Quelle: Eigene Darstellung auf Basis von Freepik
Das RWTH Partner-Verfahren hat in den vergangenen Jahren dabei geholfen, dass externe Personen mit Aufgaben an der RWTH Zugang zu den IT-Services der RWTH erhalten.
Nun wird das Vorgehen umgestellt: Das Partner-Verfahren wird durch die Rolle „Angehörige Organisationseinheit“ abgelöst. Die Rolle wird – wie alle anderen Rollen auch – durch die Rollenverwalterinnen und Rollenverwalter der einzelnen Lehrstühle, Institute und Einrichtungen ausgestellt.
Der zum Partner-Verfahren zugehörige Partner-Manager wird zum 1. September 2025 abgeschaltet. Auch alle ausgestellten Coupons und Berechtigungen aus dem Partner-Manager laufen maximal bis zu diesem Datum.
Die gute Nachricht?
Ihr könnt jetzt ganz entspannt schon umstellen. Wie, erfahrt ihr im Text.
Vom Partner-Verfahren zur Rolle „Angehörige Organisationseinheit“
Viele Jahre hat das RWTH Partner-Verfahren gute Dienste geleistet. Nun ist es Zeit für einen Wechsel.
Die Freischaltung von externen Personen für IT-Services der RWTH erfolgt nun durch die Rolle „Angehörige Organisationseinheit“. Dadurch wird der bereits an der RWTH etablierte Prozess der Rollenvergabe genutzt.
Die Vorteile?
Die Lehrstühle, Institute und Einrichtungen haben in der IdM Rollen- und Gruppenverwaltung nun eine Übersicht darüber, welche externen Personen freigeschaltet sind. Über ein Kommentarfeld können zusätzlich noch Hinweise zum Grund der Freischaltung und der Tätigkeiten an der Organisationseinheit eingetragen werden.
Zudem gibt es nun klar definierte Ansprechpersonen:
Die Rollen werden durch die Rollenverwalterinnen und Rollenverwalter der jeweiligen Organisationseinheit administriert. Das macht es für interne wie externe Personen einfacher zielgerichtete An- oder Rückfragen zu stellen.
Welche Organisationseinheiten können die Rolle vergeben?
Die Freischaltung der Rolle „Angehörige Organisationseinheit“ hängt von der Kategorie der Institute, Lehrstühle und Einrichtungen ab. Eine Übersicht der Kategorien von Organisationen im Identity Management findet ihr auf IT Center Help.
Solltet ihr nicht wissen, welcher Kategorie eure Organisationseinheit angehört, könnt ihr das ganz einfach RWTHcontacts nachschauen. Ruft dazu die Seite eueres Instituts, Lehrstuhls oder Einrichtung auf. In der oberen rechten Seite findet ihr dort einen Kasten mit der Überschrift „Organisationsdaten“. Dort wird die Kategorie angegeben.
Was passiert nun?
Ab jetzt bis zum 1. September müssen alle RWTH-Partnerinnen und RWTH-Partner – vorausgesetzt, sie sollen weiterhin freigeschaltet bleiben – die Rolle „Angehörige Organisationseinheit“ ausgestellt bekommen. Sobald der Rollencoupon eingelöst wurde, wird im System der Status „Angehörige Organisationseinheit“ hinterlegt.
Keine Sorge: Es ist möglich, dass man mehrere Status parallel hat. Die Eintragung des neuen Status blockiert also keine alten Berechtigungen des Status „RWTH-Partner(in)“. Da die beiden Status die gleichen Berechtigungen haben, ist es dann eher doppelt-gemoppelt. Der Partner-Coupon im Partner-Manager kann dann also von der Sponsorin bzw. dem Sponsor entfernt werden.
Der Partner-Manager ist nun auch nur noch eingeschränkt nutzbar:
Da die Rolle „Angehörige Organisationseinheit“ bereits verfügbar ist, können keine neuen Partner-Coupons mehr ausgestellt werden. Bestehende Partner-Coupons können nicht mehr verlängert werden und laufen nur noch bis einschließlich 1. September 2025.
Vorgehen: Was muss ich jetzt tun?
Damit ihr genau wisst, was nun zu tun ist, haben wir die Aufgaben für alle betroffenen Personengruppen aufgeschrieben:
Sponsorinnen und Sponsoren:
- Schaut euch im Partner-Manager die aktuell laufenden Partner-Coupons an, die ihr mal ausgestellt habt: https://www.rwth-aachen.de/partner-manager
- Überlegt, welche Personen über den 1. September hinaus noch Tätigkeiten an der RWTH ausführen und Zugang zu den IT-Services haben sollen.
- Fragt für diese Personen bei euren Rollenverwalterinnen und Rollenverwaltern die Ausstellung des Rollencoupons „Angehörige Organisationseinheit“ an. Gebt dabei die folgenden Informationen an:
- Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse
- Grund für die Freischaltung / Aufgaben an der Organisationseinheit
- Solltet ihr eure Rollenverwalterinnen oder Rollenverwalter nicht kennen, könnt ihr diese im IdM Selfservice unter Rollen und Gruppen > Rollenverwalter
- Informiert eure Partnerinnen und Partner entsprechend.
- Sobald die betroffenen Personen den Rollencoupon eingelöst haben, könnt ihr den Partner-Coupon im Partner-Manager löschen.
Rollenverwalterinnen und Rollenverwalter:
- Wenn die Rolle für eure Organisationseinheit freigeschaltet ist, stellt bitte nach den geltenden Vorgaben und Kriterien die nötigen Rollencoupons für die Rolle „Angehörige Organisationseinheit“ an die externen Personen aus.
- Hinterlegt in der IdM Rollen- und Gruppenverwaltung unter „Rollen“ einen aussagekräftigen Kommentar bei den externen Personen, damit ihr später nachvollziehen könnt, was die externe Person an eurer Organisationseinheit macht und warum die Freischaltung nötig ist.
Sollte die Rolle für eure Organisationseinheit nicht ausstellbar sein, meldet euch gerne per E-Mail beim IT-ServiceDesk.
Partnerinnen und Partner
Bitte gebt der RWTH etwas Zeit für die Umstellung. Sollte euer Partner-Status ablaufen oder ihr bis Juli 2025 nichts von eurer bisherigen Sponsorin bzw. Sponsor hören, fragt dort gerne mal nach. Meldet euch ansonsten bei dem Lehrstuhl, dem Institut oder der Einrichtung und klärt das weitere Vorgehen ab.
Ihr seid euch unsicher, welchen Status ihr gerade habt? Ihr könnt euren Status jederzeit im IdM Selfservice unter Benutzerdaten > Persönliche Daten einsehen.
Noch Fragen?
Ihr habt noch Fragen oder braucht weitere Informationen? Schaut euch gerne die Dokumentation auf IT Center Help an:
- Informationen zur Rolle „Angehörige Organisationseinheit“
- Kategorien von Organisationen im Identity Management
Für Rollenverwalterinnen und Rollenverwalter:
Natürlich könnt ihr euch auch immer gerne an das Team des IT-ServiceDesk wenden.
Verantwortlich für die Inhalte dieses Beitrags sind Thorsten Kurth, Christian Pudel und Linda Stroh.
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