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„Keiner hat die Zeit zum Aufräumen, aber jeder hat die Zeit zum Suchen“ – dieses Dilemma, das der Effizienzexperte Jürgen Kurz beschreibt, dürfte vielen bekannt sein. Und auch im Umgang mit Forschungsdaten stehen viele Forschende, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler vor der Herausforderung, ihre Forschungsdaten so abzulegen, dass sie strukturiert, dokumentiert und für die Nachnutzung gesichert sind. Denn im Nachhinein erspart uns die Arbeit im Vorfeld viel Nerven, Zeit und Aufwand. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen hilfreiche Tipps zur Datenorganisation geben.
Der erste Schritt: Daten organisieren
Sie sind noch neu in einer Forschungsgruppe und stehen am Anfang Ihrer Forschungsarbeit? Dann gilt es, vorab mögliche vorgegebenen Strukturen innerhalb Ihrer Arbeitsgruppe zu klären. Wenn es vordefinierte Strukturen gibt, dann können Sie sich im nächsten Schritt an die Best Practices orientieren.
Für eine effiziente Datenorganisation müssen Ordnerstrukturen angelegt werden. Überlegen Sie sich daher zu Beginn Ihrer Forschungsarbeit, wie Sie Daten, die strukturell oder inhaltlich zusammengehören, benennen wollen. Am übersichtlichsten ist es, zwei bis drei Ebenen als Ordnerhierarchie anzulegen. Achten Sie dabei darauf, Ordner und Unterordner auf ein Minimum zu reduzieren. Nach Abschluss des jeweiligen Projekts sollte untersucht werden, welche Daten gespeichert bleiben müssen und welche nicht.
Übersicht zur Datenorganisation
- Vorhandene Standards und Best Practices nutzen
- (Forschungs-) Daten in Ordnern ablegen
- Systematische und inhaltsbezogene Ordnernamen verwenden
- Maximal drei Unterordnerebenen nutzen
- Nach Abschluss des Projekts sicherstellen, welche Daten noch benötigt werden.
Der zweite Schritt: Versionskontrolle einrichten
Nachdem Ihnen eine gut durchdachte Organisation der Daten in Ordnerstrukturen geglückt ist, ist es von Bedeutung, die einzelnen Daten und Datensätze nun effizient zu verwalten. Dies spielt vor allem dann eine große Rolle, wenn Ihre Datensätze im Forschungsverlauf Änderungen unterworfen sind. Daher sollte immer auf eine gut funktionierende Versionskontrolle geachtet werden.
Als Kernstück einer effizienten Versionskontrolle wird eine eindeutige und selbsterklärende Namenskonvention angesehen. Die Bezeichnung der einzelnen Datensätze sollte fortlaufend sein und sowohl die Versionsnummer als auch das Datum der Speicherung enthalten. Um eine spätere Sortierung zu erleichtern, sollte das Datum im Format „JJJJMMTT“ angegeben werden. Wenn der Datensatz endgültig bearbeitet wurde, dabb sollte die entsprechende Version auch in „Endgültige Version“ umbenannt werden.
Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Beitrag helfen konnten, Ihre Datenorganisation voranzutreiben und wünschen Ihnen viel Erfolg beim Daten verwalten!
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Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags ist Lina-Louise Kaulbach.
Als Wissensquelle für folgenden Beitrag diente folgende Quelle:
– forschungsdaten.info
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