Quelle: Eigene Darstellung
Die Urlaubszeit steht vor der Tür und damit für viele Forschende eine wohlverdiente Pause. Doch bevor der Laptop für einige Tage oder Wochen ruht, lohnt sich ein kurzer Blick auf das Forschungsdatenmanagement (FDM). Mit wenigen Vorbereitungen lässt sich sicherstellen, dass Forschungsdaten geschützt sind, Projekte auch während der Abwesenheit reibungslos weiterlaufen können und Vertretungen alle notwendigen Informationen zur Hand haben. In diesem Beitrag geben wir einen Überblick über die wichtigsten Maßnahmen, die Sie vor dem Urlaub im Forschungsdatenmanagement berücksichtigen sollten.
Datenablage und Datensicherung prüfen
Sind alle aktuellen Forschungsdaten an einem zentralen Speicherort abgelegt? Wurden wichtige Dateien gesichert und befinden sie sich nicht ausschließlich auf dem Laptop oder einem USB-Stick?
Überprüfen Sie vor Ihrer Abwesenheit, ob alle relevanten Daten auf den vorgesehenen Speichersystemen liegen und aktuelle Backups vorhanden sind. So sind Ihre Daten auch bei technischen Problemen oder Geräteausfällen geschützt.
Dokumentation aktualisieren
Eine vollständige und aktuelle Dokumentation erleichtert sowohl Ihrer Vertretung als auch Ihnen selbst den Überblick und sorgt für einen reibungslosen Wiedereinstieg nach dem Urlaub.Halten Sie den Stand laufender Experimente, Auswertungen oder Analysen fest und dokumentieren Sie offene Aufgaben. Elektronische Laborbücher (ELNs), Projektnotizen oder andere Dokumentationssysteme helfen dabei, den aktuellen Arbeitsstand nachvollziehbar zu dokumentieren.
Zugriffsrechte überprüfen
Überprüfen Sie rechtzeitig, ob Kolleg*innen oder Vertretungen auf die benötigten Daten, Dokumente und Projektordner zugreifen können. Gleichzeitig sollten Zugriffsrechte nur im erforderlichen Umfang vergeben werden, damit sensible Daten weiterhin geschützt bleiben.
Fristen und Verpflichtungen im Blick behalten
Werfen Sie vor Ihrem Urlaub einen Blick auf anstehende Abgabefristen, Projektberichte oder andere Verpflichtungen. Falls während Ihrer Abwesenheit wichtige Termine anstehen, stimmen Sie sich frühzeitig mit Ihrer Vertretung oder Ihrem Team ab. So lassen sich Verzögerungen und unnötiger Zeitdruck vermeiden.
Kooperationspartner*innen informieren
Gerade in gemeinsamen Forschungsprojekten ist eine kurze Information über geplante Abwesenheiten hilfreich. Teilen Sie Ihren Projektpartner*innen mit, wann Sie nicht erreichbar sind und wer Sie während dieser Zeit vertritt. Ergänzend empfiehlt es sich, eine Abwesenheitsnotiz in Outlook einzurichten, damit auch externe Anfragen automatisch über Ihre Abwesenheit und gegebenenfalls über eine Vertretung informiert werden. Klare Kommunikationswege erleichtern die Zusammenarbeit und verhindern Missverständnisse.
Checkliste vor dem Urlaub
- Dokumentation ergänzt?
- Zugriffsrechte geprüft?
- Offene Aufgaben dokumentiert?
- Wichtige Fristen überprüft?
- Sensible Daten abgesichert?
- Forschungsdaten zentral abgelegt?
- Datensicherung überprüft?
- Kooperationspartner*innen informiert?
- Abwesenheitsnotiz in Outlook eingerichtet?
- Vertretung über den aktuellen Stand informiert?
Gut vorbereitet in die Auszeit
Eine sorgfältige Vorbereitung sorgt dafür, dass Forschungsdaten sicher verwaltet werden und Projekte auch während einer längeren Abwesenheit zuverlässig weiterlaufen können. Gleichzeitig schaffen Sie die besten Voraussetzungen für einen entspannten Wiedereinstieg nach dem Urlaub. Viele dieser Maßnahmen gehören ohnehin zu einem guten Forschungsdatenmanagement und tragen langfristig zu einer strukturierten und nachhaltigen Forschungsarbeit bei.
Bei allen Fragen rund um Forschungsdatenmanagement steht Ihnen das FDM-Team gerne zur Verfügung.
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags ist Hania Eid.
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