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IT Center Blog

Overleaf in Regular Operation

February 7th, 2024 | by
Logo of Overleaf

Source: Overleaf

Last year we already introduced Overleaf to you and reported about the extension of the pilot phase. Now the popular service, which enables the collaborative editing of LaTeX documents, is going into regular operation. In collaboration between the IT Center of RWTH Aachen University and the Technical University of Darmstadt, Overleaf offers its users the possibility to work together on scientific publications without having to perform a local installation.

In this blog post you will learn more about the features and innovations that come with the regular operation of Overleaf.

 

What Is Overleaf and What Features Does the Service Offer?

Overleaf is a collaborative online editor for LaTeX documents that allows users to work together on scientific publications. LaTeX is a widely used typesetting language that is especially popular for scientific documents. Collaborating on LaTeX documents can be challenging, especially when multiple people want to work on them simultaneously. Overleaf provides the solution by providing a simple and efficient online editing tool.

With Overleaf, users can create and edit their LaTeX documents online in the browser. The collaborative feature allows multiple people to work on the same document at the same time, making changes and adding comments. This enables efficient collaboration, especially in scientific projects where several people are involved.

 

Innovations in Regular Operation

Overleaf officially went live on February 6, 2024. In pilot operation, users were initially limited to 250 people. With the transition to productive operation, up to 500 people can now use the service at Darmstadt University of Technology.

It should be noted, however, that regular operation has some differences from the cloud version and a limited contingent of licenses is available. The differences include:

Display of external collaborators as “Anonymous”
When external collaborators work on a project and leave comments, they will be displayed as “Anonymous” in Overleaf’s regular mode.

No cloud storage
There is no cloud storage as you use Overleaf on-premise via TU Darmstadt. It is advisable to export all projects from the pilot instance before switching to regular operation and import them again after logging into the production system.

No connection to GitLab and GitHub
In regular operation of Overleaf, it is not possible to connect directly to GitLab and GitHub. This may be relevant for users who need integration with these platforms.

 

Attention!

Users who are already using Overleaf in pilot mode should export their projects from the pilot instance before switching to production mode. After the first logon to the production system, these projects must then be imported again. Detailed instructions on how to export and import projects can be found on the Overleaf website. Please note that the export must be completed by April 30, 2024.

It is also advisable to ensure that the current contact email address is stored in the Selfservice before logging into the production system. This ensures that users can receive all relevant information and updates about the Overleaf service. If you do not have a current contact e-mail address in the Selfservice, please change it first and then log in to Overleaf.

A detailed documentation on Overleaf can be found on IT Center Help.

You still have open questions that could not be answered in this article? Then simply write an email to our IT-ServiceDesk.


Responsible for the content of this article are Nadja Binz, Sabine Scherm and Arlinda Ujkani.

2 responses to “Overleaf in Regular Operation”

  1. Andrei Kalisch says:

    Vielen Dank für den informativen Blogbeitrag über den Übergang von Overleaf in den Regelbetrieb. Es ist großartig zu sehen, wie die RWTH Aachen University und die Technische Universität Darmstadt zusammenarbeiten, um solch einen wertvollen Service bereitzustellen.

    Ich hätte einige kurze Fragen, um mein Verständnis zu vertiefen:

    1. An wen richtet sich der Overleaf-Dienst vorrangig? Angesichts der vielen Studierenden an der RWTH, die Latex nutzen, frage ich mich, ob die Obergrenze von 500 Nutzenden ausreicht, um einen signifikanten Teil der Studierenden zu unterstützen. Eventuell sind diese aber gar nicht primäre Zielgruppe.

    2. Könnten Sie bitte näher erläutern, was es bedeutet, dass kein Cloud-Speicher verfügbar ist? Für eine effektive kollaborative Arbeit ist der Zugriff auf Dokumente von überall aus essentiell. Bezieht sich die Aussage darauf, dass die Server der TU Darmstadt nicht als Cloud im Sinne von AWS betrachtet werden, oder gibt es auch funktionale Einschränkungen?

    3. Ich habe festgestellt, dass für den Regelbetrieb keine öffentliche Dokumentation im Blogpost verlinkt ist. Nach einer Suche auf den Hilfe-Seiten des IT Centers konnte ich diese schließlich finden. Vielleicht wäre es hilfreich für andere Lesende, wenn ein direkter Link zur Dokumentation im Beitrag eingebunden wäre.

    Ich freue mich darauf, Overleaf für meine zukünftigen Projekte zu nutzen und danke Ihnen für die Bereitstellung dieses nützlichen Tools.

    • Ujkani, Arlinda says:

      Hallo Andrei,

      vielen Dank für deinen Kommentar und das Interesse an Overleaf.

      Overleaf richtet sich an alle Mitglieder der RWTH Aachen. Die Begrenzung auf 500 Plätze ergibt sich aus Lizenzbeschränkungen, da die TU Darmstadt nur 10% ihrer Lizenzen an externe Nutzende vergeben darf.
      Bezüglich deiner Frage zum Cloudspeicher ist es so, dass Overleaf lokal an der TU Darmstadt betrieben wird, sodass die Daten dort gespeichert werden. Trotzdem ist der Zugriff über den Browser von überall aus möglich.
      Den Link zur Dokumentation haben wir hinzugefügt, danke für den Hinweis!

      Viele Grüße
      das IT Center Blog Team

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