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Everything is new with M(a)icrosoft – Part 3

April 14th, 2021 | by

As already announced in the first and second part of the blog post “Everything is new with M(a)icrosoft”, the amendment of the university framework agreement with Microsoft is due on 01st May 2021. Based on the questions we have received on this topic, we will now address the most frequently asked questions in the third part of the article and shed some light on the subject.

We have divided the questions and answers according to the respective target group:

General
Employees
Students
Student assistants
Alumni & UKA employees

 

General

What does this change mean for me? Can I continue to use the products?
The Microsoft products can still be used. However, as of 31st May 2021 at the latest, they will only be available on the RWTH tenant (login with the @rwth-aachen.de address) as a web application – i.e. via the browser. This means that the products can no longer be installed locally on the computer as an app.

Is product XY affected by this? Which products are affected?
The Microsoft license change affects all Microsoft products that were previously available on the RWTH tenant.
This includes the Office products (Word, Excel, PowerPoint, etc.) as well as all files/documents stored at Microsoft (e.g. in OneDrive or Sharepoint).

What is a tenant?
A “tenant” is an organizational customer account at Microsoft, through which Microsoft can assign or provide products to the respective customers.

Which tenants are available at RWTH Aachen University?  

 

Will my data be deleted? Do I have to back up my data?
Don’t worry, your data will not be deleted. However, we recommend that you always back up data from the tenants locally, as these are Microsoft products and changes in the range of functions can be made by Microsoft at any time.

Do I have to save my data on the computer before I can upload it to a new tenant? 
If the data is located on a particular tenant, it cannot be accessed via another tenant.

In this case, the data must be saved once locally on the computer and uploaded again in the other tenant. The backup of the data is not done by RWTH.

Can I still receive or send e-mails via my @rwth-aachen.de e-mail address?
The RWTH e-mail address itself is not affected by the license change. E-mails can still be received and sent.

 

Employees

What will change for employees?
The range of functions for RWTH employees on the tenant for employees (login with something@m365.rwth-aachen.de) will initially remain unchanged (MS Teams use). Work is currently underway to expand the range of functions for employees.

Can I continue to use Microsoft Teams? 
For the time being, Microsoft Teams can continue to be used both as a web application – via the browser – and locally on the computer as an app.
To do this, log in either in the browser or in the Microsoft Teams app with <egal@m365.rwth-aachen.de> an. You will then be redirected to the RWTH Single Sign-On.

 

Students

What will change specifically for students?
From the beginning of May, RWTH students will also be able to use Microsoft products locally as a desktop application on their computer via the tenant for Students (log in with egal@students.rwth-aachen.de).
Students can already create an account on this tenant since September 2020. There, Microsoft products can already be used online as a web application.
Instructions on how to create an account are available on IT Center Help.

 

Student assistants

What will change for student assistants? 
From the beginning of May, RWTH students will also be able to use Microsoft products locally as a desktop application on their computer via the tenant for students (log in with egal@students.rwth-aachen.de).
Students can already create an account on this tenant since September 2020. There, Microsoft products can already be used online as a web application.
Instructions on how to create an account are available on IT Center Help.

Can I continue to use Microsoft Teams? 
As of May, Microsoft Teams can be used via the tenant for students (log in with egal@students.rwth-aachen.de) both as a web application – via the browser – and locally as a desktop application on the computer.
For collaboration with colleagues, student assistants also have the option to use MS Teams via the tenant for employees (log in via @egal@m365.rwth-aachen.de).

 

Alumni & UKA employees

Can the license be renewed? Can the license still be used? 
The Microsoft license will be revoked on April 20, 2021, as these groups of people no longer have a status with us in Identity Management at RWTH that entitles them to continue using this license.
Unfortunately, we are not allowed to make exceptions and extend the licenses here.

The (currently) authorized persons are only those with one or more of the following statuses:

  • Student RWTH
  • RWTH employee (via Department 8 + RWTH scholarship holder)
  • Member of FB10

For this reason, we recommend that documents and data be backed up locally outside of the cloud until April 20, 2021.

 

Help and Support

Instructions for backing up data can be found in the Microsoft documentation.
If you have any further questions, please do not hesitate to contact the IT-ServiceDesk staff.

 

Responsible for the content of this article are Désirée LemoineAnastasios Krikas and Nicole Kaminski.

25 responses to “Everything is new with M(a)icrosoft – Part 3”

  1. Lion says:

    Guten Tag,
    Ist absehbar wann die Lizenzen endlich zur Verfügung stehen?
    Vg

    • Kaminski, Nicole Terese says:

      Hallo Lion,

      leider stehen uns die neuen Lizenzen von Microsoft noch nicht zur Verfügung, um euch diese bereitzustellen.
      Wir stehen im engen und ständigen Austausch mit unserem Lieferanten und arbeiten mit Hochdruck daran.
      An dieser Stelle bitten wir nochmal um etwas Geduld.

      Viele Grüße,
      das IT Center Blog Team

  2. L says:

    Guten Tag,

    wenn ich versuche mich bei MS-Office mit dem neuen Tenat anzumelden erscheint eine Fehlermeldung.
    Was kann ich dagegen tun?
    Ich habe mich bereits mit der alten RWTH-E-Mail-Adresse abgemeldet.

    Viele Grüße

    • Gath, Dunja says:

      Hallo,
      vielen Dank für deinen Kommentar.
      wir arbeiten derzeit mit Hochdruck an der Bereitstellung der neuen Lizenzen im Tenant für Studierende.
      Leider wird dies noch etwas Zeit in Anspruch nehmen, da uns noch keine Lizenzen zum Verteilen zur Verfügung stehen.
      Bitte prüfe doch Anfang nächster Woche, ob du dann Zugriff hast. Bis dahin kannst die Anwendungen als Web-Apps nutzen unter wwww.office.com.
      Bitte beachte, dass du dich vorab noch für den Service registrieren musst. Weitere Informationen findest du hier.

      Viele Grüße,
      das IT Center Blog Team

  3. Johannes says:

    Hallo,

    melde ich mich bei office.com über den Student Tenant an, dann steht dort folgendes: “Ihnen ist zurzeit keine Office-Lizenz zugewiesen, die die Office-Desktop-Apps enthält. Weitere Informationen, wie Sie Office für Ihre Organisation erhalten können, erhalten Sie von Ihrem Administrator.”

    Auch in den Desktop-Apps von Office, die ich auf meinem Laptop habe, kann ich mich über den neuen Tenant nicht anmelden, dort erscheint immer eine Fehlermeldung.

    Was mache ich falsch oder wie kann ich das Problem lösen?

    Vielen Dank für die Hilfe

    • Gath, Dunja says:

      Hallo Johannes,
      vielen Dank für deinen Kommentar.
      Zurzeit arbeiten wir mit Hochdruck an der Bereitstellung der neuen Lizenzen im Tenant für Studierende.
      Leider wird dies noch etwas Zeit in Anspruch nehmen, da uns noch keine Lizenzen zum Verteilen zur Verfügung stehen.
      Bitte prüfe doch noch einmal im Laufe der Woche, ob dir der Download/die Anmeldung zur Verfügung steht.

      Sollten darüber hinaus Fragen bestehen, kannst du dich gerne an das IT-ServiceDesk (servicedesk@itc.rwth-aachen.de) wenden.

      Viele Grüße,
      das IT Center Blog Team

  4. Leon says:

    Hallo,
    leider finde ich auf der Office Seite seit dem 1.5. keine Möglichkeit zum Download. Auf der Entsprechenden Seite unter Mein Konto(angemeldet über egal@students.rwth-aachen.de) ist nur folgendes zu lesen: “Ihnen ist zurzeit keine Office-Lizenz zugewiesen, die die Office-Desktop-Apps enthält. Weitere Informationen, wie Sie Office für Ihre Organisation erhalten können, erhalten Sie von Ihrem Administrator.”. Gibt es noch einen anderen Weg zum Download oder wurde dies noch nicht freigeschaltet?
    Viele Grüße

    • Gath, Dunja says:

      Hallo Leon,
      wir arbeiten derzeit mit Hochdruck an der Bereitstellung der neuen Lizenzen im Tenant für Studierende.
      Leider wird dies noch etwas Zeit in Anspruch nehmen, da uns noch keine Lizenzen zum Verteilen zur Verfügung stehen.
      Bitte prüfe im Laufe der Woche, ob dir der Download/die Anmeldung zur Verfügung steht.

      Sollten darüber hinaus Fragen bestehen, kannst du dich gerne an das IT-ServiceDesk (servicedesk@itc.rwth-aachen.de) wenden.

      Viele Grüße,
      das IT Center Blog Team

  5. Paul Brunzema says:

    Werden OneNote Notizbücher die unter dem RWTH-Tenant gespeichert wurden (also über OneDrive) gelöscht durch den Wechsel zu den Studierenden-Tenant? Oder ist es möglich auch in Zukunft über den RWTH-Tenant (@rwth-aachen.de) die Notizbücher zu bearbeiten?

    Da sich die Notizbücher nicht einfach herunterladen lassen, wäre hier ein Umstellung kompliziert. Danke 🙂

    • Kaminski, Nicole Terese says:

      Hallo Paul,
      keine Sorge, die OneNote Notizbücher, die unter dem RWTH-Tenant gespeichert wurden, werden nicht gelöscht.
      Wir empfehlen jedoch, Daten aus den Tenants grundsätzlich lokal zu sichern, da es sich um Produkte von Microsoft handelt und Änderungen im Funktionsumfang jederzeit seitens Microsoft möglich sind.
      Du kannst auch in Zukunft über den RWTH-Tenant (@rwth-aachen.de) die Notizbücher bearbeiten, jedoch nur in der Web-Anwendung und nicht mehr lokal auf dem Computer.

      Die Universität Zürich bietet eine Anleitung an wie man die Notizbücher herunterladen kann, um sie auf dem Computer zu sichern. Im Anschluss können Sie die zuvor lokal gesicherten Notizbücher im Studierenden-Tenant hochladen.

      Sollten darüber hinaus Fragen bestehen, kannst du dich gerne an das IT-ServiceDesk (servicedesk@itc.rwth-aachen.de) wenden.

      Viele Grüße,
      das IT Center Blog Team

  6. Fabian says:

    Hallo IT-Center,

    sollte ich bevor ich mich mit egal@students.rwth-aachen.de anmelde den bisherigen Tenant in allen Microsoft Anwendungen auf meinem Laptop abmelden?

    • Kaminski, Nicole Terese says:

      Hallo Fabian,
      vielen Dank für deine Frage.

      Das ist korrekt. Um dich mit deinem neuen Account (egal@students.rwth-aachen.de) anmelden zu können, musst du dich zuerst in allen Microsoft Anwendungen auf deinem Laptop abmelden. Bitte beachte, dass die Nutzung der Microsoft Produkte als Desktop-Anwendungen erst ab dem 01.05.2021 mit dem neuen Account möglich ist.

      Sollten darüber hinaus Fragen bestehen, kannst du dich gerne an das IT-ServiceDesk (servicedesk@itc.rwth-aachen.de) wenden.

      Viele Grüße,
      das IT Center Blog Team

  7. Andres says:

    Was ist mit die Lizenzen für Microsoft Produkte, wie Office Pro Plus 2016 bzw. 2019? Sind diese Lizenzen auch betroffen?
    Werden Mitarbeitende Office 365 als Desktop-App nicht nutzen können?

    • Kaminski, Nicole Terese says:

      Hallo Andres,
      vielen Dank für deinen Kommentar.

      Das ist richtig, Mitarbeitende der RWTH werden ab spätestens 31. Mai 2021 Office 365 nicht mehr als Desktop-Apps nutzen können.
      Aber zurzeit wird an einer Erweiterung des Funktionsumfangs für Mitarbeitende gearbeitet.

      Office Pro Plus 2016 bzw. 2019 kann weiterhin auf einem dienstlichen Computer wie gewohnt genutzt werden.
      Alle weiteren Informationen zu den Änderungen hinsichtlich der Microsoft Campus Teilhabe folgen in Kürze.

      Sollten darüber hinaus Fragen bestehen, kannst du dich gerne an das IT-ServiceDesk (servicedesk@itc.rwth-aachen.de) wenden.

      Viele Grüße,
      das IT Center Blog Team

  8. Marc Syndicus says:

    Hallo,
    in Teams scheinen keine Anhänge mehr hinzugefügt werden zu können, da oneDrive im Hintergrund fehlt (schon abgeschaltet wurde?). Wird es da noch ein Lösung für geben? Ohne kleine Anhänge verschicken zu können wäre Teams weniger weit attraktiv.
    Danke für die Auskunft vorab!

    • Kaminski, Nicole Terese says:

      Hallo Marc,
      vielen Dank für deinen Kommentar.

      Dieses Verhalten hat nichts mit der Lizenzumstellung von Microsoft zu tun.
      Anhänge können grundsätzlich nur in einer Besprechung in einem Team bzw. in einem Kanal versendet werden.
      In Direktanrufen ist diese Funktion in Microsoft Teams an der RWTH nicht verfügbar.

      Sollten darüber hinaus Fragen bestehen, kannst du dich gerne an das IT-ServiceDesk (servicedesk@itc.rwth-aachen.de) wenden.

      Viele Grüße,
      das IT Center Blog Team

  9. Cora Heinzelmann says:

    Hallo!
    Bedeutet das also, dass wir die MS-Produkte nur noch nutzen können, wenn wir online sind? Das Arbeiten auf der grünen Wiese, am See oder in der Pampa ist dann ohne Netz nicht mehr möglich? Das wäre doof.

    • Kaminski, Nicole Terese says:

      Hallo Cora,
      vielen Dank für deinen Kommentar.

      Hier kommt es drauf an zu welchem Personenkreis du zählst.
      Wenn du Studierende an der RWTH bist, dann hast du die Möglichkeit ab Anfang Mai die Microsoft Produkte auch weiterhin als Desktop-Anwendung zu nutzen. Das heißt also, wenn du offline bist.
      Beachte hierbei jedoch, dass du dir zunächst einen neuen Acccount auf dem Tenant für Studierende anlegst.
      Wenn du Mitarbeitende der RWTH bist, dann kannst du ab spätstens Ende Mai die Microsoft Produkte nur noch als Web-Anwendung – also online im Browser – nutzen.
      Microsoft Teams kann weiterhin auch offline genutzt werden – jedoch nur auf dem Tenant für Mitarbeitende. An einer Erweiterung des Funktionsumfangs für Mitarbeitende wird zurzeit gearbeitet.

      Sollten darüber hinaus Fragen bestehen, kannst du dich gerne an das IT-ServiceDesk (servicedesk@itc.rwth-aachen.de) wenden.

      Viele Grüße,
      das IT Center Blog Team

  10. Benjamin Gillmann says:

    Guten Abend,

    ist die RWTH Email Adresse betroffen ?

    Viele Grüße und Danke

    • Kaminski, Nicole Terese says:

      Hallo Benjamin,
      danke für deinen Kommentar.
      Die RWTH-E-Mail-Adresse selber ist von der Lizenzumstellung nicht betroffen. E-Mails können weiterhin empfangen und versendet werden.

      Viele Grüße,
      das IT Center Blog Team

  11. SommerSonneSonnenschein says:

    Was ist denn mit dem Funktionsumfag für Mitarbeitende im @rwth Tenant? Was ändert sich da?

    • Kaminski, Nicole Terese says:

      Hallo SommerSonneSonnenschein,
      danke für deine Anfrage.

      Die Neuerung im RWTH-Tenant gilt ebenfalls für Mitarbeitende – hier spielt der Status keine Rolle.
      Das bedeutet, dass auch Mitarbeitende die Microsoft Produkte im RWTH-Tenant weiterhin nutzen können – jedoch ab spätestens 31. Mai 2021 nur noch als Web-Anwendung – also über den Browser.
      Somit können die Produkte nicht mehr wie bisher lokal auf dem Computer als App angewendet werden.

      Sollten darüber hinaus Fragen bestehen, kannst du dich gerne an das IT-ServiceDesk (servicedesk@itc.rwth-aachen.de) wenden.

      Viele Grüße,
      das IT Center Blog Team

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