Das Einarbeitungsteam im Interview
Quelle: Eigene Darstellung
Das Einarbeitungskonzept der Abteilung Service & Kommunikation
Um neue Mitarbeitende erfolgreich mit an Bord zu nehmen, gibt es in der Abteilung Service & Kommunikation des IT Centers ein Einarbeitungskonzept im Rahmen eines Mentorings. Wie das Konzept aufgebaut ist und warum es sich bewährt hat erfahrt ihr im Interview mit dem Einarbeitungsteam Susanne und Nadine.
Janin: Wie läuft das Onboarding in der Abteilung Service & Kommunikation ab?
Nadine: Die Einarbeitung in der Abteilung Service & Kommunikation erfolgt im Rahmen eines Mentorings. Das bedeutet, dass jede*r neue Mitarbeiter*in („Mentee“) in den ersten Wochen durch eine*n routinierte*n Mitarbeiter*in („Mentor*in“) individuell unterstützt und betreut wird.
Die gesamte Einarbeitung in unsere Arbeitsabläufe ist jedoch sehr arbeits- und zeitintensiv. Eine neue Mitarbeiterin beispielsweise muss die Grundlagen zu den zahlreichen Services des IT Centers kennenlernen und wissen, wie wir diese supporten, welche Adminoberflächen wir nutzen dürfen und vieles mehr. Das alles zu vermitteln wäre zu viel für nur einen einzigen Mentor.
Um deshalb diese Arbeit auf mehrere Schultern zu verteilen, sind alle Mitarbeitenden der Abteilung ein bis drei Themen als sogenannte Themenkenner*innen zugeordnet. Eine neue Mitarbeiterin wird in den einzelnen Themenbereichen (z.B. RWTHonline, RWTHmoodle, E-Mail) durch diese Themenkenner*innen geschult. Diese Arbeitsteilung hat gleich mehrere Vorteile: Der Mentor wird entlastet und die einzelnen Themen werden von denjenigen Personen vermittelt, die sich besonders gut mit dem Thema auskennen – es muss also nicht jede*r alles wissen und können. Aber auch die neue Mitarbeiterin profitiert, da sie durch die wechselnden Themenkenner*innen die verschiedenen Teammitglieder kennenlernen. Das ist insbesondere während der Zeit im HomeOffice besonders wichtig.
Janin: Welche Konzepte habt ihr entwickelt, um neue Mitarbeitende bestmöglich an Bord zu holen?
Susanne: Wir nutzen einen digitalen Einarbeitungslernraum über die Lehr- und Lernplattform RWTHmoodle. Dort sind alle zu vermittelnden Inhalte nach Themen gegliedert und als eine Art Checkliste angelegt. Der Lernraum ist somit ein Einarbeitungsleitfaden für die Mentor*innen und Themenkenner*innen. Zudem kann der Mentee mithilfe des Lernraums einzelne Einarbeitungsinhalte nochmals nachvollziehen und bei Bedarf selber wiederholen.
Der Lernram in RWTHmoodle
Derzeit arbeiten wir zudem an der Ergänzung des Lernraums mit Einarbeitungs- und Lernvideos und machen hiermit gute Erfahrungen. Darüber hinaus muss der Fortschritt der Einarbeitung auf einem digitalen Laufzettel – unserem „Begrüßungsblatt“ – dokumentiert werden. So können wir sicherstellen, dass alle neuen Mitarbeitenden auch in allen Themen geschult werden und kein Thema hintenüberfällt. Aber auch wir lernen immer weiter dazu und haben deshalb vor ein paar Monaten die Anfangsphase der Einarbeitung nochmal angepasst. Mentor*innen werden in den ersten sechs Tagen weitestgehend von ihren Aufgaben und dem Support befreit, um sich voll und ganz auf die Einarbeitung zu konzentrieren. Die Erfahrung hat gezeigt, dass eine intensive 1:1 Betreuung besonders in den ersten Tagen sehr wichtig ist, damit die neuen Mitarbeitenden einen erfolgreichen Start bei uns erleben.
Janin: Was genau zeichnet eurer Meinung nach ein gutes Onboarding aus?
Nadine: Wir sind der Meinung eine gute Mischung aus enger Betreuung durch eine*n Mentor*in sowie das Selbststudium sind die Voraussetzung für eine gelungene Einarbeitung. Die Einarbeitung ist auf mehrere Säulen aufgestellt. Es gibt im Lernraum Videos und Texte sowie ein Wissensquiz über die RWTH, welches im Rahmen des Selbststudiums durchgeführt werden kann. So werden die Mentor*innen in dieser intensiven Zeit zusätzlich entlastet und können Meetings wahrnehmen, ohne dass die neuen Mitarbeitenden sich allein gelassen fühlen.
Zusätzlich ist es wichtig, dass sich jemand um den gesamten Prozess kümmert und hier den Hut aufhat. Es reicht nicht aus, einfach nur einen Einarbeitungsprozess zu definieren und zu hoffen, dass dieser dann von alleine läuft. Wir fragen zum Beispiel regelmäßig nach, wie die Einarbeitung funktioniert und welchen Fortschritt die Mentees machen. Hierdurch können wir schnell erkennen, wenn es irgendwo haken sollte und finden dann zeitnah eine gemeinsame Lösung. Darüber hinaus müssen die Instrumente wie beispielswiese der Einarbeitungslernraum immer aktuell gehalten werden. Das ist nicht einfach, da sich unsere Services und Arbeitsabläufe kontinuierlich weiterentwickeln. Die intensive Nutzung des Einarbeitungslernraums zeigt uns aber, dass sich dieser Aufwand lohnt.
Janin: Wie gestaltet ihr das Onboarding digital und was hat sich seit der Pandemie geändert?
Susanne: Seit dem 17.03.2020 läuft die Einarbeitung bei uns digital ab. Der erste Arbeitstag eines neuen Mitarbeitenden ist derzeit der einzige Tag, der in Präsenz stattfinden muss. Hier werden organisatorische Dinge geklärt und die Hardware für die situative mobile Heimarbeit abgeholt. Ansonsten findet die Einarbeitung über Microsoft Teams statt und wir haben hiermit insgesamt gute Erfahrungen gemacht. So ist es für Mentor*in und Mentee einfacher den Bildschirm per Teams zu teilen, anstatt eng zusammen an einem Monitor zu sitzen.
Mit dem Einarbeitungslernraum haben wir bereits vor Corona eine digitale Plattform genutzt. Während der Pandemie haben wir dann weitere Prozesse, die bis dahin analog abliefen, digitalisiert.
Unabhängig von der Pandemie entwickeln wir das Einarbeitungskonzept stetig weiter. Wir bitten die neuen Mitarbeitenden und die Mentor*innen nach der Einarbeitung, uns ein Feedback zu geben. Neue Ideen und konstruktive Kritik setzen wir sehr gerne um.
Durch das insgesamt sehr positive Feedback wissen wir, dass wir mit der Einarbeitung auf einem richtigen Weg sind.
Wir bedanken uns bei Susanne und Nadine für das Interview und die Einblicke in die Einarbeitung der Abteilung Service & Kommunikation.
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags sind Nadine Halking, Susanne Kubiak und Janin Vreydal
