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Eine Videokonferenz will gut geplant sein. Damit ihr bessere Besprechungen organisieren könnt, geben wir euch in diesem Beitrag ein paar Tipps mit an die Hand.
Denn aufgrund der anhaltenden Corona-Pandemie finden nach wie vor viele Zusammenkünfte, wie zum Beispiel Besprechungen zum Informationsaustausch, online statt. Auch nach der Pandemie ist davon auszugehen, dass Online-Meetings weiterhin umgesetzt werden, da diese viele Vorteile bieten.
In unserem letzten Beitrag aus dieser Reihe „Videokonferenzen effizient gestalten – Tools für Online Meetings“ haben wir euch bereits die richtigen Tools vorgestellt.
Das Ziel des Meetings definieren
Stellt euch zunächst die Frage, welchem Zweck das Meeting dient. Wollt ihr zum Beispiel über ein Thema informieren und ein Update zu einem Projekt geben oder gibt es ein direktes Problem, das gelöst werden soll? Überlegt außerdem, wie und bis wann das beschlossene Ziel erreicht werden soll.
Das Ziel des Meetings sollte bereits aus der Einladung hervorgehen, die an alle Teilnehmer verschickt wird. Dadurch ist das Team informiert und kann sich ebenfalls gut auf das Meeting vorbereiten.
Die Agenda planen
Durch eine Agenda wird euer Online-Meeting strukturiert und ihr erhöht die Effektivität der Zusammenkunft. Sie ist der rote Faden eures Online-Meetings. Fügt die Agenda ebenfalls eurer Einladung zum Meeting bei.
Deine Agenda sollte die folgenden Punkte enthalten:
- Wer nimmt an dem Online-Meeting teil?
- Wann und wo findet die Besprechung statt? Hier kannst du nach Möglichkeit bereits ein erstes Mal die Zugangsdaten zur Verfügung stellen
- Welche Punkte werden besprochen und in welcher Reihenfolge?
- Wie viel Zeit ist für das gesamte Meeting und für die einzelnen Punkte festgesetzt?
- Gibt es eine Pause, weil das Meeting voraussichtlich länger als eine Stunde dauern wird?
Meeting Regeln festlegen
Jeder der Teilnehmenden sollte die Meeting-Regeln kennen und einhalten. Diese könnt ihr zu Beginn des Meetings kommunizieren oder ebenfalls in eure Einladung aufnehmen.
Regeln können wie folgt lauten:
- Pünktlicher Beginn: Bittet die Teilnehmenden, sich pünktlich einzuloggen. Das Meeting beginnt pünktlich.
- Ruhige Umgebung: Kein Lärm und bitte das Micro ausschalten, wenn man gerade nicht spricht.
- Kamera einschalten und fokussiert bleiben: So lässt sich nachvollziehen, wer konzentriert zuhört oder wer nebenbei etwas Anderes macht. Wenn euch eine Person auffällt, die mit etwas anderem beschäftigt ist, könnt ihr die Runde dazu aufrufen, konzentriert zu bleiben und E-Mails etc. später zu lesen.
- Aussagen kurzhalten: Kommentare, Fragen und Aussagen sollten kurz und klar formuliert werden.
- Andere Teilnehmende ausreden lassen
Vergabe von Themen und Beiträgen
Bittet, die Teilnehmenden einen aktiven Part in der Besprechung zu übernehmen. Dadurch wird das Engagement und die Abwechslung erhöht. Außerdem sollte genug Zeit für Diskussionsrunden eingeplant werden. Dadurch bekommen alle Teammitglieder die Chance, ihre Sicht darzustellen. Während der Redebeiträge und Diskussionsrunden solltet ihr die Zeitvorgabe im Blick behalten, damit der zeitliche Rahmen des Meetings nicht gesprengt wird.
Interaktion – Umfragen oder Quiz einbauen
Wenn die Luft raus ist oder die Konzentration nachlässt, sind Umfragen und Quiz gute Möglichkeiten, um die Stimmung aufzulockern. Die Teilnehmenden werden aktiv gefordert, und ihr erhaltet einen sofortigen Überblick über das Wissen und die verschiedenen Meinungen.
Mit verschiedenen Tools könnt ihr Umfragen einfach und schnell erstellen, zum Beispiel mit Google Form oder Mentimeter. Quiz sind mit Kahoot oder Quiz-Star auch ohne großen Aufwand zu erstellen. In Zoom gibt es sogar eine integrierte Möglichkeit für kurze und spontane Umfragen oder Abstimmungen
Ein Protokoll scheiben
Ein Protokoll liefert die wichtigsten Informationen über ein abgeschlossenes Meeting und dokumentiert die Ergebnisse. Es dient allen Beteiligten als schriftliche Zusammenfassung und wichtige Erinnerungshilfe. Bestimmt in jedem Meeting eine*n Protokollant*in, damit der Aufwand gerecht verteilt wird. Anschließend wird das Protokoll an alle Teilnehmenden per E-Mail gesendet. Auch für Personen, die kurzfristig nicht an deinem Meeting teilnehmen konnten, ist das Protokoll sehr hilfreich. So können besprochene Themen problemlos nachgearbeitet werden.
Wir wünschen dir mit diesen Tipps ein gutes Gelingen beim Planen und Umsetzen zukünftiger Online-Meetings!
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags sind Eva Tiede und Morgane Overath.
