Quelle: Eigene Darstellung
Meetings mit den Kolleg*innen, gemeinsame Kaffeepausen, Selbstorganisation im Studium und Austausch mit den Kommiliton*innen – all das wäre spätestens seit Frühjahr 2020 ohne fortschreitender Digitalisierung sowie kontinuierlicher und flexibler Anpassung an die Gegebenheiten, nicht mehr so einfach möglich gewesen. Denn egal ob in der Lehre, der Forschung, dem Studium oder dem Arbeitsalltag – ohne die passenden Werkzeuge ist die Kommunikation und Kollaboration zwischen den Angehörigen der RWTH Aachen in Zeiten von Homeoffice und Fernstudium deutlich erschwert.
Von Präsenz zu Online
Unmittelbar nach Umstellung des Betriebes an der RWTH von Präsenz zu Online wurde den Mitarbeitenden, am 03.04.2020 die Cloud-Plattform Microsoft (MS) Teams für die digitale Zusammenarbeit zwischen den Kolleg*innen in Form von Chat-, Telefon- und Videokonferenzen zur Nutzung als Web- und Desktop-Anwendung zur Verfügung gestellt.
Am 23.09.2020 folgte das Microsoft 365 Angebot für alle Studierenden an der RWTH Aachen. Die darin enthaltenen Microsoft Produkte wurden als Web-Anwendungen zur freiwilligen und kostenfreien Nutzung im Rahmen des Studiums zur Erstellung diverser Inhalte, Selbstorganisation und Kommunikation bereitgestellt.
Zwei Gruppen, zwei Tenants, ein Microsoft 365-Angebot
Zum 01.05.2021 trat der Microsoft Bundesvertrag 3.0 in Kraft – und damit wurden die bisherigen Lizenzmodelle für die Anwendungen von Microsoft umgestellt.
An der RWTH Aachen wird zwischen zwei Gruppen von Personen unterschieden: Mitarbeitende und Studierende. Dabei steht jeder dieser Gruppen ein eigener Tenant – ein abgeschlossener Bereich, in den die Personengruppen unter sich arbeiten können – zur Verfügung: Mitarbeitenden der M365-Tenant und Studierenden der Students-Tenant.
Die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den beiden Gruppen ist auch weiterhin möglich, um nicht nur den Austausch unter den Studierenden, sondern auch den zwischen Mitarbeitenden und Studierenden zu erleichtern.
Externe haben dabei die Möglichkeit, als Gäste in einen Tenant eingeladen zu werden und mit den Mitgliedern zusammenzuarbeiten.
Der Students-Tenant für Studierende
Welche Anwendungen stehen zur Verfügung?
Neben den bekannten Office-Anwendungen Outlook, Word, Excel und PowerPoint, stehen Studierenden der RWTH Aachen beispielsweise auch OneNote, OneDrive, SharePoint und Microsoft Teams zur Verfügung. Seit der Microsoft Lizenzumstellung im Mai 2021, können diese Anwendungen zusätzlich zur Web-Version nun auch lokal als Desktop-Anwendung auf dem Computer verwendet werden.
Wie kann das Angebot in Anspruch genommen werden?
Sobald der Status „Studierende(r) RWTH“ im Identity Management aktiv ist, ist man berechtigt dieses Angebot in Anspruch zu nehmen. Hierfür müssen zunächst den Nutzungsbedingungen der RWTH Aachen und der Übertragung der personenbezogenen Daten an Microsoft aktiv von den Studierenden zugestimmt werden. Das Ganze geschieht selbstverständlich auf freiwilliger Basis. Diese Zustimmung erfolgt durch das Setzen entsprechender Haken im IdM Selfservice. Nach 24 Stunden ist die Synchronisation der Daten abgeschlossen und eine Anmeldung möglich. Separate Zugangsdaten sind an dieser Stelle nicht notwendig.
Wie loggt man sich ein?
Der Login in die entsprechende Anwendung erfolgt über „egal@students.rwth-aachen.de“ und nicht (!) über die RWTH E-Mail-Adresse. Das Wort „Egal“ im Login-Namen bedeutet tatsächlich, dass es irrelevant ist, was vor dem „@“ eingegeben wird. Wichtig ist an dieser Stelle die richtige Domäne „@students.rwth-aachen.de“.
Im Anschluss folgt eine automatische Weiterleitung zum RWTH Single Sign-On. Nach Eingabe der persönlichen Zugangsdaten, steht einer erfolgreichen Anmeldung und Nutzung der Microsoft 365 Anwendungen nichts mehr im Wege.
Der M365-Tenant für Mitarbeitende
Welche Anwendungen stehen zur Verfügung?
Pünktlich zum Start des Sommersemesters 2022 wurde der Funktionsumfang für Mitarbeitenden, Stipendiat*innen und Angehörigen des Fachbereichs 10 (FB10) erweitert.
Neben Microsoft Teams (Telefon-, Video- und Chatfunktion), stehen ab sofort OneNote und die Office-Anwendungen Outlook, Word, Excel und PowerPoint zur lokalen Verwendung für den dienstlichen Einsatz auf dienstlichen Geräten zur Verfügung.
Wie kann das Angebot in Anspruch genommen werden?
Für die berechtigte Personengruppe wird automatisch ein Microsoft Account erstellt, sobald der entsprechende Status [Mitarbeitende(r) RWTH, Angehörige(r)-FB10 oder Stipendiat(in)] vorliegt. Diesen Status erhält man über den entsprechenden ConnectMe-Coupon von der Personalabteilung. Wichtig an dieser Stelle: Die Synchronisation der Daten kann nach der Einlösung bis zu 48 Stunden dauern.
Wie loggt man sich ein?
Der Login in die entsprechende Anwendung erfolgt über „egal@m365.rwth-aachen.de“ und nicht (!) über die RWTH oder Instituts-E-Mail-Adresse. Das Wort „Egal“ im Login-Namen bedeutet tatsächlich, dass es irrelevant ist, was vor dem „@“ eingegeben wird. Wichtig ist an dieser Stelle die richtige Domäne „@m365.rwth-aachen.de“.
Im Anschluss folgt eine automatische Weiterleitung zum RWTH Single Sign-On. Nach Eingabe der persönlichen Zugangsdaten, steht einer erfolgreichen Anmeldung und Nutzung der Microsoft 365 Anwendungen nichts mehr im Wege.
Studentische Hilfskräfte
Studentische Hilfskräfte stellen einen Sonderfall in diesem Konstrukt dar: Sofern sie an der RWTH studieren, besitzen sie sowohl den Status „Studierende(r) RWTH“ als auch „Mitarbeitende(r) RWTH“. Studierende anderer Hochschulen, wie beispielsweise der FH Aachen, die an der RWTH arbeiten, haben nur den Status „Mitarbeitende(r) RWTH“ und gehören somit zur Gruppe der Mitarbeitenden.
Sollte der Status „Mitarbeitende(r) RWTH“ (noch) nicht vorliegen, dann müssen sich die Studierenden an die Personalabteilung wenden, damit der sogenannte ConnectMe-Coupon ausgestellt wird. Nach Einlösen des Coupons und bis zu 48 Stunden Synchronisationszeit, wird für Sie automatisch ein Account auf dem M365-Tenant (für Mitarbeitende) erstellt.
Auch die studentischen Hilfskräfte haben letztendlich somit die Möglichkeit, die Angebote aus beiden Tenants zu nutzen. Jedoch ist eine getrennte Nutzung der beiden Microsoft Accounts für den jeweiligen Zweck notwendig: Für dienstliche Tätigkeiten darf ausschließlich der Zugang über den M365-Tenant genutzt werden.
Kollaboratives Arbeiten über Microsoft Teams
Mitarbeitende und Studierende
Für die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden und Studierenden (keine studentischen Hilfskräfte!) über MS Teams ist ein besonderes Einladungsverfahren notwendig. Dabei werden die Studierenden aus dem Students-Tenant direkt über den Microsoft Accountnamen (CloudID) als Gast von Mitarbeitenden zu einem Team eingeladen.
Gäste im M365- und Students-Tenant
Gäste (= RWTH-externe Personen) können für das kollaborative Arbeiten ebenfalls zu einem Team eingeladen werden – ganz gleich ob innerhalb des M365-Tenants oder des Students-Tenants. Hierzu reicht die E-Mail-Adresse (keine RWTH E-Mail-Adresse!) des Gastes vollkommen aus.
RWTH Angehörige im externem Tenant
RWTH Angehörige haben die Möglichkeit, in ein externes Team in MS Teams aufgenommen zu werden (beispielsweise von Kooperationspartner*innen oder Firmen). Auch hier ist ein spezielles Verfahren für die Einladung notwendig. Die Mitarbeitenden und Studierenden werden aus dem jeweiligen Tenant direkt über den Microsoft Accountnamen (CloudID) als Gast von externen Personen zu einem externen Team eingeladen.
Add-Ins/ Plug-Ins
Die Installation von Add-ins/Plug-Ins für die oben genannten Anwendungen ist aktuell nicht möglich.
Der Umfang von Microsoft Teams und den Office 365 Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook) sowie deren Add-Ins wird fortlaufend vom IT Center und der RWTH begutachtet und jeweils auf Datenschutzkonformität geprüft.
Dokumentation und Support
Detaillierte Informationen und Anleitungen zu Microsoft 365 an der RWTH Aachen finden sich in unserem Dokumentationsportal IT Center Help wieder. Im Bereich FAQ sind bereits einige Fragen und Antworten rund um M365 an der RWTH gebündelt vorzufinden.
Für die Admins der jeweiligen Einrichtungen und Institute der RWTH wurden weiterführende Dokumentationen in einem Handout zusammengefasst.
An dieser Stelle weisen wir auf das RWTH Rundschreiben (erreichbar aus dem RWTH-Netz oder über VPN) vom 07.04.2022 hin.
Bei Fragen zum Dienst und dem Anmeldeprozess steht das IT-ServiceDesk zur Verfügung. Antworten zu den Anwendungen und deren Funktionen bieten darüber hinaus die Dokumentation und die Foren von Microsoft.
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags ist Nicole Kaminski.
Dir gefällt dieser Beitrag?
Dann lasse gerne ein Herz da! ♥️
