Angesichts der aktuellen Lage arbeitete die RWTH Aachen in den letzten Wochen mit Hochdruck daran, Lösungen zu den dabei aufkommenden Herausforderungen zu finden. Um die Verbreitung des Virus zu verhindern, arbeiten die Beschäftigten der RWTH vermehrt nur noch allein in Büros. Andere bleiben sogar ganz zu Hause und arbeiten im HomeOffice.
Teambesprechung in MS Teams Quelle: Eigene Darstellung
Kommunikation ist alles
Ohne passendes Werkzeug kann die innerbetriebliche Kommunikation durch solche Maßnahmen sehr schnell zum Problem werden. Um den Mitarbeitenden ein durch die RWTH begleitetes Werkzeug bereitzustellen, wird die Cloud-Plattform Microsoft (MS) Teams zur Verfügung gestellt. Diese ist seit dem 23. März 2020 befristet bis zum Ablauf der Krisensituation nutzbar. Beschäftigte der RWTH können somit ihre Arbeitsbesprechungen in Form von Chat-, Telefon- und Videokonferenzen ins Netz verlegen. Dabei wurde die Anwendung für die Zwecke der RWTH (soweit technisch möglich) auf die zwingend notwendigen Angebote reduziert.
Voraussetzungen und Nutzung
Die Funktionen von MS Teams stehen derzeit nur Mitarbeitenden der RWTH Aachen zur Verfügung. Auch studentische Hilfskräfte können diese nutzen. Studierende und Externe können zwar zu Besprechungen eingeladen werden, haben jedoch selbst keinen Zugriff auf weitere Funktionen von MS Teams. Der Zugriff kann entweder über die Webapp oder direkt über die MS Teams App erfolgen, die für diverse Betriebssysteme verfügbar ist. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu findet Ihr auf IT Center Help.
Der Einsatz von MS Team vereinfacht dabei nicht nur die digitale Zusammenarbeit zwischen den Kolleginnen und Kollegen, sondern fördert auch die zwischenmenschliche Kommunikation und das „Wir“-Gefühl. Statt einen Besuch im Nachbarbüro abzustatten, sich an der Kaffeemaschine kurz auszutauschen oder die Mittagspause gemeinsam zu verbringen – verabredet man sich jetzt einfach digital bei MS Team.
Die Anwendung eignet sich sowohl für die Eins-zu-eins-Kommunikation als auch für Besprechungen von mehreren Leuten. Dabei habt Ihr die Möglichkeit über Chats oder Telefon- und Videoanrufe zu kommunizieren, oder auch Präsentationen durchzuführen. Ihr könnt Teams erstellen, beitreten, Personen einladen und sogar verschiedene Kanäle innerhalb eines Teams freischalten. Somit könnt Ihr Euren Teams eine gewisse Struktur verleihen und z.B. verschiedene Projekte oder Themen gliedern. Anleitungeb zur optimalen Nutzung der Anwendung findet Ihr ebenfalls auf IT Center Help.
Datenschutz und Privatsphäre
Die Nutzung von MS Teams ist freiwillig. Die RWTH legt jedoch allen Angehörigen dringend nahe, aufgrund der aktuellen Lage physische Kontakte durch digitale Angebote zu ersetzen. Die Weitergabe der personenbezogenen Daten an Microsoft erfolgen über einen von der RWTH Aachen kontrollierten Identity Provider (Shibboleth). Eine Verhaltens- oder Leistungskontrolle durch MS Teams findet nicht statt. Eventuell aus MS Teams erhobene Daten sind für einen solchen Zweck nicht verwendbar.
Bitte beachtet jedoch, dass, im Sinne des Arbeitsrechts weder Personal- noch Mitarbeitergespräche über MS Teams abgewickelt werden dürfen. Natürlich gelten bei der Nutzung von MS Teams die üblichen Erwägungen zum Daten- und Geheimschutz aber auch zum Außenhandelsrecht.
Verantwortlich für die Inhalte des Beitrags ist Stéphanie Bauens.
