Quelle: Freepik
Im IT Center der RWTH Aachen sind verschiedene Abteilungen angesiedelt, die für unterschiedliche Fachbereiche zuständig sind. Unter anderem die Abteilung Netze, die für den Betrieb und die Erneuerung der zentral gemanagten Kommunikationsnetze der RWTH verantwortlich ist.
Zentrale Aufgabe ist die Bereitstellung einer verlässlichen und leistungsfähigen Kommunikationsinfrastruktur zur Sicherung des Forschungs- und Lehrbetriebs sowie des Verwaltungsbetriebes der Hochschule.
Um die Mitarbeitenden zu entlasten, wurde ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) eingeführt, welches in diesem Jahr zum ersten Mal nach ISO 9001 zertifiziert wurde.
Für was genau das QMS genutzt wird und wie die ISO 9001 Zertifizierung ablief, erfahrt ihr in diesem Blogbeitrag.
Das Qualitätsmanagementsystem
Die Entscheidung für ein QMS und die anschließende Einführung wurde im Jahre 2019 aus mehreren Gründen getroffen. Zum einen erforderte die Aufgabenbewältigung einen enormen Umfang an notwendigen Maßnahmen und zum anderen stieg die Komplexität von Arbeitsabläufen stetig. Dies führte zu einem gewissen Optimierungsdruck. Seitdem wird das QMS kontinuierlich weiterentwickelt.
Besondere Handlungsfelder des QMS sind:
- Schulungen für Mitarbeitende zum Thema Qualitätsmanagement,
- Mitarbeitende motivieren und einbeziehen,
- Prozessentwicklung und Prozesssteuerung sowie
- regelmäßiger Erfahrungsaustausch mit den Mitarbeitenden.
Der Weg zur Erstzertifizierung
Mit der Einführung des Qualitätsmanagementsystems und der zur Verfügung gestellten erforderlichen Ressourcen entschied sich die Abteilung dazu, die Erstzertifizierung zu beginnen. Diese besteht aus zwei Stufen.
Gemeinsam mit der Zertifizierungsstelle (TÜV Rheinland) und der gesamten Abteilung Netze startete Ende März 2023 das Zertifizierungsverfahren mit dem Stufe 1 Audit, welches einen gesamten Tag dauerte.
Eine ausführliche Erklärung, was ein Audit genau ist und wie es abläuft, haben wir euch in einem Blogbeitrag zusammengefasst.
In der Stufe 1 wurde das Qualitätsmanagement-Kernteam und die Abteilungsleitung durch eine*n Auditor*in befragt. Es fand eine Dokumentenprüfung und eine Vor-Ort Begehung statt. Am Ende des Tages fand ein Abschlussgespräch statt, in dem das weitere Vorgehen abgestimmt wurde. Außerdem wurden die Auditergebnisse, inklusive der Auditschlussfolgerungen, zusammengefasst.
Anfang Mai 2023 folgte an zwei Tagen das Stufe 2 Audit mit einer Mitarbeitenden-Befragung und einer Vor-Ort Begehung.
Das Zertifizierungsverfahren konnte somit erfolgreich abgeschlossen werden. Insgesamt dauerten die Audits drei Tage.
Die untenstehende Grafik zeigt euch den kompletten zeitlichen Ablauf – von Mitarbeitendenschulungen bis hin zum Zertifizierungsverfahren.
Quelle: Eigene Darstellung
Erfolgreiche Zertifizierung
Die Anstrengungen haben sich gelohnt: Die Abteilung erhielt im Juni 2023 einen positiven Auditbericht mit Handlungsempfehlungen und einer anschließenden erfolgreichen Zertifikatserteilung.
Quelle: Eigene Darstellung
Das Zertifikat ist drei Jahre gültig. In den folgenden Jahren 2024 und 2025 folgen zwei Überwachungsaudits. Diese fallen etwas kleiner aus als das «große» Audit: Dabei werden dann die internen Audits, Dokumente und die Prozesse überprüft.
2026 findet dann die Re-Zertifizierung statt, bei der wieder das komplette Qualitätsmanagementsystem der Abteilung überprüft wird.
Die Abteilung Netze ist sehr über dieses positive Ergebnis erfreut und bedankt sich bei den Kolleginnen und Kollegen für die großartige Arbeit.
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags sind Jennifer Grampe und Nicole Wießner.
