Nicole Kaminski im Interview als Mentorin für neue Mitarbeitende
Quelle: Eigene Darstellung
Nicole Kaminski ist stellvertretende Gruppenleiterin der Gruppe Marketing & Events am IT Center. Sie begleitet regelmäßig neue Mitarbeitenden beim Start in den neuen Job. Im Interview erzählt sie uns mehr über die Verantwortung der Mentoren-Rolle und die Einarbeitung in der Abteilung Service & Kommunikation.
Janin: Nicole, was ist dir beim ersten Gespräch mit den neuen Mitarbeitenden wichtig nahezubringen?
Nicole: In erster Linie, dass sie nicht alleine sind. Gerade zu Beginn haben die neuen Mitarbeitenden vielen Fragen und erhalten sehr viel Input. Sie lernen viele Namen und viele neue Kolleginnen und Kollegen kennen. Ich finde da ist es wichtig zu wissen, dass sie eine feste Bezugsperson haben und generell Jeden im Kollegium fragen können. Darüber hinaus versuche ich den neuen Mitarbeitenden schnell zu vermitteln, das egal ob im IT Center allgemein, bei uns in der Abteilung oder in der Gruppe das Miteinander und Füreinander eine sehr große Rolle spielt. Tauchen Fragen auf, ist etwas unklar, oder sucht man vielleicht nur die richtige Kontaktperson – jeder hilft, auch in stressigen Situationen.
Wir gehen respektvoll miteinander um, wir akzeptieren einander so wie wir sind. Wir achten darauf, dass jeder sich einbringen kann. Geben und erhalten konstruktive Kritik, um die Mitarbeitenden zu motivieren und um an uns arbeiten zu können. Durch das Feedback können wir einschätzen, ob wir uns auf dem richtigen Weg befinden und das ist sehr wichtig. Zu guter Letzt ist es mir wichtig zu vermitteln, dass Jeder seine Bedürfnisse artikulieren kann und das offene Gespräch sucht. Eine offene und transparente Kommunikation liegt uns sehr am Herzen.
Janin: Was ist aus deiner Erfahrung heraus unverzichtbar, um neue Mitarbeitende optimal mit „an Bord“ zu nehmen?
Nicole: Offenheit, Neugierde und Kommunikation sind für mich die drei wichtigsten Schlagwörter.
Den Kolleginnen und Kollegen offen gegenübertreten, neugierig sein und besonders am Anfang finde ich es gut, wenn viele Fragen gestellt werden. Ich bin als Mentorin teilweise so routiniert in den Arbeitsprozessen, dass es umso wichtiger ist mir Fragen zu stellen anstatt vielleicht etwas hinzunehmen, was mir in meiner Routine nicht aufgefallen ist. Ich ermutige die neuen Mitarbeitenden immer dazu vielen Fragen zu stellen. So können sie am besten lernen und sich ins Team integrieren.
Janin: Wie wird man Mentor*in und welche Aufgaben kommen im Rahmen des Mentorings auf einen zu?
Nicole: Bei uns in der Gruppe Marketing & Eventmanagement rotiert die Aufgabe des Mentorings. Wir achten aber darauf, dass man das gleiche Aufgabengebiet hat. Beispielsweise betreue ich unter anderem den Bereich Eventmanagement und arbeite dann auch Mitarbeitende für diesen Bereich ein.
In erster Linie ist man die erste Ansprechperson in allen Belangen, egal ob organisatorisch oder inhaltlich. Neben der Gewährleistung, dass technisch alles funktioniert, vermitteln wir Basiswissen rund um den Arbeitsalltag sowie die Prozesse und koordinieren Termine mit dem Experteninnen und Experten zu bestimmten Themen.
Janin: Welche Elemente der Betreuung sind deiner Meinung nach unverzichtbar und sollten den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden?
Nicole: Auf der einen Seite die Unternehmenswerte und die Organisationskultur, die ich am Anfang schon erwähnt habe. Diese sollten auf jeden Fall vermittelt werden. Einmal diese, die für das ganze IT Center gelten, aber auch die abteilungsspezifischen und gruppenspezifischen Vorstellungen. Daneben ist eine Checkliste ideal – mit allen Punkten, die es abzuarbeiten gilt. Darüber hinaus einen Überblick über alle Zugänge, Werkzeuge und Services, die wir nutzen und die zu unserem Arbeitsalltag gehören. Zum Beispiel in welchem Teams-Raum die Gruppenmeetings stattfindet. Hier ist es wichtig, dass sie einen Überblick erhalten und wissen, wo sie was finden können.
Nicht zu vergessen natürlich, die Vorstellung im Kollegium. Es ist wichtig, dass der neue Mitarbeitende mal ein Gesicht sieht. Besonders im Homeoffice ist es etwas ganz anderes das Kollegium kennenzulernen. Daher versuche ich bei der Terminvereinbarung mit den Expertinnen und Experten auf so viele verschiedene wie möglich zurückzugreifen, damit die neuen Mitarbeitenden viele neue Gesichter kennenlernen.
Janin: Welche Unterschiede hast du zwischen der digitalen Einarbeitung und der Einarbeitung vor Ort festgestellt?
Nicole: Zusammengefasst muss ich schon sagen, dass ich es anstrengender finde digital einzuarbeiten. Man ist immer abrufbar, macht alles online und redet unheimlich viel. Klar mache ich das auch vor Ort, aber da kann ich die Person einfacher mit anderen Mitarbeitenden vernetzen. Ich finde jetzt ist einfach der größte Unterschied, dass am Anfang eben der Fokus nur auf mir als Mentorin liegt. Was ja logisch ist, weil man zu Hause ja niemand anderen sieht. Das ist etwas Anderes als wenn wir im Büro sitzen würden. Aber durch verschiedene Schulungen und Gespräche mit Expertinnen und Experten versuchen wir schnell zu vernetzen. Darüber hinaus muss vor allem die Technik einwandfrei funktionieren. Das ist für den ersten und zweiten Tag wirklich das Wichtigste, was es zu regeln gilt. Klappt der VPN-Zugriff, hat man Zugriff auf Teams und die weiteren Kommunikationskanäle? Das ist etwas Anderes als vor Ort, im Büro. Das sind für mich zusätzliche Koordinationsaufgaben, die bei der Einarbeitung im Homeoffice berücksichtigt werden müssen.
Außerdem fehlt der zwischenmenschliche Kontakt. Vor Ort lernen die neuen Mitarbeitenden auch an der Kaffeemaschine neue Kolleginnen und Kollegen kennen, und zu Hause ist man sehr auf die Personen in der Gruppe und Abteilung beschränkt. Man lernt fast keine andere Person aus dem Haus kennen, es sei denn man begleitet Projekte und ist in Kampagnen involviert, aber selbst dann nur Einzelne. Vor Ort trifft man sich draußen, im Haus oder an der Kaffeemaschine, spricht ein bisschen und lernt sich kennen. Das fehlt wirklich sehr.
Auch die Betriebsfeiern finden zurzeit nicht statt. Hier haben die neuen Mitarbeitenden sonst die Chance eine andere Beziehung zu den Kolleginnen und Kollegen aufzubauen und einander besser kennenzulernen. Es gibt zwar Online-Formate, aber diese können die Präsenzveranstaltungen meiner Meinung nach nicht ersetzen.
Janin: Mentoring und Füreinander Dasein kling richtig gut – allerdings auch nach viel Aufwand. Ist der Nutzen daraus denn wirklich so groß?
Nicole: Ich bin da ehrlich. Klar, es ist sehr aufwendig. Es nimmt viel Zeit in Anspruch, aber ich finde am Ende lohnt es sich immer. Ich habe jetzt schon mehrere Personen in unserer Gruppe eingearbeitet und ich weiß ja selber wie es ist, wenn man irgendwo neu anfängt. Da ist man froh, wenn eine feste Person einen durch den neuen Dschungel führt. Sonst fühlen sich die neuen Mitarbeitenden schnell verloren und überfordert, da ja so schon viele neue Informationen auf einen einprasseln. Daher glaube ich schon, dass sich das mittel- und langfristig immer auszahlt. Insbesondere vor dem Hintergrund, dass die Person einen zukünftig bei den Teamaufgaben unterstützen wird und so wird natürlich auch die Qualität gesichert. Wenn die Einarbeitung strukturiert abläuft und man der Checkliste zufolge immer die gleichen Punkte abarbeitet, sind alle auf einem ähnlichen Stand. Dafür wurde in unserer Abteilung ein Einarbeitungskonzept entwickelt. Das zahlt sich aus und ist am Ende eine gute Investition.
Zusammengefasst bringt die Mentoren-Rolle eine große Verantwortung mit sich. Ich möchte die Mitarbeitenden nachhaltig effizient einarbeiten, präge sie dabei und möchte darüber hinaus, den sozialen Anschluss im Team und Kollegium sicherstellen. Das ist eine anspruchsvollere und aufwendigere Einarbeitung als viele neue Mitarbeitende das vielleicht kennen, aber es lohnt sich in jedem Fall und bisher haben wir wirklich sehr gutes Feedback bekommen.
Wir bedanken und bei Nicole für das Interview und den Einblick in das Mentoring für neue Mitarbeitende.
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags sind Nicole Kaminski und Janin Vreydal.
