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Achtung! Microsoft hat neue kostenfreie Apps für Outlook rausgebracht. Allerdings speichern die neuen Outlook Apps eure Login-Daten (Login-Name und Kennwort) in der Microsoft-Cloud ab. Auch E-Mails werden unerwünscht an Microsoft übermittelt.
Daher ist der dienstliche Einsatz aus Informationssicherheits- und Datenschutzgründen untersagt. Auch von der privaten Nutzung raten wir dringend ab.
Nicht betroffen sind lizenzbasierte Outlook-Programme, zum Beispiel aus Microsoft Office, sowie die Outlook Web App (OWA), die man per Browser öffnet. Diese dürfen weiterhin verwendet werden. Dort bestehen aktuell keine Sicherheitsbedenken, da diese Anwendungen direkt mit den Mail-Servern der RWTH Aachen kommunizieren und keine Daten an die Microsoft-Cloud übertragen werden.
Was ihr hierzu wissen solltet, haben wir kurz für euch in einem kleinen FAQ zusammengestellt.
Welche Outlook Apps gibt es?
Wir unterscheiden zwischen lizenzbasierten Outlook-Programmen, der Outlook Web App und den neuen kostenfreien Outlook Apps.
Welche Outlook-Versionen darf ich nicht (dienstlich) nutzen?
Die dienstliche Nutzung der neuen kostenfreien Outlook App für Mobilgeräte (Android und iOS/macOS) sowie die neue Outlook-App für Windows ist aus Informationssicherheits- und Datenschutzgründen untersagt.
Wir raten auch von der privaten Nutzung der kostenfreien Outlook Apps dringend ab.
Was ist das Problem bei der Verwendung der kostenfreien Outlook Apps?
Die aktuell angebotenen kostenfreien Outlook-Apps für Windows 10 und 11 sowie die Outlook-Apps auf Mobilgeräten (Android und iOS/macOS) synchronisieren Zugangsdaten und E-Mails mit der Microsoft-Cloud.
Nutzende werden nicht informiert, dass dabei auch ihre Kennwörter in der Cloud gespeichert werden. Ähnliches Verhalten zeigen auch Outlook-Apps für Android, iOS und macOS.
Dies birgt hohe Risiken hinsichtlich Informationssicherheit und Datenschutz.
Welche Outlook-Versionen kann ich sicher nutzen?
Wir empfehlen die Nutzung der lizenzbasierten Outlook Versionen (2016, 2019, Office 365) und der Outlook Web App (OWA).
Ich bin mir unsicher, ob ich betroffen bin. Was kann ich tun?
Auf IT Center Help haben wir für euch alle Informationen zu dieser Warnung zusammengestellt. Solltet ihr dort keine Antwort auf eure Frage finden, wendet euch gerne an die Kolleginnen und Kollegen vom IT-ServiceDesk.
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags ist Linda Jörres.
Weitere thematische Hinweise:
1) Neben Microsoft machen das leider auch noch weitere Software-Hersteller. Z. B. funktioniert Edison Mail ähnlich und lädt auch die Benutzerdaten samt E-Mails in deren Cloud.
2) Generell scheint die neue Outlook-App nicht datenschutzfreundlich konzipiert. https://winfuture.de/news,140655.html
3) Die Uni Duisburg-Essen setzt wohl auch auf technische Sperrmaßnahmen. https://windowsarea.de/2023/12/universitaet-duisburg-essen-sperrt-das-neue-outlook/ „Diese Funktion wird ab dem 15.12.2023, soweit möglich, zentral gesperrt.“ Welche genau das sind, konnte ich nicht direkt ermitteln. Vielleicht aber auch für die RWTH interessant, insoweit diese wirksam sind.
Hallo Jakob,
vielen Dank für deine Hinweise! Wir verfolgen das Thema weiterhin und informieren entsprechend.
Viele Grüße
Das IT Center Blog Team