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Im ersten Blogbeitrag zum Thema „Entspannt arbeiten mit klaren Strukturen“ lag der Fokus auf dem Zeitmanagement. In diesem Folgebeitrag dreht sich alles um die Organisation.
Organisation mit EWA (Eingang, Workflow, Ausgang)
Ein organisierter Arbeitsplatz trägt zum entspannten Arbeiten bei. Hierzu müsst ihr euch erst einmal einen Überblick über eure Aufgaben verschaffen. Anschließend lässt sich zwischen drei Aufgabentypen unterscheiden:
- Miniaufgaben von 2-3 Schritten, dazu zählen Gefallen für Kolleginnen und Kollegen zu erledigen und Routine-Tätigkeiten.
- Projektaufgaben, worunter alles fällt, was mehr als 3 Schritte hat, wie zum Beispiel eine Idee, die umgesetzt wird, eine Veranstaltung durchzuführen oder ein neues Produkt einzuführen.
- Prozessaufgaben beinhalten letztendlich wiederkehrende Aufgabenketten, wie jährlich durchzuführende Veranstaltung.
Um euch nun zu organisieren hilft wieder eine Frage: Arbeite ich mehr in Projekten oder in Prozessen?
Übersicht verschaffen
Es gibt verschiedene Wege, sich eine Übersicht über die eigenen Aufgaben zu verschaffen. Es gibt nur zwei Regeln zu beachten:
- Sammelt alle Aufgaben und Projekte
- Beschränkt euch auf das Wesentliche.
Werdet kreativ! Prüft, an welchen Stellen ihr Aufgaben verwalten und gegebenenfalls reduzieren könnt. Dafür eignen sich praktische Tools, wie das Outlook – Aufgabenformular oder OneNote. Macht euch außerdem eine To-Do Liste angepasst an eure pragmatische Prioritätensetzung.
Je nachdem welcher Typ ihr seid hilft bei der Übersicht eine Mind-Map oder ein Personal Kanban-Board. Digitale Kanban-Boards für den persönlichen Einsatz gibt es zu kostenlos im Internet.
Eine weitere Organisationsstrategie ist es immer einen Schritt weiter zu denken. Immer eine Entscheidung zu treffen und diese dann direkt auszuführen, zum Beispiel: „Das kann weg“, „das ist eine Info und wird abgelegt“, „das erledige ich später – terminiert“ und „das ist fertig und wird sofort abgelegt“.
Letztendlich darf im Homeoffice auch das Lob nicht fehlen. Wenn es nicht von den Kolleginnen und Kollegen oder den Vorgesetzten kommt, dann von euch selbst. Das geht zum einen mit einer Juhu-Liste, in der Erfolge notiert werden oder mit einer kleinen Belohnung wie Schokolade.
Ordnung vs. Unordnung: Nur das Genie beherrscht das Chaos
Entspanntes arbeiten setzt sich demnach aus Zeit, Organisation und dem letzten Grundpfeiler Ordnung zusammen. Da wir alle nicht Albert Einstein sind, ergo keine Genies, die das Chaos beherrschen, ist es für uns wichtig Ordnung am Arbeitsplatz zu schaffen. Indem wir beispielsweise alles einem Platz zuweisen, Ablagen markieren sowie Unnützes wegwerfen, um Raum zu schaffen und dadurch das Suchen vermeiden. Die Ablageform solltet ihr nach Bearbeitungsstand wählen und Bezeichnungen sollten überall identisch sein. Zum Beispiel die Beschriftungen auf Ordnern, die Dateistruktur am PC sowie die Ordnerstruktur im E-Mail-Postfach. Vor allem letzteres kann schnell im Chaos versinken. Um Ordnung im E-Mail-Postfach zu schaffen, solltet ihr darauf achten E-Mails aktiv zwei- bis viermal täglich abzurufen und zu sortieren. Bei Outlook könnt ihr darüber hinaus auch Regeln einsetzen, Arbeitsordner einrichten und die Wiedervorlage von Mails nutzen und so mehr Organisation ins Chaos bringen. Fragt euch hier einmal selbst: Wie sieht es mit meiner Ordnung am Arbeitsplatz aus? In der PC-Ablage oder dem E-Mail-Postfach?
Habt Geduld mit euch selbst und setzt euch selbst nicht unter Druck! Um neue Gewohnheiten zu etablieren braucht es viele Wiederholungen. In Woche 1 könnt ihr mit dem Zeitmanagement beginnen und wenn das gut klappt, versucht es in der darauffolgenden Woche mit der Organisation und Ordnung schaffen.
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags sind Linda Jörres und Julia-Elena Runkel.
