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Quelle: Eigene Darstellung

In diesem Beitrag informieren wir euch über die bevorstehende Abschaltung der automatischen Umleitungen von E-Mails über die Selfservice-Funktion. Wir geben einen kurzen Überblick über die Hintergründe der Abschaltung, einen Rückblick, was bereits umgesetzt wurde und informieren euch über den finalen Schritt der Funktionsabschaltung. Außerdem erfahrt ihr, wie ihr trotzdem weiterhin E-Mails von eurer RWTH-E-Mail-Adresse an eine andere E-Mail-Adresse weiterleiten könnt.

Gründe für die Abschaltung

Automatische E-Mail-Umleitungen bringen eine Vielzahl an Problemen mit sich: Technisch gesehen können automatische Umleitungen Probleme bei der Zustellung von E-Mails verursachen. Bei einer Umleitung bleibt die ursprüngliche Absenderadresse im E-Mail-Header erhalten, der weiterleitende Server tritt aber selbst als Absender auf. Dies kann dazu führen, dass empfangende Mailserver E-Mails als Spam markieren oder ablehnen.

Eine ausführliche Erklärung zu den technischen Hintergründen und den damit verbundenen Sicherheitsanforderungen findet ihr in einem vorherigen Blogbeitrag.

Auch aus datenschutzrechtlicher Sicht sind automatische E-Mail-Weiterleitungen bedenklich. Besonders im Hochschulumfeld, wo oft sensible Daten per E-Mail verschickt werden, ist es wichtig, auf die Einhaltung von Datenschutzstandards zu achten. Aus diesen Gründen hat das IT-Center entschieden, die Umleitung von E-Mails über die Selfservice-Funktion abzuschalten. Der Prozess der Abschaltung läuft bereits seit November 2025 und wird nun im April 2026 finalisiert. Mit der Abschaltung der automatischen Umleitung setzen wir eine Empfehlung des DFN-Rechts (Seite 91 ff.) um.

Was wurde bisher umgesetzt?

Am 13. November 2025 wurde die Funktion für alle Nutzenden eingeschränkt. Eine Veränderung der Zieladresse bestehender automatischer Weiterleitungen ist seitdem nicht mehr möglich. Die Funktion, eine neue automatische Umleitung einzurichten, wurde im Zuge dieser Einschränkung aus dem Selfservice entfernt.

Finale Abschaltung der Funktion im April 2026

Am 21. April 2026 wird die Funktion zur Einrichtung von automatischen E-Mail-Umleitungen über den Selfservice endgültig abgeschaltet und steht ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zur Verfügung.

Wenn ihr weiterhin E-Mails von eurer RWTH-E-Mail-Adresse an eine private E-Mail-Adresse weiterleiten möchtet, könnt ihr eine Weiterleitungsregel in eurem Posteingang anlegen. Eine über eine Posteingangsregel umgeleitete E-Mail wird zuerst im Posteingang abgelegt. Damit Postfächer nicht volllaufen, empfehlen wir, die Posteingangsregel um eine Löschanweisung zu ergänzen und die E-Mail in den Papierkorb des jeweiligen Postfachs zu verschieben. Im Selfservice kann dann ein automatisches Aufräumen des Papierkorbs implementiert werden. Dazu wird eine Checkbox zum automatischen Aufräumen des Papierkorbs im Selfservice ergänzt. Eine Anleitung zur Einrichtung von Weiterleitungen findet Ihr auf IT Center Help oder in einem vorherigen Blogbeitrag.

Wir bitten alle Nutzenden, die aktuell noch eine automatische Umleitung über den Selfservice eingerichtet haben, diese bis zum 21. April 2026 in eine entsprechende Posteingangsregel umzuwandeln und die bestehende automatische Umleitung zu entfernen.

Sollten am 21. April 2026 noch Postfächer mit einer automatischen Umleitung existieren, wird das IT Center diese in eine Posteingangsregel mit Umleitung an die bisher hinterlegte Ziel-E-Mail-Adresse ändern und die automatische Umleitung im Selfservice entfernen. Für die Postfächer, bei denen das IT Center eine bestehende automatische Umleitung in eine Posteingangsregel ändert, wird die automatische Bereinigung des Papierkorbs entsprechend vorkonfiguriert.

Noch Fragen?

Ihr habt noch Fragen oder benötigt weitere Informationen? Schaut euch gerne die Dokumentation auf IT Center Help an:

E-Mail-Umleitung im IdM SelfService – Abschaltung der Funktion im April 2026 (Weiterleitungsregeln in der Outlook-Web App konfigurieren

E-Mail Client einrichten: Outlook

E-Mail Client einrichten: Thunderbird

Oder lest Details in unseren früheren Blogbeiträgen zum Thema E-Mail-Sicherheit nach:

E-Mail-Sicherheit – Warum sind Umleitungen schlecht?

E-Mail-Sicherheit – Wie du eine Weiterleitung richtig konfigurierst

E-Mail-Sicherheit – Auswertung der DMARC-Policy für eingehende E-Mails

E-Mail-Sicherheit – Auswertung und Anwendung der SPF-Policy

Bei Fragen oder Problemen steht euch das Team des IT-ServiceDesk zur Verfügung.

Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags sind Hedda Faber, Maike Lennartz und Thomas Pätzold.

Kategorie: Ankündigungen
Schlagworte: E-Mail, E-Mail-Sicherheit, Umleitungen
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