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Nachdem wir schon im Mai letzten Jahres vom Piloten der Digitalen Abgabe von Abschlussarbeiten (DivA) berichtet haben, können wir nun mitteilen, dass die Applikation ab sofort allen Studierenden der RWTH zur Verfügung steht. Nach ausführlicher Prüfung und vielen Verbesserung in der erweiterten Pilotphase können wir nun sicherstellen, dass am Ende des Studiums alles glatt läuft.
Aber langsam: Worum handelt es sich dabei?
Die „DivA“ ist eine lokale Applikation in RWTHonline, die das IT Center in Kooperation mit der Zentralen Hochschulverwaltung und den Fakultäten entwickelt hat, um Studierenden die digitale Abgabe ihrer Abschlussarbeiten zu ermöglichen.
Nach der Anmeldung der Bachelor- oder Masterarbeit erhalten Prüflinge Zugang zur Applikation und können beginnen, Dokumente hochzuladen. Nebst der eigentlichen Abschlussarbeit können die eidesstattliche Versicherung, falls erforderlich der Antrag auf Logoverwendung und große Zusatzdateien als Zip-Ordner hochgeladen werden. Bis zum Zeitpunkt der spätesten Abgabe können Studierende jederzeit ihre aktuelle Version hochladen. Mit einem Klick auf „Einreichen“ geht die fertige Arbeit dann komplett papierlos beim Zentralen Prüfungsamt (ZPA) ein.
Das Beste daran: Ihr behaltet stets im Blick, wie viel Zeit euch noch bleibt. und das System sorgt dafür, dass ihr auch rechtzeitig erinnert werdet, wenn nur noch wenige Tage bis zur Abgabe verbleiben.
Nach der Einreichung und der formalen Prüfung durch das Zentrale Prüfungsamt wird die Abschlussarbeit dann direkt den prüfenden Personen freigegeben, so dass diese mit der Beurteilung beginnen können. Auch hier versendet die DivA selbstverständlich Mails an die Prüfenden und Betreuenden, damit diese auch mitbekommen, dass neue Abschlussarbeiten zur Prüfung vorhanden sind. Alle Schritte vor und nach der Abgabe werden allen Beteiligten stets transparent angezeigt, so dass immer klar ist, wo die eigene Abschlussarbeit „gerade liegt“.
Nach der anschließenden Bewertung durch die Prüfenden können alle eingereichten Dokumente abschließend direkt innerhalb der DivA archiviert werden. Die Dokumente werden dann bis zum Ablauf der Archivierungsfrist von zehn Jahren im Dokumentenmanagementsystem der RWTH aufbewahrt.
Ein weiteres Feature, dass während des Piloten umgesetzt wurde, ist die Möglichkeit, dass Personen am Lehrstuhl, die selbst nicht Prüfende sind, im Auftrag dieser in die DivA schauen können. Hierfür wurde eine Funktion an allen dezentralen Lehreinheiten etabliert. Auch die Prüfungsausschüsse verfügen mittlerweile über eine vergleichbare Funktion.
Neue Updates
Dank des vielen positiven Feedbacks haben wir noch viele kleine Verbesserungen an der Pilotversion vorgenommen und freuen uns, dass Sie alle bald von den Benefits profitieren können:
- Geringere Kosten für die Studierenden
- Ortsunabhängige Abgabe und Einsicht der Arbeit für Studierende und Prüfende
- Zeitersparnis wg. Einsparung Postweg, interne Weiterleitung, Papierarbeit
- Integrierte Archivierung
- Transparentes Verfahren, da für alle ersichtlich, wo sich die Arbeit gerade befindet
- Nachhaltigkeit durch reduzierten Papierverbrauch
Ganz besonders freut uns, dass wir mit der DivA einen Beitrag zur Nachhaltigkeitsstrategie der RWTH leisten können. Eine umfangreiche Anleitung zur Nutzung von DivA findet ihr im Wiki-intern. Achtung! Der Link ist nur im RWTH-Netz verfügbar.
Wir hoffen sehr, dass euch die DivA gefällt!
Je nach Studiengang wird dort die Nutzung der Applikation sukzessive für alle Studierenden freigeschaltet.
Wenn ihr Fragen zum organisatorischen Ablauf der digitalen Abgabe habt, wendet euch bitte direkt an das Zentrale Prüfungsamt. Bei technischen Fragen unterstützt euch natürlich das IT-Servicedesk.
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags sind Stefan Krieger und Arlinda Ujkani.
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