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In unserer Blogreihe „Videokonferenzen effizient gestalten“ haben wir bereits über nützliche Tools berichtet sowie erste Tipps für bessere Online Meetings mit euch geteilt.
In diesem Blogbeitrag informieren wir euch über die verschiedenen Meetingrollen der Teilnehmenden, die ebenfalls dazu beitragen, ein Meeting effizienter zu gestalten.
Wer sagt, dass Teamwork nur in Projekten wichtig ist? Auch in Meetings kann es durchaus nützlich sein, Rollen mit festen Aufgaben und Funktionen zu vergeben, um das Bestmögliche aus dem digitalen Austausch zu schöpfen.
Mögliche Meetingrollen
Neben den verschiedenen, spezifischen Rollen, wird zunächst das „Team“, also die Meetingteilnehmenden benötigt. Das Team verpflichtet sich zu einer aktiven Teilnahme und bring Ideen und Perspektiven mit ein.
Die Rolle „Guide“ oder auch „moderierende Person“ schafft Gleichberechtigung innerhalb der Konferenz. Ebenfalls achtet sie auf die Einhaltung der Agenda und den Zeitrahmen. Die moderierende Person spricht unausgesprochene Probleme an, gibt Feedback über den Fortschritt des Meetings und trifft kurze, klare Aussagen. Ebenso spricht sie klar aus, welches Thema als nächstes auf der Agenda steht und behandelt wird. Es ist sinnvoll, dass die moderierende Person kommunikativ für wenig Diskussion sorgt und somit das Meeting in Richtung Entscheidungsfindung lenkt. Auch wenn es unangenehm ist, sollte bei fehlenden Wortwechsel dieser auch einmal ausgehalten werden. Dies führt gegebenenfalls zu einer durchdachten Kommunikation. Der Guide sollte die Teilnehmenden bei der Wortübergabe namentlich ansprechen.
Die „zielsetzende Person“ kann je nach Meeting-Größe mit der moderierenden Person zusammengefasst werden. Eine klare Zielsetzung des Meetings zu schaffen und die Agenda zu erstellen, ist die Hauptaufgabe. Ebenfalls lädt sie den benötigten Personenkreis ein und schließt das Meeting schlussendlich mit einem Fazit ab.
Last but not least folgt die „protokollierende Person“. Diese ist vor allem für die Dokumentation wichtiger Entscheidungen und Aufgaben verantwortlich. Sie macht Diskussionspunkte sichtbar, unterstützt bei Verständnisfragen und stellt die Aufzeichnungen des Meetings zur Verfügung.
Diese Rollen und damit verbunden Aufgaben sollten vor dem Meeting delegiert werden.
Fazit
Auf folgende Punkte sollte für ein effizientes Meeting geachtet werden:
- Verschiedene Rollen delegieren
- Auf das Meeting vorbereiten (Agenda)
- Videokonferenz in max. 90 Minuten Abschnitte aufsplitten
- Meeting-Regeln zur Kommunikation festlegen
- Visualisierungstools nutzen bzw. Bildschirm teilen
- Aktive Teilnahme fördern
Da insbesondere die Rolle der moderierenden Person einen wichtigen Teil des Meetings ausmacht, werden wir in unserem nächsten Blogbeitrag zu dieser Reihe explizit auf diese Rolle eingehen. Bleibt gespannt und lasst uns gerne ein Herzchen da!
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags ist Arlinda Ujkani.
