In unserem heutigen Blogbeitrag stellen wir Euch das Projektbüro des IT Centers vor.
Ihr habt bestimmt schon einmal von der Netzerneuerung der RWTH Aachen oder von HPC.nrw gehört. Dies ist nur kleiner Auszug von einer Vielzahl an Projekten, die das IT Center betreut. Aufgrund dieser zahlreichen Projekte ist eine zentrale Koordinationsstelle notwendig. Diese zentrale Rolle hat 2018 das Projektbüro eingenommen.
Durch die Gründung des Projektbüros wurde das IT Center Projektmanagement vereinheitlicht und auch Transparenz im gesamten Haus geschaffen. Diese Transparenz bezieht sich nicht nur auf die Informationen zu den einzelnen Projekten, sondern ebenfalls auf die im Projekt benötigten Ressourcen wie Finanzmittel und Personal.
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Durch die Ansiedlung des Projektbüros in der Abteilung Administration und Organisation ist eine enge Verzahnung unter anderem mit dem Finanzmanagement und dem Dienstreisemanagement gewährleistet. So können z.B. staatlich geförderte Projekte optimal gesteuert werden.
Zudem hat die Entwicklung durch die Abteilung Netze und die Einführung eines digitalen Planungswerkzeugs das Projektbüro (Mitte 2019) maßgeblich vorangetrieben und zur Etablierung im IT Center beigetragen.
Die Digitalisierung und Automatisierung der Projekt-Instrumente durch das Projekt Portal vereinfachen die Prozesse und Arbeit mit den folgenden Instrumenten:
- Projekt-Identifikationsblatt: Aufnahme der Eigenschaften potenzieller Projekte
- Projekt-Liste: Schaffung eines Gesamtüberblicks über alle Projekte am IT Center
- Projekt-Steckbrief: übersichtliche Dokumentation von Projektinformationen
Durch die kontinuierliche Weiterentwicklung des Projekt Portals können wir auch weiterhin professionell agieren und Projekte planen sowie durchführen.
Angebot und Aufgaben des Projektbüros
Das Projektbüro ist jedoch nicht nur für die Weiterentwicklung und die Pflege des Projekt Portals zuständig, sondern unterstützt auch bei methodischen Fragen der einzelnen Projektleiter/ -owner/ -mitarbeitenden.
Durch Veranstaltungen wie das Projektcafé fördert das Projektbüro den Erfahrungsaustausch zwischen Projektinteressenten.
Über den internen Projektbüro Blog erfahren die Mitarbeitenden neue Methoden und werden über IT Center Vorlagen zu verschiedenen Themen informiert.
Einmal wöchentlich wird auch den anderen Standorten des IT Centers die Möglichkeit gegeben, sich über Projekte auszutauschen und das Angebot des Projektbüros in Form der Projektsprechstunde in Anspruch zu nehmen.
Noch mehr Transparenz wird mit Hilfe der sogenannten ShowWall durch das Aushängen der Projekt-Steckbriefe gewährleistet.
Der Bericht aus dem Projektbüro ist ein fester Bestandteil der Managementrunde, wodurch alle Führungskräfte des IT Centers über aktuelle Projekte informiert werden.
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags sind Anna-Lena Overhage und Nicole Filla.
