Quelle: Eigene Darstellung
Am 22. April 2024 war es so weit. Das erste Nutzendentreffen von Coscine.nrw fand statt und es wurde der Beirat von Coscine.nrw bestimmt. Was die weiteren Inhalte des Treffens waren, wer die Nutzenden von Coscine.nrw sind und welche Ziele in diesem Projekt verfolgt werden, haben wir für Sie in diesem Nachbericht zusammengefasst.
Start und Vorstellung
Der Tag begann mit einer herzlichen Begrüßung der Teilnehmenden durch die Servicemanagerin von Coscine, Ilona Lang. Im Anschluss daran folgte die Vorstellung der Teilnehmenden, die nicht nur gefragt waren, sich selbst vorzustellen, sondern die Figur, die sie in ihrem Überraschungsei fanden, als Metapher in die Vorstellung einzubeziehen. Damit sollte beantwortet werden, was die Figur mit ihrer FDM-Arbeit zu tun hat oder über sie aussagt.
Informationen zur Nutzendengruppe
Zunächst war es wichtig zu klären, wer überhaupt die Nutzendengruppe ist und welche Ziele sie verfolgt. Zur Nutzendengruppe von Coscine zählen die „advanced user“, sprich FDM-verantwortliche Personen, Forschungsdatenmanager*innen, Data Stewards und Data Scouts. Die Teilnehmenden brachten darüber hinaus weitere Personen mit ein, die ebenfalls zur Nutzendengruppe gehören wie beispielsweise Datenschutzbeauftragte.
Das Ziel der Nutzendengruppe ist es, die Kommunikation und Beteiligung in Bezug zu Coscine zu stärken. Dazu gehören regelmäßige Updates zu Neuigkeiten und Änderungen, die Möglichkeit zur Bewertung und Priorisierung strategischer Ziele sowie die Einreichung von Vorschlägen für den Beirat und dessen Bestätigung. Innerhalb der Nutzendengruppe wird somit ein Raum für den Austausch geboten. Beim ersten Nutzendentreffen wurde ein Best Practice Beispiel eines Data Stewards der RWTH Aachen vorgestellt. Zukünftig sollen Teilnehmende des Nutzendentreffens dieses aktiv mitgestalten können und ebenfalls Beiträge zu Best Practices vorstellen.
Interaktive Gruppenarbeit
Im interaktiven Teil des Treffens waren die Teilnehmenden gefragt. Zunächst wurden Personas gesammelt, die Coscine nutzen und in Bezug zu Coscine stehen. Vier dieser Personas (Forschungsinformationssystem (FIS), Datenschutzbeauftragte, Doktorand und Principal Investigator (PI)) wurden ausgewählt und innerhalb einer Gruppenarbeit für jede Persona ein Steckbrief erstellt.
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- Quellen: Eigene Darstellungen
Aktuelle Entwicklungen rund um Coscine.nrw
Abgesehen von den bereits verfügbaren Kommunikationskanälen wie dem Coscine-Newsletter und der Webseite stehen der Nutzendengruppe außerdem weitere Kommunikationsmöglichkeiten zur Verfügung. Hierzu zählen beispielsweise die monatliche Sprechstunde und eine Sciebo-Projektbox mit allen wichtigen Materialien. Außerdem wird eine Grundlagenschulung für FDM-Personal nach dem Train-the-Trainer-Konzept ausgearbeitet. Darüber hinaus wird die Planung für die Beirats-Sitzung für Juni 2024 vorangetrieben.
Weiterentwicklungen, an denen aktuell gearbeitet wird, sind das FAIR-Digital-Object-Konzept, einschließlich der Ausweitung der PID Record Information sowie ein Feature der Metadaten-Extraktion aus vorhandenen Datei-Informationen. Coscine ist keine Publikationsplattform, durch ein kommendes Feature soll jedoch die Weiterleitung von Informationen zu Ressourcen an RWTH Publications erleichtert werden. Zur Steigerung der Kundenzufriedenheit soll außerdem die Aktivierung von nutzerspezifischen E-Mail-Konfigurationen ermöglicht werden. Im Hinblick auf Nachhaltigkeit wird die gesamte Infrastruktur zu Unix-Maschinen migriert, wobei auf Open-Source-Technologien gesetzt wird.
Wahl des Beirats
Das langfristige Ziel ist die Vereinheitlichung von Governance-Strukturen der DH-NRW-Projekte, sodass ein erster Schritt in diese Richtung ein Beirat für Coscine.nrw und Datastorage.nrw ist. Die Bestätigung des ersten Beirats erfolgte daraufhin auf dem Nutzendentreffen, sodass die erste Beiratssitzung im Juni 2024 stattfinden kann. Weitere Informationen zum Beirat finden Sie bald auf der Webseite von Coscine.
Eine wichtige Aufgabe des Beirates ist die Beteiligung an der Qualitätssicherung des Serviceangebots. Dies umfasst die Teilnahme an den halbjährlich stattfindenden Beiratssitzungen. Des Weiteren dient der Beirat der Sichtung des Reportings und durch die Einbindung in das Risikomanagement können potenzielle Risiken frühzeitig erkannt werden. Zudem werden Beratungen zur Priorisierung anstehender Weiterentwicklungen durchgeführt.
Der Beirat besteht aus Vertretenden verschiedener Interessengruppen. Dazu gehören Studierende, Hochschulleitungen, CIO bzw. CTO, Wissenschaftliche*r Mitarbeiter*in, Beschäftigte in Technik und Verwaltung, Datenschutzbeauftragte, Personalvertretungen, IT-Sicherheit und IT Recht, Landesinitiative für Forschungsdatenmanagement (fdm.nrw) und der DH.NRW Geschäftsstelle. Die Nutzendengruppe, bestehend aus Mitgliedern jeder Hochschule der DH.NRW, schlägt Beiratsmitglieder vor und wählt diese für eine Amtszeit von zwei Jahren. Falls für bestimmte Interessensgruppen zunächst keine Besetzungen gefunden werden, erfolgt eine Nachbesetzung zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Jede Organisation kann maximal ein Mitglied im Beirat stellen. Am Treffen wurden für die Interessengruppen der Studierenden, Hochschulleitung, IT-Sicherheit & IT-Recht sowie des Datenschutzes noch kein*e Vertreter*in gefunden. Die ausstehenden Positionen werden zum nächstmöglichen Zeitpunkt besetzt.
Best-Practice
Zum Schluss hielt Catherine Gonzalez, Data Steward im Sonderforschungsbereiches 1382 Darm-Leber Achse, einen Best-Practice-Vortrag zu einer erstellten Webseite. Diese Webseite soll den Upload der Dateien inklusive Metadaten zusätzlich erleichtern, da die Felder automatisch mithilfe des Metadaten-Extraktors ausgefüllt werden können. Die Webseite ist gerade noch im Aufbau bzw. in der Weiterentwicklung. Einen Beitrag dazu gibt es bereits auf dem FDM-Blog.
Fazit
Insgesamt verlief das Treffen sehr positiv, was auch durch das positive Feedback der Teilnehmenden zum Schluss des Treffens deutlich wurde. Wir möchten uns herzlich bei allen Teilnehmenden für ihre aktive Beteiligung, ihren wertvollen Input und ihre Beiträge bedanken und freuen uns bereits jetzt auf das kommende Nutzendentreffen, in dem wir die Ergebnisse weiter vertiefen.
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Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags ist Arlinda Ujkani.
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