Quelle: Freepik
„Ordnung ist das halbe Leben“ – aus diesem Grund haben wir am IT Center nun eine Aufräumaktion der Microsoft Accounts im RWTH-Tenant gestartet!
„Aber was ist eigentlich der RWTH-Tenant? Was hat es mit dieser Aufräumaktion auf sich? Hat das Auswirkungen auf meinen Microsoft Account?“
Wir haben für euch Antworten auf diese und weitere Fragen in dem heutigen Beitrag zusammengefasst, damit ihr keine wichtigen Informationen rund um das Thema Microsoft 365 an der RWTH Aachen verpasst und rechtzeitig über Neuerungen up-to-date bleibt.
Der RWTH-Tenant
Mit Inkrafttreten des Microsoft Office 365 for Education Angebots im Jahr 2017 hat Microsoft für Angehörige der RWTH Aachen (Mitarbeitende und Studierende) ein eigenes Verzeichnis, den so genannten RWTH-Tenant, eingerichtet. Auf diesem konnten sich alle interessierten Nutzenden mit ihrer persönlichen RWTH E-Mail-Adresse (@rwth-aachen.de) registrieren und kostenfrei zugreifen. Die verfügbaren Microsoft Programme konnten als Webanwendung genutzt oder heruntergeladen und lokal installiert werden.
Was ist ein Tenant?
Ein Tenant ist ein abgeschlossener Bereich über dem die Microsoft Produkte zur Verfügung gestellt werden und in dem die berechtigten Personengruppen unter sich arbeiten können. Externe haben dabei die Möglichkeit, als Gäste in einen Tenant eingeladen zu werden und mit den Mitgliedern zusammenzuarbeiten.
Was bisher geschah
Mit Bekanntwerden der bevorstehenden Lizenzumstellungen im Jahr 2021, im Hinblick auf den neuen Rahmenvertrag, wurden bereits im Vorfeld neue Tenants für bestimmte Personengruppen mit unterschiedlichen Lizenzberechtigungen eingerichtet.
So erhielten Mitarbeitende pandemiebedingt im März 2020 Zugriff auf den M365-Tenant, um darüber Microsoft Teams zur Zusammenarbeit im Homeoffice nutzen zu können. Im September 2020 folgte dann der Students-Tenant, der den Studierenden, dank der Verfügbarkeit der Microsoft Produkte, auch während des Remote-Studiums eine unkomplizierte Selbstorganisation und Kommunikation mit den Kommiliton*innen und Dozierenden ermöglichte.
Seitdem der Microsoft Bundesvertrag 3.0 am 01.05.2021 in Kraft getreten ist, wurde der Produktumfang für die jeweiligen Tenants fortlaufend geprüft und erweitert. In Bezug auf Kommunikation, Kollaboration und Selbstorganisation sind die freigegebenen Produkte aus dem Microsoft 365 Angebot mittlerweile ein etabliertes und wichtiges Werkzeug in der Lehre, der Forschung, dem Studium und dem Arbeitsalltag an der RWTH Aachen.
Die Aufräumaktion
Aus lizenzrechtlichen Gründen wurde bereits im Zuge der Lizenzumstellung die Erstellung neuer Microsoft Accounts auf dem RWTH-Tenant im August 2021 deaktiviert.
Im nächsten Schritt werden nun zum 07. August 2022 um 23:59 Uhr alle Microsoft Accounts der Studierenden auf dem RWTH-Tenant gelöscht. Das bedeutet, dass die Studierenden ab diesem Zeitpunkt keinen Zugriff mehr auf den RWTH-Tenant sowie auf die darüber bezogenen Microsoft Produkte haben werden. Aber keine Sorge, Studierende der RWTH haben nach wie vor die Möglichkeit, Microsoft 365 Produkte kostenlos über die RWTH zu beziehen und zu verwenden. Wie? Das verraten wir euch weiter unten in unserem Beitrag 😊
Von der Löschung ist ebenfalls der Account für das Azure Dev Tools For Teaching Portal betroffen, da es sich dabei um dasselbe Benutzerkonto handelt. Die über das Portal bezogenen Lizenzen verlieren dadurch ihre Gültigkeit.
In diesem Zusammenhang empfehlen wir, alle Daten aus dem RWTH-Tenant zeitnah lokal zu sichern. Entsprechende Anleitungen zur Sicherung findet ihr auf der offiziellen Support Seite von Microsoft und in unserem Dokumentationsportal IT Center Help.
Was passiert mit der RWTH E-Mail-Adresse?
Keine Sorge, eure persönliche RWTH E-Mail-Adresse ist von dieser Aktion nicht betroffen und wird auch nicht gelöscht.
Die Löschung der Accounts im RWTH-Tenant hat ebenfalls keine Auswirkung auf die mit Ihrer RWTH E-Mail-Adresse privat erworbenen Microsoft Produkte.
Der Students-Tenant als Lösung
Alle Studierenden der RWTH haben seit September 2020 die Möglichkeit, sich kostenlos einen Microsoft Account auf dem Tenant für Studierende (Anmeldung mit egal@students.rwth-aachen.de) zu erstellen und somit die angebotenen Microsoft 365 Produkte sowohl in der Web-Version als auch lokal als Desktop-Anwendung auf dem Computer zu nutzen. Euch entstehen somit keine Nachteile durch die Löschung der Accounts im RWTH-Tenant. Über den Students-Tenant habt ihr außerdem ebenfalls die Möglichkeit, das Azure Dev Tools For Teaching Portal zu nutzen.
Solltet ihr bereits einen Microsoft Account auf dem Students-Tenant besitzen, so hat die Aufräumaktion keinen Einfluss darauf und ihr könnt weiterhin diesen Account nutzen.
Falls ihr mit dem Microsoft Account aus dem RWTH-Tenant in einem anderen Tenant als Gäste arbeiten oder eingeladen worden sein solltet (beispielsweise in Microsoft Teams), müsst ihr mit eurem Microsoft Account aus dem Students-Tenant neu eingeladen werden.
#goodnews: Add-Ins/ Plug-Ins im Students-Tenant
Im RWTH-Tenant gab es sie schon, im Students-Tenant gibt es sie nun auch: Ab sofort habt ihr die Möglichkeit, über den Office-Store auf dem Tenant für Studierende diverse Add-Ins/ Plug-Ins wie beispielsweise Citavi zu installieren.
Dokumentation und Support
Wir haben für euch in IT Center Help bereits eine Informationsseite erstellt, in der ihr alle Informationen und dazugehörigen Anleitungen rund um diese Aufräumaktion finden könnt.
Detaillierte Informationen und Anleitungen zu Microsoft 365 an der RWTH Aachen findet ihr ebenfalls in IT Center Help wieder. Im Bereich FAQ sind bereits einige Fragen und Antworten rund um M365 an der RWTH gebündelt vorzufinden.
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags sind Désirée Lemoine, Anastasios Krikas und Nicole Kaminski.
