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Ein Jahr sind wir nun schon im HomeOffice. Wie klappt es bei euch mit den Online Meetings via Zoom, Teams oder Skype? Wenn man mal von technischen Problemen absieht, ist es immer noch eine Herausforderung nur virtuell mit Kolleginnen und Kollegen zu kommunizieren. Wie ihr virtuell einfach besser kommunizieren könnt, erläutern wir euch in diesem Beitrag.
Virtuell kommunizieren
Plötzlich finden die Gespräche nicht mehr persönlich statt, sondern per Videocall oder –konferenz. Was vorher ohne groß Nachzudenken funktionierte, müssen wir nun virtuell machen. Da fällt auch vieles weg, wie zum Beispiel Gespräche an der Kaffeemaschine. Ebenso wie Mimik, Gestik und die Tonalität, wenn man nur E-Mails zur Kommunikation nutzt. Ein schnelles Telefonat ist oft effektiver, da sich Rückfragen dabei sofort klären lassen. Man sollte also ein umso reichhaltigeres Medium wählen, je vieldeutiger oder komplexer die zu übermittelnde Information ist. Wichtige Entscheidungen sind Anlass für eine kurzfristig einberufene Video-Konferenz. Da es weniger Gelegenheiten für informelle Gespräche (an der oben erwähnten Kaffeemaschine) gibt, sollte man hierfür ein paar Minuten extra einplanen.
Um ein virtuelles Meeting erfolgreicher zu gestalten, können uns die W-Fragen weiterhelfen:
- WAS soll getan werden? (Inhalt)
- WARUM soll man es tun? (Ziel, Motivation)
- WIE soll man es tun? (Umfang, Details)
- WOMIT soll es getan werden? (Hilfsmittel, Ausrüstungen, Unterlagen)
- WANN soll es erledigt werden? (Anfangs-, Zwischen-, Endtermin)
- WODURCH soll Kontrolle, Feedback und Evaluierung geschehen?
- WER soll es tun? (Person)
Wie sorgt ihr nun dafür, dass eure Botschaft ankommt?
Fragt nach Praxisbeispielen für die Umsetzung, stellt Folien zur Verfügung – oder sogar ein Protokoll. Auch Praxisübungen, Fallbeispiele und Training führen dazu, dass das Gegenüber die Informationen behält. Das hat mit den zwei Überzeugungsebenen zu tun: Die Verstands– oder auch Inhaltsebene ist für Daten, Fakten, Argumente, Vergleiche, strukturierte Darstellung sowie Vorteile zu nutzen und Beweise zuständig. Die Gefühls- oder Beziehungsebene ist wichtig für Bilder, Beispiele, Graphiken, Sprache, Gestik, Mimik, Wertschätzung aber auch Positives Klima und Augenkontakt. Wir behalten circa 20% von etwas, was wir nur hören. 30% von dem, was wir sehen. 50% wenn wir es sehen und hören. Es werden schon 70%, wenn wir es sehen, hören und darüber diskutieren und 90% wenn wir es sehen, hören, darüber diskutieren und es selbst tun. Dazu sagte schon Konfuzius: „Was du mir erzählst, das vergesse ich. Was du mir zeigst daran erinnere ich mich und was du mich tun lässt, das verstehe ich!“
Ihr solltet Fragen beantworten und auch eine Diskussion anregen. Am Ende bittet ihr um eine Zusammenfassung des Gesprächs, denn: kein Meeting ohne Zusammenfassung am Ende!
Überzeugend formulieren
Eure Kernbotschaft solltet ihr in einem Fünfsatz mit den folgenden Elementen rüberbringen:
- Behauptung
- Begründung
- Beweise und Beispiele
- Fazit
- Appell
Mit der Behauptung fang ihr an. Dann folgt die Begründung, die ihr mit Beweisen und Beispielen untermauert. Zum Schluss kommt dann noch der Beschluss mit dem Fazit und dem Appell. Hilfreich bei der Kommunikation sind auch die vier sogenannten Verständlichmacher: Einfachheit, Struktur, Kürze und Bildhaftigkeit.
Zudem solltet ihr auch eure Sprache entrümpeln und keine unnötigen Füllwörter benutzen. Klassische Beispiele sind „eigentlich, vielleicht, ein bisschen, scheinbar, irgendwie, halt und also“. Benutzt stattdessen besser „starke“ Formulierungen, wie „Ich erwarte…“anstatt „ich würde mir wünschen…“. Dazu könnt ihr noch Aussagen konkretisieren: „Verstehe ich Sie richtig?“, „Wenn ich noch mal zusammenfassen darf…?“, „Bedeutet das,…?“, „Das heißt also, dass…?“ oder konkreter zusammenfassen lassen: „Wie verbleiben wir jetzt?“, „Bitte fassen Sie noch einmal zusammen, was wir jetzt besprochen haben“, „Wie, mit welchen Vereinbarungen, gehen wir jetzt auseinander?“ und „Was nimmst du mit aus unserem Gespräch?“.
Denkt einfach immer daran, dass gute Zuhörer kein Schwamm sind, der aufsaugt, sondern ein Trampolin, das Ideen zurückspielt und vertieft.
Mit diesen Tipps gelingt euch das nächste Online Meeting bestimmt und ihr kommuniziert virtuell einfach besser.
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags ist Julia-Elena Runkel.
