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Quelle: Pixabay

Vor einiger Zeit haben wir bereits angefangen, die Microsoft Accounts im alten RWTH-Tenant aufzuräumen. Dabei waren zunächst die Studierenden der RWTH an der Reihe.

Nun geht es mit den Accounts der Mitarbeitenden weiter, so dass wir am Ende der Aufräumaktion den RWTH-Tenant gebührend in den Ruhestand verabschieden können.

Im heutigen Beitrag erklären wir euch, was es mit der Aufräumaktion auf sich hat, worauf ihr achten sollt und wo ihr selbst aktiv werden müsst.

Die Aufräumaktion

Aus lizenzrechtlichen Gründen wurde bereits im Zuge der Lizenzumstellung die Erstellung neuer Microsoft Accounts auf dem altbekannten RWTH-Tenant deaktiviert. Zudem wurden die Accounts der Studierenden schon vor einiger Zeit entfernt.

Im nächsten Schritt werden nun zum 29.04.2024 um 23:59 Uhr alle Microsoft Accounts der Mitarbeitenden auf dem RWTH-Tenant deaktiviert. Das bedeutet, dass die Mitarbeitenden ab diesem Zeitpunkt keinen Zugriff mehr auf den RWTH-Tenant sowie auf die darüber bezogenen Microsoft Produkte und in der Microsoft Cloud (z.B. OneDrive, OneNote und SharePoint) abgelegten Dokumente haben werden.

Aber keine Sorge, Mitarbeitende der RWTH haben nach wie vor die Möglichkeit, einige Microsoft 365 Produkte kostenlos über die RWTH zu verwenden. Wie? Das verraten wir euch weiter unten in unserem Beitrag.

Jetzt seid ihr gefragt: Daten sichern

Eure To-Do‘s:

• Überprüft, ob ihr überhaupt und wenn welche Produkte ihr über den RWTH-Tenant nutzt.
• Daten heruntergeladen und lokal gesichert?
  • OneDrive
  • OneNote
  • SharePoint Online
  • Etc.
• Windows-Geräte auf ein lokales Konto umgestellt?
• Office Lizenz auf allen Geräten umgestellt?
• Verschlüsselungssoftware BitLocker deaktiviert?
• Neue Einladung für den Microsoft Account im M365-Tenant für ein externes Team bei Microsoft Teams notwendig?
• Dokumente für RWTH-externe Personen (über ein anderes Medium) neu zur Verfügung gestellt?

Das bedeutet, dass ihr in diesem Zusammenhang vor dem 29.04.2024 alle Daten, die im RWTH-Tenant erstellt oder abgelegt worden sind, wie z.B. in Office, OneDrive, OneNote oder SharePoint, aus dem Account herunterladen und lokal sichern müsst, um einen Datenverlust zu verhindern. Ein Zugriff wird auf diese Daten nach der Deaktivierung des Accounts nicht mehr möglich sein.

Bitte beachtet außerdem, dass die Sicherung nicht durch das IT Center übernommen wird, sondern selbstständig von euch durchgeführt werden muss.

Solltet ihr Dokumente (z.B. im SharePoint) für RWTH-externe Personen im RWTH-Tenant zur Verfügung gestellt haben, dann solltet ihr diese über die anstehende Änderung informieren und die Dokumente ggf. über ein anderes Medium zur Verfügung stellen.

Bevor der Account deaktiviert wird, kontrolliert bitte darüber hinaus auf euren Windows-Geräten, ob die Anmeldung über eure RWTH-E-Mail-Adresse erfolgt. Sollte dies der Fall sein, stellt eure Windows-Geräte auf ein lokales Konto um. Kontrolliert in diesem Zuge ebenfalls, ob die Verschlüsselungssoftware BitLocker auf diesen Windows-Geräten aktiviert ist, und deaktiviert die Software falls notwendig.

Entsprechende Anleitungen und Details hierzu findet ihr auf unserer Informationsseite in IT Center  .

Was passiert mit der RWTH-E-Mail-Adresse?

Keine Sorge, eure persönliche RWTH-E-Mail-Adresse ist von dieser Aktion nicht betroffen und wird auch nicht gelöscht.

Der M365-Tenant

Alle Mitarbeitende der RWTH erhalten seit März 2020 automatisch einen kostenlosen Microsoft Account auf dem M365-Tenant (Anmeldung mit egal@m365.rwth-aachen.de) und können somit die angebotenen Microsoft 365 Produkte (Office und Microsoft Teams) verwenden.

Falls ihr mit dem Microsoft Account aus dem RWTH-Tenant in einem anderen Tenant als Gäste arbeitet oder eingeladen worden sein solltet (beispielsweise in Microsoft Teams), müsst ihr mit eurem Microsoft Account aus dem M365-Tenant neu eingeladen werden.

Dokumentation und Support

Wir haben für euch in IT Center Help bereits eine   erstellt, in der ihr alle Informationen und dazugehörigen Anleitungen rund um diese Aufräumaktion finden könnt.

Detaillierte Informationen und Anleitungen zu Microsoft 365 an der RWTH Aachen findet ihr ebenfalls in IT Center Help wieder. Im Bereich FAQ sind bereits einige Fragen und Antworten rund um M365 an der RWTH gebündelt vorzufinden.

Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags sind Désirée Lemoine und Nicole Kaminski.

Kategorie: Ankündigungen, IT-Verantwortliche, Mitarbeitende, Services & Support
Schlagworte: M365, Microsoft Teams, Support
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