erreichen, definiert jedes Managementsystem Qualitätsstandards und -ziele. Einheitliche Prozesse ermöglichen, diese Standards und Ziele in die Praxis umzusetzen. Prozessaudits untersuchen nun, ob die Prozesse geeignet sind, die definierten Ziele einzuhalten.

Dabei wird der Ist-Zustand des Unternehmens oder der Organisation mit der ursprünglichen Zielsetzung gegenübergestellt. Bei dem Prüfverfahren wird etwa verglichen, welche konkreten Ziele erreicht oder verfehlt wurden. Prozesse können somit auf ihre Tauglichkeit und Funktionalität geprüft und im Anschluss gegebenenfalls angepasst und verbessert werden. Systemaudits beschränken sich dabei nicht auf einzelne Prozesse, sondern betrachten die Gesamtheit der Prozesse, Ziele und Qualitätsstandards – also das Qualitätsmanagementsystem. Beide Auditformen bieten dem Unternehmen oder der Organisation einen klaren Rahmen zu stetigen Selbsteinschätzung und Verbesserung und unterstützen, die definierten Ziele zu erreichen.

Wie wird ein Audit durchgeführt?

Externe Audits werden durch geschulte, unabhängige Auditor*innen vorgenommen. Das Verfahren wird anhand von vorgegebenen Prüfpunkten und standardisierten Checklisten durchgeführt. Ein Qualitätsaudit wird grundsätzlich in die folgenden vier Phasen unterteilt. Bei der ersten Phase handelt es sich um die allgemeine Vorbereitung des Audits. Dabei wird zum Beispiel ein Auditplan erstellt. Es folgt dann die Durchführung des Audits. Die Durchführung basiert auf dem zuvor erstellten Auditplan. Anschließend wird ein Auditbericht verfasst. In diesem Bericht wird die Durchführung des Audits dokumentiert. Der Bericht enthält zum Beispiel ein detailliertes Protokoll des Audits. In der letzten Phase wird die Dokumentation des Audits nachbereitet und soll die Entwicklung weiterer Verbesserungsmaßnahmen unterstützen. Nach dem Audit ist schließlich immer vor dem Audit!

Eines der Grundprinzipien des Qualitätsmanagements ist die ständige Verbesserung. Dabei könnt auch ihr uns helfen! Ihr habt Anmerkungen, Fragen oder Wünsche?
Hinterlasst uns gerne einen Kommentar oder wendet euch an den IT-ServiceDesk. Wir freuen uns auf euer Feedback!

Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags sind Stéphanie Bauens und Niklas Kunstleben.

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Kategorie: IT-Sicherheit, IT-Verantwortliche, Mitarbeitende, Services & Support, Studierende
Schlagworte: Audit, ISO, Qualität, Qualitätsmanagement
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