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Zur Vereinfachung der Beschaffungsprozesse im Bereich von Software betreibt das IT Center bereits seit Jahren in Kooperation mit der asknet Solutions AG den RWTH Software-Shop.
Die asknet Solutions AG befindet sich aktuell in einem selbstverwaltetem Insolvenzverfahren. Die RWTH hat daher beschlossen, den laufenden Vertrag im ersten Quartal 2024, am 25.03.2024, zu beenden.
In diesem Zusammenhang wird ein alternativer Anbieter für einen neuen Software-Shop benötigt. Dies bedarf einer gründlichen Spezifikation der gewünschten Funktionen und Anforderungen mit entsprechender Ausschreibung, um einen nachhaltigen Betrieb gewährleisten zu können. Aufgrund der Kurzfristigkeit der Ereignisse wird das IT Center für die Übergangszeit während der Beschaffung eines neuen Systems eine Interimslösung (Zwischenlösung) mit den wichtigsten Funktionalitäten anbieten.
Am 26.03.2024 startet dann die Interimslösung AcadCloud der Firma SoftwareOne mit eingeschränkten Funktionen. Was das genau bedeutet, lest ihr im Folgenden.
Was ändert sich grundsätzlich?
Es wird zwei Interimsshops geben: einen für Studierende und einen für Personen mit der Rolle Bestellung IT. Diese beiden Shops sind untereinander verlinkt, so dass ein Wechsel sehr einfach ist. Die Möglichkeit des privaten Einkaufs von Software entfällt, da sie mit Einführung von HomeOffice während der Corona-Pandemie nicht mehr zeitgemäß ist: die Nutzung der Software galt ausschließlich für die Verwendung auf privaten Rechnern für dienstliche Zwecke. Heute sind die Einrichtungen für die IT-Ausstattung im HomeOffice zuständig.
Die Interimslösung hat dann nicht nur eine neue URL, sondern auch ein anderes Design.
Wer ist betroffen?
- IT-Bestellende (Personen mit der Rolle Bestellung IT)
- Mitarbeitende der RWTH (inkl. Fachbereich 10)
- Studierende
Was ändert sich bei den Produktgruppen?
Diese Produkte werden weitehrhin angeboten. Bei A-Produkten handelt es sich um Lizenzen, welche die RWTH zentral beschafft und gegen eine Beteiligung an den Kosten weitergibt. Das Verfahren für die Rechnungstellung läuft zukünftig über eine interne Umbuchung. Hierfür muss beim Bestell- & Bezahlvorgang ein PSP-Element angegeben werden. Die Umbuchung erfolgt über das IT Center. Bei Studierenden wird kein PSP-Element benötigt.
Für diese Produkte wurden Rahmenverträge abgeschlossen. Hier entstehen erst beim Kauf der Software Kosten, die mit dem jeweiligen Händler verrechnet werden. Diese Funktion wird voraussichtlich erst Mitte des Jahres implementiert, da sich das Bezahlverfahren ggf. noch ändert.
- Forschung- und Lehrprodukte (C-Produkte)*:
Diese Produkte entfallen, da es sich um Angebote des Shop-Betreibenden handelt, auf welche die RWTH Aachen keinen Einfluss hat.
Empfehlungen für IT-Bestellende
Wir empfehlen IT-Bestellenden vor der Abschaltung des asknet-Shop – also bis zum 25. März 2024 – die Downloads ihrer B- und C-Produkte zu sichern und noch benötigte Software dieser Kategorien zu bestellen.
Einführungsveranstaltung
Das IT Center bietet am 20.03.2024 und 28.03.2024 jeweils eine Einführungsveranstaltung für Personen mit der Rolle Bestellung IT zum Umgang mit dem Interimsshop an.
Wie geht´s weiter?
Es wird keinen Parallelbetrieb der Software-Shops geben. Das bedeutet, dass der Interimsshop einen Tag nach Abschaltung des asknet-Shops online geht.
Nach erfolgreichem Start der Zwischenlösung beginnt die heiße Phase der Beschaffung des neuen Systems. Dies beinhaltet auch die Spezifikation von Funktionserweiterungen für das neue System. Eine Umstellung auf die neue, vollständige Lösung ist für Ende dieses Jahres geplant.
Dem IT Center ist bewusst, dass dies eine Herausforderung für den reibungslosen Hochschulbetrieb darstellt und ist daher bestrebt die daraus resultierenden Einschränkungen möglichst gering zu halten. Die vorgestellte Lösung entspricht damit – v.a. im Hinblick auf die Kurzfristigkeit – dem aktuellen Optimum.
Wendet euch bitte bei Fragen, Anregungen oder Problemen per E-Mail an das IT-ServiceDesk (servicedesk@itc.rwth-aachen.de).
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags ist Nadja Binz.
(*) Der Absatz wurde am 07.03.2023 aktualisiert.
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