Im Herbst werden die im Archiv enthaltenen Archivknoten migriert. Bis dahin gibt es aber noch einiges zu tun. Während hinter den Kulissen unter anderem die Arbeiten am Frontend für das neue Digitalarchiv sowie für das Metadatenformular laufen, sind wir auch schwer damit beschäftigt die neue Infrastruktur auf die Beine zu stellen. Aber auch für unsere Knotenansprechpartner heißt es „Vorbereitung ist das A&O“. Aus diesem Grund rufen wir dazu auf, die Gelegenheit und die Zeit bis zur Migration zu nutzen, um Archivknoten zu sichten, gegebenenfalls vorzubereiten oder auch den Entschluss zu fassen, sich von Daten zu trennen, die nicht mehr benötigt oder vorgehalten werden müssen. In diesem Beitrag erfahrt ihr, wie ihr eure Archivknoten für die Migration vorbereiten könnt.
Knoten sichten und vorbereiten
Alle Knotenansprechpartner erhalten vor der Migration im Herbst eine speziell auf ihren Knoten gemünzte Eingabeaufforderung per E-Mail. Die Migration wird über die Eingabe der Metadaten durch die Knotenansprechpartner angestoßen. Bevor es jedoch an die Eingabe der Metadaten geht, lohnt es sich die Archivknoten vorab und jetzt schon zu sichten, um sich einen Überblick darüber zu verschaffen, welche Daten weiterhin vorgehalten werden sollen.
Diese Vorbereitungen sind wichtig! Wenn die Migration startet, können die Archivknoten nicht mehr bearbeitet werden. Das Archiv wird zudem vor dem Aufruf zur Eingabe der Metadaten auf „Read only“ gesetzt. Das heißt, dass das Bearbeiten der Knoteninhalte ab dann nicht mehr möglich ist. Alle Vorbereitungen, Änderungen etc. sollten also am besten zeitnah getroffen werden, um nicht in Zeitnot zu geraten. Natürlich werden wir rechtzeitig vor dem „Read Only“-Betrieb des Archivs informieren.
Forschungsdaten oder Nicht-Forschungsdaten – das ist hier die Frage
Da die archivierten Daten zukünftig den Speicherzielorten Research Data Storage (RDS), dem Forschungsdatenspeicher, und dem zukünftigen Digitalarchiv zugeordnet werden, muss unterschieden werden, welche Art von Daten eigentlich vorliegen. Dabei dient die folgende Grafik als Entscheidungshilfe:
Die Beantwortung der Frage „Handelt es sich bei den archivierten Daten auf dem Archivknoten um Forschungsdaten?“ ist dabei zentral.
Die Entscheidungsfindung beinhaltet dabei folgende Szenarien:
- Ja, mein Knoten beinhaltet Forschungsdaten.
-> In diesem Fall muss nicht viel vorbereitet werden. Ihr gebt einfach nach der Aufforderung spezifische Metadaten für Forschungsdaten ein. Auf diese Weise wird die Migration nach Coscine angestoßen. Die Daten werden automatisiert migriert und auf der Infrastruktur des RDS gespeichert.
-> Hier besteht auch die Möglichkeit, selbstständig Daten nach Coscine zu migrieren. Dazu ist es notwendig, eine S3-Ressource über das Antragsformular für die Archivmigration anzufordern. Wie das geht, erfahrt ihr in dieser Anleitung
- Nein, ich habe keine Forschungsdaten auf meinem Archivknoten.
-> In diesem Fall könnt ihr auch warten bis die Eingabeaufforderung für Metadaten eintrifft. Anschließend gebt ihr die Metadaten für Daten aus Verwaltung, Lehre oder sonstige Daten ein. Auf diese Weise wird die automatisierte Migration der Daten in das Digitalarchiv angestoßen.
Natürlich ist auch das Vorhalten von Daten nicht schwarz oder weiß. Für den Fall, dass es sich bei eurem Archivknoten um einen gemischten Knoten handelt, könnt ihr folgender Maßen vorgehen:
- Jain, mein Archivknoten beinhaltet sowohl Forschungsdaten, als auch Daten, die in das Digitalarchiv gehören.
-> Es lohnt sich, vorab die Forschungsdaten aus dem Archiv wiederherzustellen (siehe Anleitung Wiederherstellen von Dateien und Verzeichnissen aus dem Archiv) und diese anschließend über Coscine (FDS-S3-Ressoruce Archivmigration) selbst umziehen.
-> Die übrigen Daten werden auf dem Archivknoten belassen. Nach der Aufforderung zur Eingabe der Metadaten geht man mit diesen um, wie mit den Daten, die in das Digitalarchiv migriert werden.
Mit Metadaten zum finalen Zielort
Kurz vor der Aufforderung zur Eingabe der Metadaten wird das Archiv auf „Read only“ umgestellt. Dies ist notwendig, um zu gewährleisten, dass keine Änderungen mehr an den vorhandenen Knoten gemacht und keine neuen Knoten angelegt werden. Nur so kann technisch und prozessual gewährleistet werden, dass alle Knotenansprechpartner informiert und die knotenspezifische Aufforderungsmail erhalten.
Über das Webformular werden nicht nur Metadaten eingetragen. Knotenansprechpartner können hier auch festlegen, dass der Knoten verworfen werden soll.
Mit der Eingabe der Metadaten werden also nicht nur datenbeschreibende Informationen hinterlegt, sondern auch die Zielorte eingegeben. Sobald die Metadaten eingegeben und bestätigt sind, können die Archivknoten automatisiert migriert werden.
Wir halten euch auf dem Laufenden und informieren über Updates rund um das Thema „Archivmigration“.
Weitere Informationen und Anleitungen gibt es auf IT Center Help.
Verantwortlich für den Inhalt dieses Beitrags sind Lukas C. Bossert und Nicole Filla.
Hallo liebes Migrations-Team,
vielen Dank für die ausführliche Information. Da das Ganze aber recht komplex ist, würde es mich nicht wundern, wenn da viele gar nichts aktiv machen.
– was passiert in einem solchen Fall, wenn sich jemand zu seiner/ihrer Kennung nicht meldet, wird es trotzdem automatisch migriert (aus meiner Sicht ein Muss) und mit welcher Klassifikation und was als Metadaten ?
– es wäre hilfreich (sorry, wenn es das schon gibt und ich es übersehen habe) ein Beispiel zu haben, was denn da dann in den beiden Fällen als Metadaten abgefragt wird, damit man sich ein besseres Bild machen kann. Insbesondere wichtig für die Nicht-Einzelnutzer wie z.B. z.B. Institutsadmins, die Archivknoten verwalten, die ja auch nicht ewig im Job sind. Beste Grüße aus der Physik, Th.K.
Hallo Thomas,
grundsätzlich sind Archivknoten einem/einer dedizierten Ansprechpartner*in zugeordnet. Alle Knoten werden im Zuge dieser Umstellung migriert. Sofern archivierte Daten nicht eindeutig als Forschungsdaten von den
Ansprechpartner*innen deklariert und dem für Forschungsdaten definierten Zielort zugeordnet werden, erfolgt die Migration in das Digitalarchiv.
Mitunter aus diesen Gründen ist der Prozess für die Migration entsprechend modelliert worden. Sollten darüber hinaus dennoch Knotenansprechpersonen nicht erreicht, bemüht sich das IT Center den/die entsprechende
Rechtsnachfolge zu bestimmen. Sobald der/die Rechtsnachfolger*in bestimmt ist, verliert die ursprüngliche Knotenansprechperson den Zugriff auf den Knoten. Das IT Center ist während der Archivmigration an die
Nutzungsbedingungen für den Service Archiv gebunden. Diese sind hier verlinkt:
https://help.itc.rwth-aachen.de/service/1hrjq9zv52gqa/article/502e7e688f044ad5be84e414ae82aee8/
Hinsichtlich der Eingabe der Metadaten folgen konkrete Beispiele inklusive Screenshots in den nächsten Wochen. Auf jeden Fall werden frühzeitig vor
Migrationsbeginn Informationen zur Eingabe der Metadaten sowie die Dokumentation auf IT Center Help dazu veröffentlicht.
Solltest du darüber hinaus weitere Fragen haben, wende dich gerne an an das IT-ServiceDesk.
Viele Grüße,
das IT Center Blog Team