Quelle: Eigene Darstellung
Am 22. April 2026 fand am IT Center der RWTH Aachen der Coscine Support Summit statt. Rund 15 Teilnehmende aus sieben verschiedenen Hochschulen kamen zusammen, um sich intensiv über zentrale Supportprozesse auszutauschen und gemeinsam an deren Weiterentwicklung zu arbeiten. Im Fokus standen dabei insbesondere die Beantragung und Begutachtung von Speicherressourcen.
Austausch und aktuelle Entwicklungen rund um Coscine
Quelle: Eigene Darstellung
Der Summit startete mit einer kurzen Vorstellungsrunde, die nicht nur dem gegenseitigen Kennenlernen diente, sondern auch die Vielfalt der vertretenen Perspektiven deutlich machte. Unterschiedliche institutionelle Rahmenbedingungen und Erfahrungen im Support führten direkt zu einem lebendigen Austausch. Im Anschluss präsentierte das Coscine Service Management Team aktuelle Entwicklungen rund um die Speicherplatzantragsprozesse. Dabei wurde deutlich, dass in den vergangenen Monaten bereits zahlreiche Anpassungen umgesetzt werden konnten, insbesondere auf Grundlage des wertvollen Feedbacks aus dem 1st-Level-Support. Diese praxisnahen Rückmeldungen haben maßgeblich dazu beigetragen, bestehende Abläufe zu optimieren und nutzungsfreundlicher zu gestalten.
Herausforderungen und Lösungsansätze
Neben den Fortschritten wurden auch bestehende Herausforderungen offen angesprochen. Ein zentrales Thema war der Begutachtungsprozess von Speicheranträgen. Der Prozess bedarf aktuell einerseits eines hohen, organisatorischen Arbeitsaufkommens beim Coscine Service Management Team. Allein in den ersten drei Monaten von 2026 wurden durchschnittlich ca. 19 Anträge pro Monat gestellt, die eine Zuweisung an Begutachtende erfordern. Andererseits wünscht sich der 1st-Level Support klarere Vorgaben für die Antragstellung und die Begutachtung.
Um diese Herausforderungen gemeinsam anzugehen, arbeiteten die Teilnehmenden im weiteren Verlauf des Tages in Kleingruppen an zwei zentralen Ansatzpunkten zur Verbesserung der Prozesse: Metadatenprofile und deren Strukturierung in Coscine sowie die Fragen im Rahmen des Speicherplatzantrags. In intensiven Arbeitsphasen wurden konkrete Ideen und Maßnahmen entwickelt.
Ergebnisse und nächste Schritte
Die Ergebnisse der Gruppenarbeiten wurden anschließend im Plenum vorgestellt und gemeinsam reflektiert. Dabei zeigte sich deutlich: Der offene Austausch zwischen den Hochschulen bietet großes Potenzial, voneinander zu lernen und gemeinsam tragfähige Lösungen zu entwickeln.
Die Verbesserungsvorschläge rund um Metadatenprofile umfassten u.a. eine standardisierte Bezeichnung der eingereichten Metadatenprofile mit einem möglichst hohen Wiedererkennungswert. Außerdem erscheint eine neue Gliederung der vorhandenen Metadatenprofile sinnvoll. Diese beiden Kernaspekte werden im Rahmen des aktuell laufenden TS4NFDI-Inkubators weiter investigiert.
Die Verbesserungen für den Begutachtungsprozess fokussieren sich auf Umformulierungen und Kürzungen der Fragen im Speicherplatzantrag. Hier wurden viele gute Vorschläge gesammelt, die intern vom Coscine Service Management Team geprüft und anschließend umgesetzt werden. Das langfristige Ziel ist u.a. eine Verbesserung des Antrags- und Begutachtungsprozess in Hinblick auf potenzielle Zeiteinsparung bei gleichzeitiger Erhaltung bzw. Steigerung der Qualität der Speicherplatzanträge.
Während der gesamten Veranstaltung waren außerdem zwei der Coscine-Entwickler*innen vor Ort. Dadurch konnten die Teilnehmenden jederzeit technische Fragen klären und in den direkten Austausch gehen.
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Abschluss
Abgeschlossen wurde der Tag mit einem Ausblick auf kommende Entwicklungen der Coscine-Plattform. Hier wurde klar: Auch in den nächsten Monaten warten weiterhin spannende Neuerungen auf die Coscine-Nutzenden.
Das Team freut sich sehr, dass das Coscine Support Summit beim 1st-Level Support so viel Anklang findet und man gemeinsam an den Prozessverbesserungen arbeiten kann!
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Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags sind Katja Jansen und Arlinda Ujkani.
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