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Das alte Verzeichnis CAS Campus wird zum 31. August 2023 abgeschaltet. Viele Jahre hat es der RWTH Aachen University und der Uniklinik als Web-Telefonbuch gedient. Bis zur Einführung von RWTHonline war CAS CAMPUS damals nicht nur ein Web-Telefonbuch, sondern ein vollumfängliches CAMPUS-Management System für die Lehre an der RWTH.
Auf dem Blog haben wir das Projekt zur Ablösung von CAS CAMPUS durch den Nachfolger RWTHcontacts umfassend begleitet und euch auf dem Laufenden gehalten.
Denn bereits seit dem 28. Juni 2023 steht das Web-Telefonbuch in CAS CAMPUS nur noch lesend zur Verfügung und wurde durch das neue Verzeichnis RWTHcontacts für die RWTH und UKAcontacts für die Uniklinik abgelöst.
Vorteile des neuen Systems
Die Vorteile von RWTHcontacts und dem neuen Personen- und Organisationenverzeichnis liegen auf der Hand. Denn die Anwendung ist nicht nur von Fachapplikationen unabhängig, sondern bietet auch weitere wichtige Vorteile gegenüber dem alten System:
Anschluss an das Identity Management
Durch den Anschluss an das Identity Management gibt es eine „single source of truth“ für Identitäten und deren Stammdaten:
Personenstammdaten müssen nicht händisch neu eingetippt werden, sondern werden direkt aus dem zur Verfügung stehenden Personenkreis ausgewählt. Der Personenkreis besteht aus allen Mitarbeitenden und Rolleninhaber*innen der Organisation. Fehlende Personeneinträge können über die Vergabe der Rolle „Zuordnung Personenverzeichnis“ diesem Personenkreis hinzugefügt werden. Namensänderungen werden automatisch in das Personenverzeichnis synchronisiert.
Insbesondere die Nachnutzung der Daten in Form von Exporten wurde vereinfacht, da sich das Zielsystem nicht mehr zwischen Daten aus dem Identity Management oder Daten aus Campus entscheiden muss.
Allerdings bedeutet dies auch, dass die Organisationen im neuen System noch etwas an Aufräumarbeit vor sich haben und die „Offenen Campus-Zuordnungen“ mit Identitäten verknüpfen müssen, da dies nicht mehr in CAS CAMPUS erfolgen konnte. Das rührt daher, dass die Einträge im ehemaligen Verzeichnis händisch mit dem Identity Management verknüpft werden mussten. Mit der Einführung des RWTH Personenverzeichnisses ist eine solche Kopplung nicht mehr notwendig.
Überarbeitetes Datenmodell
Im Personenverzeichnis ist es nun möglich, dass dieselbe Person unterschiedliche Kontakte (z.B. E-Mail-Adressen, Anschriften) für unterschiedliche Organisationen haben kann.
Ebenfalls kann sie unter mehreren Überschriften geführt werden. Des Weiteren können Organisationen neben der Zentraladresse weitere Adressen angeben und die englische Übersetzung von Überschriften und Positionen kann nun hinterlegt werden.
Verbesserte Bedienung
Die Bedienung wurde unter anderem durch die Anbindung an das Gebäudemanagement der RWTH verbessert. Die automatische Befüllung von Adressen, die Nutzung des RWTH Navigators und die Sortierung der Anzeige mittels drag&drop sind große Veränderungen in der Nutzendenfreundlichkeit der Anwendung.
Zusätzlich sieht das neue Berechtigungskonzept vor, dass jede Organisation nur Zugriff auf die eigenen Daten hat. Berechtigungen werden über die etablierte Rollenverwaltung mittels der Rolle „Verwaltung Organisation“ vergeben. Ein wichtiger Nebeneffekt: dies ermöglicht, die Organisationsverwalter*innen zu identifizieren und zum Beispiel direkt zu kontaktieren.
Weiterentwicklung von RWTHcontacts in Planung
Und das soll es nicht gewesen sein. Natürlich wird kontinuierlich an weiteren Optimierungen von RWTHcontacts, dem Personen- und Organisationenverzeichnis gearbeitet. Die Suchfunktion soll verbessert werden. Zukünftig soll die Anzeige von Fotos der Person ermöglicht werden und eine Auswahl der primären Organisation getroffen werden können. Die primäre Organisation wird dann benötigt, wenn ein Zielsysteme nur ein Set von Kontakten verarbeiten kann. Die Bereitstellung eines Layouts für mobile Endgeräte wird die Nutzung zusätzlich unterstützten.
Suche nach Personen und Organisationen
Bei der Suche nach Organisationen und Personen soll bitte nur noch RWTHcontacts genutzt werden, denn die Daten in CAS CAMPUS sind eventuell schon veraltet. Nach der Abschaltung am 31. August 2023 wird das CAS Campus Web-Telefonbuch nicht mehr zur Verfügung stehen.
Für die Pflege der Kontaktdaten von Organisationen und Personen dienen bereits seit dem 28. Juni 2023 das neue RWTH Organisationenverzeichnis und das RWTH Personenverzeichnis.
Die Aktualisierung und Pflege von Daten wie beispielsweise Organisationszugehörigkeiten und Kontakte werden durch die Person mit der Rolle „Verwaltung Organisation“ aus deiner Einrichtung umgesetzt. Die Aktualisierung und Pflege von Stammdaten von Personen oder Organisationen werden wie bisher im jeweiligen Quellsystemen, wie beispielsweise dem SAP-System der Personalabteilung, umgesetzt.
Weitere Informationen und Anleitungen findest du unter folgenden Links:
IT Center Help: https://help.itc.rwth-aachen.de/service/1b6c17ce0a1041fda1ad23699e18b0d6/
IT Center Blog: https://blog.rwth-aachen.de/itc?s=rwthcontacts
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags sind Michael Gerhards und Morgane Overath
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Hallo Hannes,
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Das IT Center Blog Team